指挥部档案管理办法



指挥部档案管理办法
第一章 总 则

  1、为做好技术改造项目建设指挥部(以下简称指挥部) 档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、竣工验 收、资产移交、生产管理和使用维护中的作用,保证各种档 案资料的可追溯性,根据《中华人民共和国档案法》,并结 合本次技术改造的实际情况,特制定指挥部档案管理办法。
  2、综合管理办公室为档案资料管理归口管理部门,负 责对项目全过程工程资料进行收集积累、加工整理、分类立 卷归档、检索利用、借阅登记管理工作,并对各专业组的档 案整理收集工作进行督导、检查和指导。各专业组负责本部 门专业工程资料管理和向综合管理办公室分阶段进行移交 工作。 第二章 档案的接受范围 档案的接受范围

  3、技术改造项目档案管理涵盖从项目建议、可研、立 项、实施、投产、验收、总结评价全过程建设活动中所形成 的申请报告、论证资料、批复文件、技术文件、管理文件、 通知、决定等。档案资料形式包括记录项目建设、会议纪要、 财务报表的各种载体,包括各种纸质载体、缩微品载体(如 胶片) 、光盘载体(电子文件) 、磁性载体(如磁带、磁盘录 音和图像) 。
第三章
  4、立卷归档办法
归档原则与方法

  1)立卷归档应遵循文件材料的形成规律和特点,保 持文件材料之间的有机联系, 区别不同价值, 便于保管利用。 (
  2)归档的文件材料种类、份类要完整齐全。同一事 项自始至终所发生的所有材料归集在一起,以问题为主立 卷,按时间顺序排列,按档案项目分类存放。 (
  3)采取平时收集整理,各专业组预立卷与综合管理 办公室定期立卷相结合的方法,确保档案全面、及时、准确 地归档保管。案卷格式按国家标准执行。 (
  4)每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批 复、转发文与被转发文、多种文字形成的同一文件应立在一 起,不得分开;同一问题形成的文电等也应合一立卷。 (
  5)不同年度的文件一般不得一起立卷,但跨年度的 请示、报告与批复应放在复文年立卷跨年度的规划、计划、 决算等放在针对年度立卷;会议文件放在开幕年立卷;非诉 讼案件放在结案年立卷。 (
  6)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,同一问 题文件材料排在一起,批复在前,请示、报告在后;正文在 前,附件定稿在后;案件结论在前,依据性材料在后。 (
  7)工程项目所有归档文件均按照项目建设阶段规律 分柜式管理,建立档案柜目录,并将档案柜钥匙进行编号。
根据技改项目特点,可分为项目策划和决策阶段,项目勘察 设计阶段,项目招标和采购阶段,项目施工阶段,项目竣工 验收、 施工结算、 总结评价阶段分五大档案柜陈列, 《建 对照 设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-20
  01)各阶段资料 包括以下内容:
  1)项目策划和决策阶段:立项文件、用地征地拆迁文 件。
  2)项目勘察设计阶段:勘查、测绘、设计文件
  3)项目招标和采购阶段:招投标文件、合同
  4)项目施工阶段:开工审批、财务、计划、施工、监 理、造价、检测文件
  5)项目竣工验收、施工结算、总结评价阶段:竣工图、 专项(单位、项目)验收、总结和报告、合同结算文件、项 目保修和回访责任书、财务决算、项目评价、项目总结和报 告。 第四章 资料管理职责

  5、综合管理办公室档案管理员负责对整个项目的档案 进行归档,归档资料应为资料原件。
  6、各专业组档案管理员负责对本组的各种资料、图纸、 表格进行整理、编号,并于每月 25 日?30 日交综合管理办 公室档案员归档。
  7、如某一项工作内容的完成周期较长,各专业组档案
管理员也应在每月 25 日?30 日将前期已完成整理编号的资 料图纸交综合管理办公室档案管理员归档,在对后期的资 料、图纸进行归档时要保持前后一致性或连续性; 第五章 工程文件的归档要求

  8、卷内文件材料按顺序依次在右上角编写页号或件号。 永久保管的文件背面左上角也要编号,声像材料在装具上编 页号。
  9、各种保管期限的档案必须按规定格式文件填写卷内 目录(文件原题名),没有题名的应确立拟写题名,声像材 料应填写时间、地点、内容、责任者,目录入在卷首。若有 需要说明的文件填在备考表内,无需说明的将立卷人、检查 人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
  10、案卷封皮填写应用毛笔或钢笔,题名应简明确切反 映卷内文件内容, 一般包括责任者、 内容、 文件名称 (文种) , 书写格式一致,文字简炼,工整清晰。
  11、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料 等应符合档案保护要求。
  12、要求文档的字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字 手续完备,不得用易褪色的书写材料(铅笔、圆珠笔等)书 写和绘制。
  13、文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物、超大纸张 应加以折叠。

  14、 已破损的文件应予修整, 字迹模糊或易褪色的文件、 热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前 提下进行。 15 、 文 件 中 文 字 材 料 幅 面 尺 寸 规 格 为 A4 幅 面 (297mm*210mm) ,图纸宜采用国家标准图幅。
  16、图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,计算机 出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
  17、所有竣工图均应加盖竣工图章 (
  1)竣工图章的基本内容应包括: “竣工图”字样、施 工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单 位、现场监理、总监。 (
  2)竣工图章尺寸为:50mm*80mm。 (
  3)竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标 栏上方空白处。
  18、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据; 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分 超过图面 1/3 的,应当重新绘制竣工图。
  19、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠 方法》 (GB/106
  09.3-
  89) 统一折叠成 A4 幅面 (297mm*210mm) , 图标栏露在外面。
  20、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰 和牢固程度应符合要求。

  21、录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整、图象清 晰;照片规格为 5 寸光面照片和电子文件(JPEG 或 TIFF 格 式) ,同时附底片和文字说明,文字说明内容包括事由、时 间、地点、人物、背景、摄影者。
  22、录音、录像文件应保证载体的有效性,须刻录成光 盘;录像、照片要突出主题,录像画面要清晰、连续,编辑 时,需添加工程说明字幕及各阶段名称字幕;录像要有简要 文字说明,包括工程说明、录制人、审核人及批准人。
  23、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
  24、工程档案不得少于两套原件,一套由综合管理办公 室档案管理员保管,另一套移交赣南市城建档案馆。 第六章 档案的使用管理 档案的使用管理

  25、指挥部综合管理办公室严格按照公司的档案管理制 度对档案的使用进行管理,建立健全统计台帐,定期对案卷 数量进行汇总、核对,根据每年保管档案数量,设置必要的 档案专用为房和柜架、档案专用设备,并有防盗、防光、防 高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
  26、档案管理员应按规定填写档案收进、移出登记,准 确编制档案工作情况统计年报,及时上报主管领导,档案人 员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

  27、 借阅时需填写相应的 《档案借阅登记表》 见附表
  1) ( , 借阅人不得在档案上随意圈划、涂改;归还时,档案管理人 员应对档案的完整情况进行检查,及时将用毕退回的档案放 回原卷宗内,并办理相应的清退手续。外单位借阅利用需经 主管领导审批。
  28、借用档案材料一般不得超过七天,如有特殊情况须 事先说明,但最长不得超过十五天。借阅期满如需延长,须 到综合管理办公室办理延长申请手续。借阅人员必须保证借 阅档案材料的完整性。
  29、对违反上述规定、造成一定后果者,视情节轻重程 、 度给予批评教育、经济考核、直至党政纪处分。 第七章 附 则

  30、本办法由指挥部综合管理办公室负责解释。
  31、本办法自颁布之日起执行。
附表 1 档案借阅登记表 序 借阅 号 时间 借 阅 人 签名 借阅档案 编号 归 还 日期
文件名称
备注
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