邮件规范通知



关于邮件用语及格式规范的通知
为规范内部邮件及对外公务邮件的语言及格式,特制定以下规范,公司员工 要严格遵守此规范,以树立良好的办公及沟通形象。 一、关于称呼(特别注意)
  1、邮件开头需称呼收信人;
  2、如果收信人有职务,应按职务尊称对方,如“X 总”、“X 经理”;
  3、如果不清楚职务或无职务,则应按通常的“X 先生”、“X 小姐”、“X 女士”;
  4、对海外公司的客户和同事,可称呼“Dear Mr./Ms.”或“Dear Sr.”;
  5、多个收件人的情况下,可称呼“各位领导、同事”或“Dear all”; 二、关于主题
  1、不要空白标题;
  2、标题应简短、明确;
  3、标题要能证实反应文章的内容和重要性; 三、关于邮件正文
  1、Email 正文要简单扼要、重点突出、段落清晰;
  2、选择恰当规范的语言进行表述,应符合书面语言表达,不要使用口语化, 避免情绪化用语;
  3、尽可能避免拼写错误和错别字;
  4、合理提示重要信息,可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段,但不可过 多使用; 四、关于附件
  1、如果邮件带有附件,应在正文里提示收件人查阅附件;
  2、附件命名应概括附件内容; 五、关于问候语
  1、Email 开头可使用“你好”、“来函收悉”等问候语;
  2、Email 结尾可使用“祝顺利”、“Best 六、关于结尾签名 签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。 Regards”等问候语;
七、正确使用发送(TO)和抄送(CC)
  1、TO 的人需要受理并回复邮件所涉及的主要问题;
  2、CC 的人需要知道邮件内容,可根据情况回复;
  3、TO、CC 中的各收件人可遵循一定得规则排列。例如,按部门排列,或按 职务排列。
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