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公文写作基础知识( 公文写作基础知识(一) 一、公文的定义和分类 (一)定义 公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政 策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管 理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟 通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报 告情况,需要写成文件;我们要向乡镇、村安排什么工作,提工 作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执 行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。因此, 公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较 强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。当 前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人 因为具备较好的文字功底,而被选拔进市、县党委、政府机关工 作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选 不到合适的文秘人员而发愁。由此可见,重视公文写作、加强公 文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。 (二)分类
  1、按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公 文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体 公文。今天讲的,重点是行政机关公文。

  2、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。 草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞 等。
  3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、 内部材料、普通公文 5 种。我们在起草或者管理公文时,必须要 按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。
  4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、 平急公文、普通公文 5 种。紧急公文的处理,我在后面要专门给 大家讲。
  5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文; 司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议 等等,属专用公文。今天讲的,主要是通用公文。
  6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱 划分:规范性公文和非规范性公文。 规范性公文有 13 种:命令、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性 通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、 说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、 大事记等等。 (三)机关公文要素
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、 印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 (四)公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔 接有序的工作。
二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品,它的写作、制发、处理必须按照 固有的规定、特定的体例格式来进行。 (一)确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前,要弄清楚 这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个 文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象(为什么要写这个 文件;写这个文件要达到什么目的,是安排工作、通报情况,还 是解决困难问题; 文件是写给哪个部门, 是上行、 平行还是下行) , 确定采取哪个文种。一般说来:
  1、要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及 人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,选择《决定》 文种。比如:党中央决定在全党(特别是党员领导干部)开展讲 政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动,这对党的建设来说,是 件大事,所以用决定文种;每年初的农村工作会议、计划生育工
作会议上,县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作(人口 与计划生育工作)责任制的决定》,这就是个奖惩决定。
  2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或 决定,适用公告 公告。比如,要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车 公告 分单双号进城运营,这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益, 我们就要事先以各种方式发出公告,告知社会各界。联合执法队、 建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的 事项,比如停水停电,适宜采用通告 通告文种。 通告
  3、我们要将上级的文件批转给下级执行,或者要求下级从 哪些方面作好哪件工作时,一般印发《通知》
  4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问 时,选用报告类文种,如工作报告、情况汇报等等。(在其中, 政府工作报告是一个有特指内容的文种,政府工作报告是政府向 同级人大或人大常委会报告工作情况)
  5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选用《请 示》。
  6、答复下级机关的请求事项,用《批复》。
  7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处 理办法,一般选用《意见》。
  8、不相隶属的机关之间,也就是说不存在直接的行政管理 关系的机关之间,比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国 土等市政府部门,商洽问题、询问或答复问题,一般用《函》。

  9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神,选用《会 议纪要》。
  10、还有一种《命令》文种,主要适用于依照有关法律公布 行政法规和规章(如主席令、国务院令),宣布施行重大强制性 行政措施(如通缉令),这些法规、规章的制定,要省级以上的 国家机关才能制定和通过,因此,在市、县两级,一般不涉及到 《命令》文种。 以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种,要根据具体情况 来确定。 (二)规范写作 公文写作要努力做到“七个规范”:
  1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章 主题规范。 都要有主题,公文也不例外。公文主题的提炼标准,就是集中单 一、鲜明显露。要求一文一事,一个主题,主题鲜明突出。主张 什么,反对什么,要鲜明直接,不能含糊,不能让人产生歧义。
  2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型, 使用材料规范。 新鲜有力。所谓真实,就是实实在在存在的、反映当前事物本质 规律的真实。我们分析问题时,所列举的现象,不是假的、人为 编造的,也不是偶然现象和个别现象。所谓典型,就是既是个性 特征,又是共性特征。新鲜有力,就是我们所列举的、分析的问 题,、提出的办法,必须是符合当前实际的,必须是有说服力的。 你不能在说今年的工作时,还拿去年、前年的数据和一成不变的
措施办法,因为事物总是在发展变化,尤其在这个信息飞速发展 和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下,如果总是 一成不变、不思进取,不思考、不调研,写公文也好、安排工作 也好(事实上,写公文也是安排工作的一种方式),都做不到“有 的放矢”?即对准目标放剑,一剑中的。公文的选材标准与文学 作品不同,公文强调真实,强调掌握最基础最真实的材料,屏弃 想象(合理的推测可以),而想象则是文学作品的核心和灵魂。
  3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是:公文标题?主 文章格式规范。 送机关?正文?结尾?成文时间。为了便于大家理解,我把公文 格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲,这里主 要讲公文的写作格式,写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。 1 标题:公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。 例如:县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害 防治经费的请示,标题就是“绥江县国土资源局关于请求帮助解 决地质灾害防治经费的请示”;板栗乡人民政府要向县政府报告 一个煤矿安全事故的调查报告,则标题就要写成“板栗乡人民政 府关于**煤矿安全事故的调查报告”。 2 主送机关的写法:一是只写受文机关的名称,不写领导个 人名字(领导特别要求的除外);二是只能写一个主送机关,例 如:市委、市政府,其他需要送达的受文机关采取抄送方式(调 查报告因为是知阅性公文,受文单位不特别确定,除了要求有主 送机关的,可以不写主送机关);三是用统称或者规范的简称,
不能随意写,如市政府、市人民政府都是规范的简称,但不能写 成市府;四是行文关系,只能逐级行文,一般不能越级行文(如 要上报省政府的文件,一般只能市政府转报),某些经费请示属 特殊情况。 3 正文的写法:正文是主送机关以下、结束语之前的部分。 正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之 后,先写一段或几句导语,说明写这篇公文的原因、根据或者目 的,导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序,说理简洁准确并 力求深刻,用语符合规范。 4 结尾:正文写完后,一般要写几句号召的话(一般针对下 行文),或者表决心、态度的话(上行文)。《请示》要说“妥 否,请批示;《意见》要说“以上意见若无不妥,请批转执行; 《通知》和《报告》可以不要结尾,说完就落款结束;讲话稿类 的一般有鼓劲、号召的话语;汇报材料一般有表示感谢和今后打 算、态度的。
  4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、 文字表述规范。 得体、通俗、易懂,体现字面意义而非联想意义,讲求陈述性、 写实性,而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主,据事说理,言 之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品,需要大肆铺展、渲 染,大量的想象,细致的描写,这些,恰恰是写公文所忌讳的。 (比较文学作品语言与公文语言的异同:同是写一个夜晚发生的 一件事,武侠小说写“月黑风高夜,***燕子李三一个鹞子翻身越
窗而入,手起刀落,一剑封吼,杀死了仇家;而公文只写某年某 月某日,谁在家中被人杀死,或者谁杀死了仇家。)所以,很多 时候,我们看文学作品很过瘾,看公文则觉得死板、千篇一律, 这个跟公文的性质有关系,但是公文同样可以写得很好,好的法 规性、政策性公文,充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可 能出现的反应,可以做到面面俱到或滴水不漏,好的讲话稿可以 写得饱含感情,深刻、精彩。
  5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号,该用句号用句号。 标点符号使用规范。 需要慢慢积累琢磨。要注意:转发上级或下级文件时,标题一般 不用标点符号(有书名号的,取消书名号);此外,标题中不要 过多出现“通知”两个字,比如省、市层层转发国务院一个文件 的通知,到县级,可直接说转发国务院***文件的通知。
  6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后 数字和计量单位使用规范。 要统一,不能一时用大写,一时用小写。
  7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格,紧急程度、 印制规范。 发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标 识。目前各单位在印制上比较规范,请大家在制文的过程中,拿 单位印制好的文件来参考学习,我只点几个方面的细节: 1 印制格式(印制方式):两种,红头文件和白头文件。红 头就是单位的文件头、简报、信息等,一般适用于正式形成的请 示、报告、意见、通知、函等文件。白头就是不冠特定的文件用 纸,直接排版印制,一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头
印制。调查报告、对内的工作方案(如单位解放思想大讨论方案) 这类文件既可印制成红头,也可印制成白头,视具体情况定。红 头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处,白头文件一般把拟 文单位、成文时间放在标题下。 2 签发:公文的制作签发程序很严谨,不能谁写谁签都行。 重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发,一般文件由一把 手、分管领导或主要领
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