一种Word和Excel结合制作打印模板实现批量套打的方法


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应用
经验
2010 年 3 月 总第 176 期 Application Experiences
一种 Word 和 Exce l 结合制作打印模板 实现批量套打的方法
林慕婵
(华南农业大学 广州 510642 )
摘 要 通过在 Word 中插入背景图片、 图文框和使用邮件合并功能、 实现 Excel 表中数据在 Word 打印模板中的自动替换和精确 套打。本文以我校百年校庆中捐赠证书的批量套打为例介绍批量套打模板的制作方法和实现步骤。 关健词 邮件合并 模板 套打 中图分类号 TP 391,
  1; C9
  31.4 文献标识码 B 文章编号 100323- 5329
A Me thod to Achie ve the Volume Ove rprinting & Ma ke P rinting Te mpla te Combine d with Word a nd Exce l
Lin Muchan
(South China Agricultural University Guangzhou 510642 )
Abs tra ct By way of Word to insert the background pictures, frames and use the function of mail merging, to achieve the automatic replacement and accurate overprinting in table data of Excel and printing templates of Word. This article gives example for the donated certificate with volume overprinting in centennial celebration of my university to introduce the production methods and implementation steps of volume overprinting template Ke ywords Mail merging Template Overprinting
在办公室工作中, 我们经常形成各种管理数据, 很多时候 我们需要把这些数据以各种形式表现出来, 打印成各种版式的 表格、 标签或套打在现成的样式上, 如学校管理中的学生录取 毕业证书、 学生证、 准考证、 成绩单、 奖励证书; 档案管理 通知、 中的案卷目录、 卷内目录、 案卷封面、 卷内说明、 案卷背脊标签、 实物档案标签的打印或套打。过 去,我们需要花费巨资请专业人员编制专用管 理系统或购买专用管理软件,通过专用管理系 统设计的打印格式来实现。实际上,利用 Word 邮件合并制作批量套打模板是一种更简便的方 一般电脑使用人员短时间 法, 该方法不需编程、 即可掌握。 2009 年 11 月 8 日, 我校迎来百年校庆, 校庆期间, 许多校 友为回报母校, 支持学校的建设, 捐款赠物, 学校为了表达对校 友的感谢之情, 需要制作一批捐赠证书。档案馆负责礼品的接 收及捐赠证书的打印, 本文以我校百年校庆中对校友礼品的捐 赠证书制作为例介绍批量套打模板的制法及其使用。
一、 校友捐赠信息登记表
校友捐赠信息, Excel 表格式记录, 以 其登记项目如表
  1, 著录界面采用 Excel 自带记录单格式, 如图 1
序 时间 捐赠者 捐赠 号 礼品名
捐赠 捐赠者原 捐赠者原 捐赠 者 现 联系 备注 金额 所在学院 所在班级 所在单位 电话 工程学院 75 机化 美国 赵崇军 代表捐 (含图片 及贺信)
美国南 蓝花楹树、 1 2009 .
  11. 北加州 红花风铃 加州胡 1 校友会 木、 椒树种籽
表 1 校友捐款赠物登记表
二、 基本思路
以套打的样张图片为文档背景, 以窗体工具栏中图文框定 位套打位置, 用邮件合并插入域从 Excel 表中提取捐赠人, 捐赠 礼品名等信息,在证书上相应信息填写位置精确定位插入域, 套打格式采用所见即所得的设计方式。 已有材料: 校友捐赠信息登记表、 未填写的捐赠证书样张。
办公自动化杂志
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2010 年 3 月 Application Experiences 总第 176 期
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图 1 Excel 中自带的校友捐赠记录单格式
图 2 捐赠证书套打模板格式 如图 2 所示。
  2、 合并打印 打开捐赠证书套打模板文件, 这时出现 “打开此文档将运 行下列 SQL 命令: SELECT * FROM ‘Sheet1$’ 数据库中的数据 , 将放入文档中, 是否继续” 鼠标点是。再点邮件合并工具栏中 , 合并到新文档图标, 这时全部捐赠记录的证书合并在同一个文 件中, 保存合并文件名为 “捐赠证书” 再点文件打印图标可一 , 可点收件 次性打印全部证书。如只需打印某一项的捐赠证书, 人图标, 勾选某条需打印的记录再合并到文档, 也可从合并的 全部捐赠证书中用打印当前页打印。 如果要打印的是校友捐款证书,我们可用现有模板做修 改, 《捐赠礼品名》 《捐赠金额》 将域 改为 另保存即可。
三、 实现步骤

  1、 套打模板制作 (1 扫描捐赠证书样张。 ) (2 设置背景图片 ) 点击菜单 “文件→页面设置” 页 , 新建一 Word 空白文档, 边距上下左右均设为
  0, 方向选横向, 点确定→调整→确定; 点 击菜单 “插入→图片→来自文件” 插入捐赠证书扫描件, 用尺 子量套打样张高度尺寸,双击图片设置将图片高度设为样张 所以其高度与横向 A4 纸 高度尺寸 (由于此证书是 A4 纸大小, 高一致, 设为 21cm , ) 勾选相对原始图片大小和锁定纵横比, 图 上边框与文档 片版式设为衬于文字下方, 再微量移动图片左、 左边界和上边界重叠, 这时文档中图片大小与套打的原样张大 小一致。 (3 定义套打域 ) 使用图文框定位套打域位置。点击菜单 “视图→工具栏→ 勾选窗体” 这时窗体工具栏显现, , 点击窗体工具栏中插入图文 框图标, 将图文框移至要插入套打文字的各处, 调好各图文框 位置, 点拉图文框边界调好图文框大小, 鼠标右健设置图文框 边框为无。 联接数据表。点击菜单 “视图→工具栏→勾选邮件合并” , 这时邮件合并工具栏显现, 点击打开数据源图标联接到校友捐 赠信息登记表, 光标置于文字框中, 点击工具栏中插入域图标, 在各处文字框中插入对应域、 定义域中文字字体和大小使其与 印好的文字字体及大小相协调, 图文框中文字选自动换行及水 平和垂直方向居中。 (4 打印调整并保存 ) 在所有需要套打的部位都插入域之后,点收件人图标, 勾 选任一条记录, 点合并到新文档图标, 试打一张看位置对不对, 不对时再做微调, 保证套打的内容都套进去。 之后点击 “工具→ 选项→打印” 选中 , “仅打印窗体域内容” 选项, 将文件另存为 “捐赠证书套打模板” 至此, 。 捐赠证书套打模板制作完成, 效果
四、 结论
套打是办公室工作中经常要用到的一项技术, 掌握套打实 用技术能给我们工作带来很大便利。套打有多种实现方法, 利 用 Word 文档中背景图片和图文框的定位功能和邮件合并的域 替换功能, 我们可以自由定制各种批量套打模板, 从而实现各 单据、 表格的批量精确套打。 类证书、
参考文献 [1] 朱 芸. 使用文本模板自由定制套打格式 [J]. 电脑知识 与技术, 2005, (
  30). [2] 张志德,杨 丰, 林 霖.高校录取通知书自动套打的方法 [J].中国科技信息 2009 年 08 期.
作者简介 林慕婵 (1966 ~ )女 现为华南农业大学档案馆文书档案室 主任, 信息管理硕士, 副研究馆员, 研究方向: 档案信息管理。
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