西北工业大学设备仪器档案验收归档表格



西北工业大学设备仪器档案验收归档表格

  1.西北工业大学外购设备仪器文件材料归档范围
  2.西北工业大学自制设备仪器文件材料归档范围
  3.西北工业大学特种设备文件材料归档范围
  4.西北工业大学计算机管理系统软(硬)件文件材料归档范围
  5.西北工业大学设备仪器档案登记表(合同金额 10 万元以下)
  6.西北工业大学设备仪器档案形成说明书
  7.西北工业大学设备仪器开箱验收单
  8.西北工业大学设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
  9.西北工业大学设备仪器存在问题及处理意见(验收备忘录)
  10.西北工业大学设备仪器操作培训记录
西北工业大学 外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序 号 一 1 计划、 计划、选购阶段 项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等 项目管理部门 永久 保管 期限
文件材料归档范围
归档单位
2
20 万元(含)以上设备仪器的招、投标、评标文件,中标通知书等 20 万元(含)以上不具备招标条件设备仪器的招标情况说明(或批 复)、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等 涉及国防军工保密设备仪器的采购审查表、招投标文件、专家评审 意见、不招标项目审批表等 政府采购信息类产品协议供货的委托书(申请表)、招投标文件、 专家评审意见、采购小组会议纪要等 5 万元(含)~20 万元设备仪器的采购申请表、招投标文件、专家 评审意见、采购小组会议纪要等 合同、合同审批表、技术协议或补充协议等 进口设备仪器的委托协议和进口代理合同 进口设备仪器报关单、质量保证书、货运单、运输保险单、发票(复 印件)、非木质包装证明、熏蒸证标识照片、减免税单、外贸合同等 开箱验收阶段 设备仪器开箱验收单(见附件
  7) 装箱单 出厂合格证(质量证书、检测报告、校准证书、校准报告) 使用维护手册(说明书、指南)及其电子版 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单(见附件
  8) 出厂精度检验单
1
招标办
长期
3
实验室与设备处
长期
4
实验室与设备处
长期
5
实验室与设备处
长期
6 7 8 9 二 1 2 3 4 5 6
实验室与设备处 实验室与设备处 实验室与设备处 进出口管理部门
长期 长期 长期 长期
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
长期 永久 永久 永久 长期 永久
7 8 9 10 11 12 13 14 15 三
验收规范(规程) 编程手册 安全证明 图样
2 2
1
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期
2
技术条件
2
使用单位
2
随机附件和备件图册(清单) 磁(光)盘载体文件
2
使用单位 使用单位
2
设备的配套计算机及管理系统软件文件 软件使用许可协议 安装调试阶段
2
使用单位 使用单位
1
安装资料 (如:安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺 规程等)
2
使用单位
永久
2 3 4 5 6 7 8 9 四 1
运行测试报告(如:加工设备试车记录、试验设备试验记录、测试 设备的精度检测记录、功能测试、安装验收单等) 存在问题及处理意见(验收备忘录)(见附件
  9、实际发生时) 预验收报告(有合同约定时) 安装调试技术总结 工作总结(针对大型系统集成项目、工程安装类项目等) 操作培训记录(见附件
  10、须附培训讲义) 最终验收报告 固定资产入账单
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 实验室与设备处 实验室与设备处
长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
运行及维护修理阶段(以下文件材料在形成阶段由设备使用单位自行积累和管理) 运行及维护修理阶段(以下文件材料在形成阶段由设备使用单位自行积累和管理) 设备使用单位自行积累和管理 设备仪器维护保养和安全技术操作规程 使用单位 长期
2 3 4 5 五 1 2 3 4 5 6
大型仪器设备使用记录本 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表 大、中修后精度检查记录,检测设备的计量、检定记录等 设备仪器事故记录及事故分析报告,事故处理结果报告等 改造阶段(以下文件材料形成后由设备使用单位及时补充归档) 改造阶段(以下文件材料形成后由设备使用单位及时补充归档) 合理化建议及处理结果 设备仪器改造、改装的报告与批复 改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图 设备仪器改造、改装的验收文件 设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件 技术鉴定及成果申报奖励文件 说明: 表示设备类必须交付的文件,仪器类不需要;
2 1
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
长期 永久 永久 长期
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
短期 永久 永久 永久 长期 长期
表示由设备仪器负责人在签订《合同》和《技术协议》时视实际情况而定;
西北工业大学 自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号 一 1 2 3 4 5 6 二 1 2 3 4 5 6 三 1 2 3 4 方案论证及设计阶段 项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等 自制设备论证报告 详细设计方案 设计图样 计算文件(按实际发生时) 评审文件(设计方案评审、设计评审、工艺评审) 制造加工阶段 关键工艺规程(按实际发生时) 工艺说明书(按实际发生时) 外购件合同及审批表、技术协议、合格证、使用说明书、保修卡 外协件合同及审批表、技术协议、加工图纸 重要工艺装备图纸及说明书 工艺总结(按实际发生时) 安装调试及鉴定验收阶段 安装资料(如:安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工 艺规程等) 运行测试报告(如:加工设备试车记录、试验设备试验记录、测 试设备的精度检测记录、功能测试、安装验收单等) 存在问题及处理意见(验收备忘录)(见附件
  9、实际发生时) 安装调试技术总结报告 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 永久 长期 长期 长期 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 长期 长期 长期 长期 长期 长期 项目管理部门 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 永久 长期 长期 短期 长期 长期 文件材料归档范围 归档单位 保管 期限
5 6 7 8 9 四 1 2 3 4 5 五 1 2 3 4 5 6
最终验收(鉴定)报告 固定资产入账单 成果申报及奖励文件(按实际发生时) 使用维护说明书 设备照片、软(光)盘载体文件 运行及维护修理阶段 设备仪器维护保养和安全技术操作规程 大型设备仪器使用记录本 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书 大、中修精度检查记录及验收移交单 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告 改造阶段 合理化建议处理结果 设备仪器改造、改装的报告与批复 改进、改装过程中形成的图样、技术文件 设备仪器改造、改装验收文件 设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件 技术鉴定及成果申报奖励文件
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
长期 长期 永久 永久 永久
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
长期 长期 永久 永久 长期
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
短期 长期 永久 长期 长期 长期
西北工业大学 特种设备文件材料归档范围和保管期限表
序 号 一 1 2 3 二 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 计划、 计划、选购阶段 项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等 设备招、投标、评标文件,中标通知书等 合同、合同审批表、技术协议或补充协议等 开箱验收阶段 开箱验收单(见附件
  7) 装箱单 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单(见附件
  8) 产品质量合格证 产品成品件、外购件合格证及使用说明书 特种设备的设计文件、说明书 使用维修说明 制造单位的资质证明(制造许可证、营业执照、设计单位批准书、 组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等) 监督检验证明(由生产厂所在地特种设备安全监督管理部门开具的 产品检验检测结果、鉴定结论) 压力管道元件的合格证及使用说明书;安装使用说明书;产品质量 合格证 锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉 出厂质量检验合格证明 锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度 计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法 起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验 合格证明 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 项目管理部门 招标办 基建处 实验室与设备处 永久 长期 长期 保管 期限
文件材料归档范围
归档单位
14 三 1 2 3 4 5 6 7 8 四 1 2 3 5 五 1 2 3 4 5 6
反应容器和储运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行 记录、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片 安装调试阶段 安装技术文件和资料(如:安装基础图、地基示意图、电气接线图、 安装工艺规程等) 锅炉、起重机械、压力容器、压力管道、电梯的安装质量技术证明、 安装验收单、锅炉使用证明 存在问题及处理意见(验收备忘录)(见附件
  9、实际发生时) 安装调试技术总结报告 检测机构验收检验报告 特种设备安全监督管理部门发放的使用登记证 操作培训记录(见附件
  10、须附培训讲义) 固定资产入账单 运行及维护修理阶段 设备维护保养和安全技术操作规程 设备检验改造记录 设备大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表 设备事故分析、记录及处理结果报告 改造阶段 合理化建议及处理结果 设备仪器改造、改装的报告与批复 改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图 设备保费技术鉴定书、请示及批复文件 技术鉴定及成果申报奖励文件 设备仪器改造、改装验收文件
使用单位
永久
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 实验室与设备处
永久 长期 短期 长期 永久 永久 短期 永久
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
长期 长期 永久 长期
使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位 使用单位
短期 长期 永久 长期 长期 长期
西北工业大学 计 算 机 管 理 系 统 软 (硬 )件 文 件 材 料 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表
序 号 一 1 计划、 计划、选购阶段
文件材料归档范围
归档单位
保管 期限
项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等
项目管理部门
长期
2
20 万元(含)以上设备仪器的招、投标、评标文件,中标通知书等 20 万元(含)以上不具备招标条件的设备仪器的招标情况说明(或 批复)、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等 涉及国防军工保密设备仪器的采购审查表、招投标文件、专家评审 意见、不招标项目审批表等 政府采购信息类产品协议供货的委托书(申请表)、招投标文件、 专家评审意见、采购小组会议纪要等 5 万元(含)~20 万元设备仪器的采购申请表、招投标文件、专家 评审意见、采购小组会议纪要等 合同、合同审批表、技术协议或补充协议等 进口设备仪器的委托协议和进口代理合同 进口设备仪器报关单、质量保证书、货运单、运输保险单、发票(复 印件)、非木质包装证明、熏蒸证标识照片、减免税单、外贸合同 等 开箱验收阶段 开箱验收单(见附件
  7) 移交使用单位的附件和随机工具清单(见附件
  8) 信息类硬件产品(计算机、工作站、服务器、交换机、磁盘阵列等) 装箱单、合格证(质量证明)、保修证书、许可信息、使用说明书、 快速安装与硬件配置指南 快速入门指南 、安全操作指南 、软件说明书 、授权书 、软件许 1 1 1 1 可协议 、客户信息 、重要信息 、维修服务网点名录 、软(光)
1 1 1 1
招标办
长期
3
实验室与设备处
长期
4
实验室与设备处
长期
5
实验室与设备处
长期
6 7 8
实验室与设备处 实验室与设备处 实验室与设备处
长期 长期 长期
9
进出口管
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