文件材料管理(公文格式与运转)



文件材料管理
(通用文件材料的 形成与运转)
北仑区档案局
文件材料概述
文件材料是一种信息记录,是人类社会记录, 固定和传递信息的工具.文件材料是档案的 主要来源.科学地管理文件材料不仅能提高 机关,企事业单位的工作效率,而且也能为 今后的档案工作打下坚实的基础。
第一节 文件材料的概念
一,文件材料:是泛指国家机关,团体,企 业,事业单位,个人在从事党政工作,生产 经营,科学研究等活动中,按照客观规律和 一定处理程序,用语言,文字,图象,信号 等方式,直接形成的原始和真实的记录.
二,文书:是组织或个人以文字方式直接记 录信息的材料,是交流情况,处理和解决问 题的工具,是一种书面方式的文件.文书包 括公务文书和私人文书两种. 三,公文:即公务文书.公文是各个机关组 织及其工作人员在履行公职活动中形成和使 用的书面文件,它具有特定的格式和需要经 过一定的处理程序,是发布政策法令,传达 工作意图,联系公务与记载工作活动的一种 重要工具.
三者关系:文件材料是属概念,文书是种概 念,文件材料概念的外延大,文书概念的外 延小.同理,文书与公文两概念相比,文书 是属概念,公文是种概念,文书概念的外延 大,公文概念的外延小.
文件材料
文书
公文
第二节 文件材料的性质特点
联系性 本源性 运动性
第三节 文件材料的基本类型
一,按照记述内容分:可分为通用文件材料, 科技文件材料,专用文件材料.

  1.通用文件材料??是指党政机关,社会团 体和企事业单位中普遍使用的,规范化的文 件材料.主要有:党群工作文件材料,行政 管理工作文件材料.

  2.科技文件材料??是科研,设计和生产建 设部门在自然科学研究,生产技术和基本建 设活动中产生和形成的文件材料.主要有: 经营管理文件材料,生产技术管理文件材料, 产品文件材料,科学技术研究文件材料,基 本建设文件材料,设备仪器文件材料.

  3.专用文件材料??是在一定的专业部门和 系统内,根据本身特殊任务的需要和要求而 制作的文件材料.主要有:司法,外交,审 计,统计,标准,计量,会计,军事等专用 文件材料.
二,按照文件形式分:主要有文字,图表图 样,数据计算文件材料及统计表格文件材料 等. 三,按照载体介质分:可分为纸质文件材料, 磁性载体文件材料,感光载体文件材料等. 磁性,感光载体介质多用于人们通常称谓的 声像文件材料.具体有:照片文件材料,影 片文件材料,录像文件材料,录音文件材料, 唱片文件材料及电子文件材料等.
第四节 通用文件材料的组成
公务文书 机关常用文书
第五节 通用文件材料的形成
一,通用文件材料的名称和用途 通用文件材料的名称也叫文种,是文件内容要 求的反映和标志. 根据2000年8月24日国务院国发[2000]23号 《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理 办法〉的通知》,确定公文种类为13类14种, 具体的公文名称和用法是:
1,命令(令):是上级机关及其负责人依照 职权,对下级机关发布的一种领导指挥性公 文名称,具有强制执行性质和法定效力,一 经发布,就要求有关机关和人员必须坚决执 行. 主要用途有四种:①发布重要行政法规与规 章.②宣布施行重大强制性行政措施.③嘉 奖有关单位和人员.④撤销下级机关不适当 的决定等.
中华人民共和国国务院令 第531号
《公共机构节能条例》已经2008年7月23日国务院第18次常务会 议通过,现予公布,自2008年10月1日起施行. 总 理 温家宝
二○○八年八月一日 公共机构节能条例 第一章 总 则 为了推动公共机构节能,提高公共机构能源利用效率, 第一条 为了推动公共机构节能,提高公共机构能源利用效率,发 挥公共机构在全社会节能中的表率作用,根据《 挥公共机构在全社会节能中的表率作用,根据《中华人民共和国节约能 源法》,制定本条例. 源法》 制定本条例. ......
2,决定:是机关或团体组织制发的一种决 策性公文名称. 主要用途:有三种:①对重要事项或重大行 动作出安排.②用于奖惩有关单位与人员. ③变更或撤销下级机关不适当的决定事项.
国务院关于加强节能工作的决定 国发〔20
  06〕28号
各省,自治区,直辖市人民政府,国务院各部委,各直属机 构: 为深入贯彻科学发展观,落实节约资源基本国策,…… 特作如下决定: 充分认识加强节能工作的重要性和紧迫性…… 一,充分认识加强节能工作的重要性和紧迫性 二,用科学发展观统领节能工作
……
国务院 二○○六年八月六日
3,公告:主要用于向国内外宣布重要事项 或法定事项. 4,通告:主要用于在一定范围内公布应当 遵守或周知的事项.
5,通知:是机关,团体,企事业单位在日 常工作中经常使用的一种告知性质的公文名 称. 主要分成五种:①颁发性通知.②规定性通 知.③指示性通知.④转发性通知.⑤其他 的通知. 6,通报:是机关或团体单位制发的一种具 有教育意义和指导作用的告知性公文名称. 主要用途:①表彰先进,批评错误.②传达 重要精神和情况.
7,议案:是会议所要审议的事项. 主要用途:使用于各级人民政府按照法律程 序向同级人民代表大会或人民代表大会常务 委员会提出审议事项. 8,报告:即告诉的意思.是级机关或团 体单位向与级机关和业务主管部门汇报工作 情况等而制发的一种陈述性公文名称. 主要用途:用于向上级机关汇报工作,反映 情况,提出意见或建议,答复上级机关的询 问.
9,请示:是下级机关或团体单位向所属上 级机关或业务主管部门发送的一种请求性公 文名称. 主要用途:用于下级向上级机关请求指示和 批准. 10,批复:是上级机关向所属下级机关制发 的一种批答性公文名称. 主要用途:用于答复请示事项.
11,意见:是对重要问题提出见解和处理的 一种公文名称. 主要用途:针对某些重要问题提出见解和处理 办法. 12,函:又称公函,是机关在日常的公务联 系中经常使用的一种公文名称. 主要用途:用于不相隶属机关之间相互商洽工 作,询问和答复问题,向有关主管部门请示批 准等.
13,会议纪要:是机关单位用来传达会议情 况的一种公文名称. 主要用途:用于记载和传达会议情况和议定 事项,要求与会单位共同遵守和执行.
二,通用文件材料的格式和稿本 (一)通用公文的格式 通用公文格式是指公文的各个组成部分按照 一定的规定和要求排列起来的整体结构形式, 是公文具有权威性和行政约束力在形式上的 具体表现. 通用公文格式内容包括:公文结构,公文外 观形式. 1,通用公文结构:包括基本组成部分和附 加标记.
图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸
图2 公文首页版式
图3 上报公文首页版式
图4 公文末页版式
奉化市工商业联合会 文 件 奉 化 市 档 案 局
奉商联[2009]7号
关于加强基层商会档案管理工作的通知
各基层商会: 加强档案管理工作是基层商会规范化,制度化建设的一项重要任务, 是工商联组织完善体制,提高素质的重要内容.为进一步促进基层商会 档案管理工作,经市工商联与市档案局研究决 ……
图5 联合行文公文末页版式1
图6 联合行文公文末页版式2
(二)通用公文的稿本 稿本是指文稿和文本. 1,文稿:包括草稿和定稿. 2,文本:包括正本,副本,存本,暂行本, 各种文字文本等. 三,通用文件材料形成过程中的基本要求 (一)必须视点正确. (二)必须实事求是,切合实际. (三)必须表达准确.
第六节 科技文件材料的形成
科技文件材料是针对特定的科技活动编制的, 正在用来传递科技思想和记录科技信息的科 技文献.
基建工作过程及形成的科技文件材料
一,准备阶段 二,设计阶段 三,施工阶段 四,竣工验收
工业新产品开发过程及形成的科技文件材料 一,市场调查阶段 二,先行开发阶段 三,设计试制阶段 四,生产阶段
设备管理过程及所形成的科技文件材料
一,市场调查阶段 二,决策购置 三,开箱验收阶段 四,安装调试阶段 五,使用阶段
科研活动过程及形成的科技文件材料
一,选题阶段 二,编制研究方案 三,调查研究阶段 四,组织成果鉴定 五,推广应用阶段
会计文件材料的组成
一,会计凭证 二,帐簿 三,会计报表
第六节 通用文件材料的运转
一,收发文运转 (一)收文处理(共12个工作环节):①签 收;②启封;③登记;④审核;⑤拟办;⑥ 批办;⑦分发;⑧传阅;⑨承办;⑩催办; ⑾注办;⑿归档. 二,发文处理(共12个工作环节):①拟稿; ②核稿;③签发;④编号;⑤注发; ⑥缮 印; ⑦校对;⑧盖印; ⑨登记;⑩装封;⑾ 发送;⑿归档.
二,行文制度 行文:机关根据工作需要,将一定的工作意 图形成公文,发给有关机关和人员阅办,这 就是行文. 行文关系:收发文机关之间的关系便是行文 关系. 行文制度:根据行文关系并按一定的规定来 处理公文,这就叫行文制度.行文制度内容 包括行文条件,行文方式与行文规则.
1,行文条件:①行文机关必须是负责机关; ②行文内容必须符合法律法规,符合党和国 家和方针,政策;③行文内容必须客观真实. 2,行文方式:上行,下行,平行三个方向. ①逐级行文:即指直接上,下级机关之间的 行文. ②多级行文:即指同一文件同时发往直接, 间接的多个上级机关或下级机关的行文.
③越级行文:即下级机关在非常必要时,越 过自己的直接上级领导机关向更高级的上级 机关直至中央的行文. ④普发行文:指上级机关将文件直接发至有 关机关或广大群众的行文方式. ⑤联合行文:两个或两个以上的机关对涉及 各自职责或各自利益的事项,经协商后达成 一致意见,然后用文件的形式加以公布即为 联合行文.
3,行文规则(原则):①除非确有必要,一 般不越级行文;②严格控制发文数量和范围, 避免不必要的行文和尽量减少行文的中间环 节;③分清党与政,领导与指导的关系,注 意行文常规;④分清主送与抄送机关;⑤同 级机关可以联合行文.
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