通知格式



通知格式 一 通知的适用范围及特点 通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相 隶属机关的公文,发布文件;传达要求下级机关办理和需要 有关单位周知或者执行的事项;任免人员。 通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活 动中最常用的一种公文,使用范围相当广泛。 通知具有三个特点:
  1.使用范围具有广泛性。通知不受发文机关级别高低 的限制;对通知的行文路线限制不严,主要作上级机关对下 级机关、组织对所属成员的下行文,但平行机关之间、不相 隶属的机关之间,有时也可使用通知知照有关事项;通知写 作灵活自由,使用比较方便。
  2.文种功用多具有指导性。上级机关和组织向下级机 关、组织用通知行文,都明显体现出指导性。特别是部署和 布置工作、批转和转发文件等,都需明确阐述处理某些问题 的原则和方法,说明需要做什么,怎样做,达到什么要求等。 一部分通知对下级或有关人员有约束力,起指挥、指导作用; 另一部分通知则主要起知照作用。
  3.有明显的时效性。通知事项一般是要求立即办理、 执行或知晓的,不容拖延。有的通知如会议通知,只在指定 的一段时间内有效。
二 通知的主要类型 根据内容与作用,通知可分为以下几种类型:
  1.指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施, 不宜用命令(令)发布的,可使用这种通知行文。指示性通知 往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。
  2.批示性通知(批转、转发性通知)。用于发布某些行 政法规,转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下 级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性 通知,适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发,需在 标题中加“批转”两字;转发性通知是“转发”有关文件的 通知,同样需在标题中注明“转发”字样。
  3.事项性通知(工作通知)。要求下级机关办理某些事 项,除交待任务外,通常还提出工作原则和要求,让受文单 位贯彻执行,具有强制性和行政约束力,这种通知,便属事 项性通知。有些工作任务,不宜采用命令和意见行文的,可 使用这种通知。
  4.知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知, 诸如庆祝节日,成立、调整、合并、撤销机构,人事任免, 启用新印章,更改电话,更正文件差错等,都可用这种通知 行文。 5?会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。 三 通知的结构和写法
各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标 题和正文的一般写法:
  1.标题。通知的标题有完全式和省略式两种。完全式 标题是发文机关、事由、文种齐全的标题,省略式标题则根 据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情 况: (
  1)省略发文机关。如果标题太长,可省略发文机关。 如“关于县级市经济管理权限的通知” ,这个标题便省略了 发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以 上联合发文,不能省略发文机关。 (
  2)省略多余的“关于”和“通知”字样。发布性和批 转性通知的标题由“发文机关+发布(批转、转发)+被发布 文件标题+通知”构成。被发布、批转、转发公文为法规、 规章时,一般应加上书名号,有时由于被批转、转发公文标 题中已有“关于”和“通知”字样,或者被批转、转发的公 文标题比较长,这时,通知的标题一般可保留末次发布(批 转、转发)文件机关和始发文件机关,省略去多余的“关于” 和“通知”字样。否则,就会出现一个标题中有多个“关于” 和“通知”的现象,显得很长,读起来也拗口。如: “×× 县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人 民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受× ×级待遇的通知〉的通知》。这个标题有四个层次,用了三 ”
个“关于转发” ,两个“的通知” ,很不顺口。可把这个标题 简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名 誉后享受××级待遇的通知” 。至于被省、地区等转发过的 内容,可在转发意见中交待清楚。
(
  3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小,内容 简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关 和事由,只写文种“通知”二字。
  2.正文。通知的正文主要包括原由、事项、要求三部 分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法: (
  1)指示性通知的写法。指示性通知的正文,一般先写 发文的原由、背景、依据;在事项部分,或写发布行政法规、 规章制度、办法、措施等,或写带有强制性、指挥性、决策 性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。 指示性通知的事项,一般具有影响面较大、比较紧急和 有一定的政策性的特点。 (
  2)批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转 发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批 语” ,把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语 的内容主要有如下三个方面:
  1)说明批转的目的或陈述转发的理由;
  2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求;

  3)根据具体情况做出补充性的规定。 用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关 的公文时,对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可 或推荐的作用。从构成上看,这种通知由批语部分和批转或 转发文件组成,批语和被批转或转发文件都不能单独作为一 份文件。如果批语脱离被批转或转发文件,没有实际依托内 容,不能单独行文;如被批转或转发文件离开批语则不能纳 入通知的内容,不能体现发文单位的意图,没有批语予以的 权威性和合法地位。 (
  3)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作,要使 受文单位了解通知的内容(即事项),以及做什么,怎样做, 有什么要求。正文一般分三部分。 第一部分是开头,一般是说明为什么要发此通知,目的 是什么。 第二部分是主体,即事项部分,将通知的具体内容一项 一项列出,把布置的工作或需周知的事项,阐述清楚,并讲 清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作,因此 也有人称之为“工作通知” 。 第三部分是结尾,多提出贯彻执行要求,如“请遵照执 行”“请认真贯彻执行”“请研究贯彻”等习惯用语,也有 , , 的通知结尾不写习惯用语。 写事项性通知,要开门见山,忌转弯抹角。在叙述事项
时,要突出重点,把主要的、重要的写在前面。根据需要, 主要的内容可详写,讲清道理,讲明措施,次要的内容则尽 量简略,扼要交代即可。在语言表达方面,通知主要以叙述 为主,对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说 理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑 性, 只要抓住关键问题, 用简洁的语言把道理阐述清楚即可。 (
  4)知照性通知的写法。知照性通知的正文,只要写清 楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。 (
  5)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型,有不 同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知,一般应写明 召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、 会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写 法,要求内容周密、语言清楚、表述准确,不致产生歧义。 供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知,正文 开头可不写受文对象, 应在通知事项中说明会议时间、 地点、 内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。 (
  6)任免通知的写法。任免通知的写法比会议通知更为 简单,一般的固定格式是:按任免决定写上任免人员即可
转发的是通知的话,省略第一个“关于”和最后的“的通知” 转发的是非通知的话,在“转发”前加“关于” ,在后面加 “的通知”就可以了。  

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