(首发)行政公文格式及范例pp版



行政公文格式规范
眉首、主体、版记
项目
具体内容 眉首格式 即版头,指置于公文首页红色反线以上的各要素的 统称 公文份数序 将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。绝 绝 号 机密级公文应当标明份数序号。标注时用阿拉 密,机密级 阿拉 伯数字顶格 顶格标识在版心左上角第 1 行。 伯数字顶格 左上角第 秘密等级和 涉及国家秘密的 国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。标 国家秘密的 保密期限 注时用 3 号黑体字, 顶格标识在版心右上角第 1 行, 右上角第 两字之间空一字。需要同时标注等级和期限的,用 两字之间空一字 同样字体字号标注,之间用“★”隔开
补充说明
如:No:×××
密件分为绝密、机密、 秘密三种。 如: 机
密★10

紧急程度
紧急公文分为特急、急件两种。用 3 号黑体字顶格 电报分为特提、特急、 顶格 标识在版心右上角第 1 行,两字之间空 1 字。如需 加急、平急和普通电 右上角第 两字之间空 同时标识秘密等级和紧急程度,则秘密等级标识在 报。 右上角第 1 行,紧急程度标识在右上角第 2 行。
如:特

发文机关标 识
发文字号
签发人
主体格式 公文标题
由发文机关全称或规范化简称 全称或规范化简称的后面加“文件”组 全称或规范化简称 成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。用 于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘 为 80mm。 推荐使用红色的小标宋体字标识发文机关 红色的小标宋体字标识发文机关 红色的小标宋体字标识发文机关。 联合行文时应将主办机关排列在前面。 是公文的代号,由发文机关统一编列,包括发文机 关代字、年份和序号 代字、 代字 年份和序号。位置应当在发文机关标识下 空 2 行,用 3 号仿宋体字,居中排布。 年份、序号用阿拉伯数字 阿拉伯数字,年份应当写全 应当写全,并用六 阿拉伯数字 应当写全 六 角括号〔〕括起来; 角括号 不要编虚位, 序号是以年为周期编制的流水号,不要编虚位,也 不要编虚位 不要加“ 不要加“第”字。 联合行文的,只标注主办机关的发文字号。 联合行文的 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反 红色反 表示眉首结束。 线,表示眉首结束 如果是上行文 上行文,还应当注明签发人、会签人姓名, 上行文 其中“请示”应当在主体部分的“附注”处注明联 “请示”应当在主体部分的“附注” 系人的姓名和电话。 系人的姓名和电话。 签发姓名与发文字号平行排列。发文字号居左空 1 平行排列。 平行排列 字,签发人姓名居右空 1 字。 “签发人”用 3 号仿宋 体字,后面标全角冒号,冒号后用 3 号楷体字标识 签发人姓名。 从红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体格 式 一般由发文机关、事由、公文种类 发文机关、 发文机关 事由、公文种类三部分组成。 发文事由是由介词“关于 关于”引出的,写事由时,要 关于 不加修饰成分。 注意语言措辞的准确简要,不加修饰成分 不加修饰成分 在公布性公文 公布性公文(如公告、通告)标题中,有时可以省 公布性公文 可以省 略事由,但 略事由 但只要出现事由,则“关于”一词就不要 .
如 : ××人民政
府全体会议纪要
如: 国发 〔20
  00〕
23 号
国是国务院的代字。 不要编为 023 或者第 23 号
如:签发人:王
×
如:
××人 民政府
主送机关
正文
附件
印章
成文日期
省略。 在转发类公文 转发类公文中,可能会有几个“关于”出现,一 转发类公文 一 般保留一个引导具体事项性事由而不是引导转发关 般保留一个引导具体事项性事由 系事由的那个“关于” 一般,只有在机关内部行文,并且涉及的都是一般 性、常务性的简单事项时,才会只写公文种类名称 作为标题。 标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标 点符号。 标题中的公文种类名称是不可省略 公文种类名称是不可省略的。在转发类公 公文种类名称是不可省略 转发类公 文中,无论被转发的公文是何种类,都要用“通知” 都要用“ 文中 都要用 通知” 来转发 公文标题的位置字红色反线下空 2 行,用 2 号小标 宋体字,可分一行或多行居中排布。 指公文的主要受理机关。书写时应当使用全称或规 范化简称,统称。 主送机关的位置应当在标题下空 1 行,左侧顶格 左侧顶格用 标题下空 左侧顶格 3 号仿宋体字标识,回行仍顶格,最后一个主送机 关名称后面用全角冒号。普发公文时一般对同类型 同类型 机关用统称,机关之间用顿号 不同类型机关之间 用顿号,不同类型 用顿号 不同类型 逗号。 逗号 名称过多而使得公文首页不能显示正 如果主送机关名称过多 名称过多 文时,应当将主送机关名称移至版记中的“主题词” “主题词” 之下、 抄送机关”之上,标识方法与抄送相同,写 之下 “抄送机关”之上 成“主送:×××” 。 公文的核心。自主送机关名称下一行开始 主送机关名称下一行开始,每自然 主送机关名称下一行开始 段左空 2 字。数字、年份不能回行。书名号、引号、 括号的前一半不出现在一行之末,后一半不出现在 一行之首。破折号、省略号占两字格,中间不能断 开。连接号“?”和间隔号“? ”一般占 1 字格。 随同公文一起发出的文字材料。在转发类公文 转发类公文中, 转发类公文 附件(被转发的公文)是该公文实际的核心内容。 如有附件,应当注明附件顺序和名称,在正文下一 正文下一 ,后面标全 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” 角冒号和附件名称。附件如有序号,使用阿拉伯数 阿拉伯数 附件名称后不加标点符号。 字,附件名称后不加标点符号 附件应当与正文一起装订,并在附件左上角第 1 行 顶格标识“附件” ;如不能一起装订,应当在附件左 上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后面标 识附件。 公文的生效标识。除了“会议纪要 会议纪要”和以电报形式 会议纪要 电报形式 发出的公文以外 以外,公文都应当加盖印章。联合上报 以外 联合上报 主办机关加盖印章,联合下发 的非法规性文件,由主办机关加盖 主办机关加盖 联合下发 的公文,联合发文机关都应当加盖 都应当加盖印章。印章用红 都应当加盖 色。 应该用汉字小写 汉字小写的方法书写,不用阿拉伯数字。成 汉字小写 文日期关系到公文的时效,要完整写出年、月、日。 年 公文成文日期以负责人签发的日期 负责人签发的日期为准;经会议讨 负责人签发的日期
关于×× ×××× 的请示
如: 各区人民政
府,市政府直 属各单位:
如: 附件:
  1、
×××
  2、×××
印章分为单一发文印 章和联合发文印章
如: 二??七年
论通过的公文,以通过日期 通过日期为准;联合行文,以最 通过日期 最 后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日 后签发机关负责人的签发 发出日 期为准。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称, 单一机关 只标识成文日期。成文日期右空 只标识成文日期 成文日期右空 4 字,加盖印章应 上距正文 2mm~4mm,端正、居中,下压成文日期。 下压成文日期。 下压成文日期 联合行文需要加盖两个公章时, 应将成文日期拉开, 联合行文 应将成文日期拉开, 印章均压在成文日期上,并且只能 印章均压在成文日期上 左右各空 7 字,印章均压在成文日期上 采用同种加盖印章方式。印章之间相距不超过 3mm。 需加盖 3 个以上印章时, 应当将各发文机关名称(可 简称)排在成文日期和正文之间。 每排最多排 3 个印 章,两端不能超出版心,最后一排如有一个或两个 印章,均居中排布。在最后一排印章之下右空 2 字 最后一排印章之下右空 最后一排印章之下右 标识成文日期。 标识成文日期 附注 公文中需要说明的其他事项,有时是对公文中的名 词术语或特殊事项等所作的附加解释说明,有时用 于说明公文的发送范围和阅读对象,或公文使用规 定。 附注应当用 3 号仿宋体字,居左空 2 字加圆括号标 居左空 识在成文日期下一行 版记格式 置于主题词以下的各要素统称版记。版记应当置于 公文最后一页, 版记的最后一个要素置于最后一行。 主题词 能够概括公文内容、经过编码处理、能为计算机所 识别的规范化词汇或术语。上行文按照上级机关要 求标注主题词,文件应当标明主题词。 主题词应当用 3 号黑体字,居左顶格标识,后面标 全角冒号;词目用 3 号小标宋体字;词目之间空一 字。每份公文一般标注 3 到 5 个词,最多不超过 8 个。 选择主题词一句是《国务院公文主题词表》以及各 行业专用的《主题词表》 标注时一般先标注类别词 再标注类属词 最后标 先标注类别词,再标注类属词 先标注类别词 再标注类属词,最后标 注公文形式词(文种) 注公文形式词 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 应使用全称或规范化简称、统称。上级机关向受双 重领导的下级机关行文时,应当抄送其另一个上级 机关。 主题词下一行, 抄送在主题词下一行,左空 1 字,用 3 号仿宋体字 主题词下一行 标识“抄送” ,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄 回行时与冒号后的抄 送机关对齐,在最后一个抄送机关后面标句号 送机关对齐 最后一个抄送机关后面标句号 印发机关和 位于抄送机关之下,占 1 行位置 位于抄送机关之下, 行位置,用 3 号仿宋体字 印发时间 标识。印发机关左空 1 字,印发时间右空 1 字。印 印发机关左空 发时间以公文付印的日期 以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字 阿拉伯数字。 以公文付印的日期 阿拉伯数字
版记中的反 线
六月十五日
如: (此件发至××
级) (此件可自行翻 印) (联系人:×× 联系电话:××)
如: 《关于重点共建南 京大学的决定》教发 〔19
  99〕71 号的主题 词是 高校 “
重点
建设 决定”
如:抄送:××
×,××。
如:××人民政府办 公 厅 200 × 年 × 月 × 日 印 发
版记中的各要素之下均加一条反线,宽度与版心相 等。版记中最后一个要素置于公文末页最后一行。 编排、 编排、 用纸、 用纸一般采用 A4 型;用于张贴的公文用纸,根据实 用纸、 装订格式 际需要确定大小;公文在左侧装订
公文的特定 对信函式公文、命令、会议纪要做了特殊格式规定 格式
发文机关名称的上边缘距离上页边 30mm,一般用小 标仿宋体字书写,字的大小则由发文机关酌定;在 发文机关全称的下面 4mm 处画一条文武线(上粗下 细),距下页边 20mm 处画一条武文线(上细下粗), 两条线的长度均为 170mm。名称及双线均印红色。 公文的正文,每行居中排 28 字。 每行居中排 命令格式 上边缘距离版心上边缘 20mm,下边缘空 2 行居中标 识令号;令号下空 2 行标识正文;正文下空 1 行右 空 4 字标识签发人签名章,签名章左空 2 字标识签 发人职务;签发人下一行右空 2 字标识成文日期 会议纪要格 标识由“××会议纪要”组成,标识位置与发文机 式 关标识相同。 会议纪要不加盖印章
信函式公文
NO:056
机 密★5 年 急 件
徐州市人民政府办公厅文件 徐州市人民政府办公厅文件
徐府报〔20
  07〕25 号 签发人:×××
徐州市人民政府办公厅 关于××××的通知(通报、意见、决定)
各区人民政府,市政府直属各单位: ×××××××××××××××××××××××××× ×。 ×××××××××××××××××××××××××。 附件:
  1、×××××××××××
  2、××××××××××× 二○○七年二月八日 (此件可自行翻印) 主题词:×× ×× 通知(通报、意见、决定)
抄送:×××××××××,××××××××××× ×××××××××,×××××××××××。 徐州市人民政府办公厅 2
  007年2月10日印发
徐州市人 民 政 府
徐府函〔2008〕19号
徐州市人民政府 关于×××××的函(意见、批复)
×××: ×××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××。
二○○八年九月九日
主题词:××
××
函(意见、批复)
抄送:×××
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