实验案例模板二:库存管理信息系统的分析与设计



××厂库存管理信息系统的分析与设计 ××厂库存管理信息系统的分析与设计
1 问题的提出

  1.1 开发背景 XX 厂是我国的一家老加工企业, 随着改革的深入和经济的发展, 该厂的生产任务日益繁重, 从而对库存管理的要求也更加严格。在传统的手工管理时期,一种物品由进货到发货,要经过 若干环节,且由于物品的规格型号繁多,加之业务人员素质较低等因素,造成物品供应效率低 下,严重的影响了企业的正常生产。同时由于库房与管理部门之间的信息交流困难,造成库存 严重积压,极大的影响了企业的资金周转速度,另外也使得物资管理、数据汇总成为了一大难 题。 当今该厂的竞争压力越来越大,企业要想生存,就必须在各个方面加强管理,并要求企业 有更高的信息化集成,能够对企业的整体资源进行集成管理。现代企业都意识到,企业的竞争 是综合实力的竞争,要求企业有更强的资金实力,更快的市场响应速度。这就要求企业各部门 之间统一计划,协调生产步骤,汇总信息,调配集团内部资源,实现既要独立,又要统一的资 源共享管理。随着信息技术的发展,该厂为了提高库存周转率,加快资金周转速度,决定开发 “库存管理信息系统” 。
  1.2 项目目标
充分利用现有的设备,采用 VB
  6.0 作为开发工具,利用 ACCESS 数据库建立一个高效、准确、操作方 便,具有专业的查询、更新及统计功能的微机管理信息系统,以满足工作人员进行综合的、模糊的查询及更 新要求,从而更加方便的管理库存物品。该系统的开发与建立会极大程度提高管理人员、工作人员的工作效 率。
2 对现有系统进行需求调查
需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统,必须首先了 理解用户的需求,并形成系统需求说明书。在此基础上才能进行系统分析、系统设计和程序编 码等工作。该厂在需求调查过程中发放了 8 种不同种类的调查表,要求相关人员对其进行逐条 逐项的填写,从而对其现行系统的业务流程进行了详细的调查。 (调查表略)
3 业务流程分析

  3.1 现行系统业务流程 通过大量的调查,我们了解到当前该厂的业务流程如下:各车间向商品供应部门提出对某 种商品的需求计划,仓库将相应的商品发放给各车间,一般要经过计划、库房管理等流程。各 业务流程图如图 1 所示。
1
图 1 现行系统业务流程图

  3.2 现行系统存在的问题 由于采用的是手工管理,账目繁多,加之几个仓库之间距离较远,库管员、计划员和有关 领导相互之间的信息交流困难,使得物资供应效率低下,影响生产。同时每月的月末报表会耗 费大量的人力,且由于手工处理容易造成失误,从而影响了数据的效率和准确率,造成了不必 要的损失。因此,该厂必须建立相应的库存管理信息系统,使其能根据市场情况,及时合理地 采购所需商品,同时又能科学地对商品进行管理,统筹安排人力、物力、财力,有效地改善当 前管理的混乱状况。 库存管理是企业管理的重要组成部分。在企业生产经营活动中,库存管理既必须保证生产 车间对原材料、零部件需求,又直接影响采购、销售部门的购、销活动。为盘活企业流动资金, 加快资金周转,在保障供给的前提下,最大限度地降低商品的库存量,节省企业流动资金的占 用,直接影响着企业的经营效益。根据对该厂的库存管理情况所作的调查和参考有关资料,发 现目前该厂在库存管理方面存在着如下问题: ①不能及时获得库存信息 在企业运作过程中,管理人员必须获知各种商品当前的库存量,在库存数量小于商品的最 低库存限度的时候,向供应商进行订货;在库存数量大于商品的最高库存限度的时候,即商品 积压的时候,应该停止商品的进货活动。但在实际操作中,由于商品的种类多、数量大,需要 进行仔细地核算,这不仅费时,而且易出错,从而影响企业快速有效地运转。 ②库存信息不够准确 仓库管理员根据各种入库单、需求计划单和领料单进行商品的入库、出库操作后,要随时 修改商品的库存信息和出库、入库信息,以便反映库存状况。工作中的主要问题是:由于商品 种类多、数量大、出库入库操作频繁等原因,造成库存记录和实际库存量通常达不到严格一致,
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因而需要通过盘点来纠正差错,这既耽误时间,又增加了工作量。 ③无法及时了解车间对库存商品的需求情况 在需求计划单下达后,由于库存商品与车间的关系复杂,根据送料员的个人经验给各车间 分配车间所需商品时,常缺少入库、出库信息和相关信息,经常出现车间缺少该商品的时候才 知道该产品需要情况,此时如果库存量不足,将会导致车间的停产。无法及时了解车间对库存 商品的需求情况会使企业的生产和销售环节发生混乱,使企业无法正常的运作。 市场需求日益多样化和个性化,产品更新换代的周期越来越短,这就要求企业必须改变库 存管理现状,以适应时代的要求。
  3.3 企业库存管理系统的特点 因为传统企业库存管理存在以上的问题难于适应现代库存管理要求,所以现代企业库存管 理系统要具有以下的特点: ① 科学的库存管理流程 存货的种类不同,所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言,库 存业务包括入库处理、货物保管和出库处理三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管 理的基础,应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。企业库存管理系统对企业的业务流程 进行流程再造,使其更加通畅,提高企业在同行业中的竞争力。 ② 商品代码化管理 代码问题,严格说是一个科学管理的问题,设计出一个好的代码方案对于系统的开发工作 是一件极为有利的事情。代码设计的好可以使很多机器处理变得十分方便,还可以把一些现阶 段计算机很难处理的工作变成很简单的工作。 由于库存商品种类繁多,在库存管理过程中极易发生混乱的问题。IT 技术与层次编码技术 的结合为商品的高效管理提供了可能。这种编码技术对所有库存商品按照层次和类别赋予唯一 的编码。它是区分不同商品的最主要的标准,具有易读和易记的特点,使得管理者只需知道商 品的编码,就可以了解该商品的有关信息,以便在每日的烦杂管理中,保持规范、有序的状态。 ③ 库存异常报警 当库存数量小于商品的最低库存限度的时候,系统发出警报,提醒管理人员应该向供应商 进行订货;在库存数量大于商品的最高库存限度的时候,即商品积压的时候,系统也会发出警 报,提醒管理人员应该停止商品的进货活动。也就是说企业库存管理信息系统既能防止商品供 应滞后于车间对它们的需求,也能防止商品过早地生产和进货,以免增加库存。对企业的生产 起了保障作用,同时节省了企业的流动资金。
4 数据流程分析 数据流程分析
数据流程分析的任务是在全面调查的基础上,通过对现行管理业务的分析,提出系统的目 标要求和功能分析的总体逻辑模型。
  4.1 数据流程图 根据系统调查阶段的数据资料,并依据用户的要求,确定该厂信息系统的基本功能和工作 过程如下: 首先车间科室提出需求计划,库房管理员根据库存情况,决定是否需购货,如不需购货则
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通知车间前来取货,否则库房管理员通知采购员购货,当货物到达后进行入库处理并通知车间 科室前来取货。 根据相应的功能要求,我们绘制系统的数据流程图,如图 2 所示:
供货单位 发货单 P1 退货单 采购员 到货通知 验货 处理 入库单 P2 出入库 处理 可供货的计划单 计划台账 库存台账 计划单 取货单 车间
合同台账
P3 查询 打印
P4 库存 提示
P5 库存 检查
供应商信息
商品信息
车间信息
计划台账
订货单
图2
  4.2 数据字典
数据流程图
数据字典是对描述数据流程图中的数据项、数据流、数据存储、加工处理逻辑等组成部分 的严格定义,下面是本系统的数据字典(由于篇幅原因,在此仅给出部分) 。 ① 数据项的定义 数据项编号:1-01 数据项名称:商品编号 别 简 类 长 名:无 述:某种商品的编号 型:字符型 度:8 字节 + 英文字母
取值范围:数字 数据项编号:1-02 数据项名称:单价 别 简
名:购入单价 述:某种商品的购入单价
4
类 长
型:数值型 度:10 位,小数位 2 位
取 值 范 围 :
  0.
  00- 99999
  99.99 数据项编号:1-03 数据项名称:库存数量 别 简 类 长 名:实际库存数量 述:某种商品的库存数量 型:数值型 度:5 位整数
取 值 范 围 :
  0- 99999 ② 数据流的定义 数据流名称:入库单 编 简 号:F1 述:采购人员填写的商品入库凭单
数据流来源:采购人员 数据流去向:登记库存台账 数据流组成:日期 + 入库单编号 + 商品编号 + 购入数量 流 通 量 :25 份/天 高峰流通量:50 份/天 数据流名称:发货单 编 简 号:F2 述:供应商填写的商品发货凭单
数据流来源:供应商 数据流去向:登记合同台账 数据流组成:日期 + 发货单编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 发货数量 流 通 量 :25 份/天 高峰流通量:50 份/天 数据流名称:取货单 编 简 号:F3 述:库管员填写的要求车间取货凭单
数据流来源:库管员 数据流去向:车间 数据流组成:日期 + 车间编号 + 商品编号 + 数量 流 通 量 :25 份/天 高峰流通量:50 份/天
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③ 数据存储的定义 数据存储的名称:库存台账 数 据 存 储 编 号 : D1 简 关 键 字 述:记录商品的编号、名称、单价与库存数量等信息 : 商品编号 数据存储组成:商品编号 + 购入单价 + 库存数量
数据存储的名称:合同台账 数 据 存 储 编 号 : D2 简 述:记录合同的编号、供应商编号、货物编号、单价与购入数量等信息 状态 关 键 字 : 合同编号 数据存储组成:合同编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 单价 + 购入数量 + 日期 + 合同
数据存储的名称:计划台账 数 据 存 储 编 号 : D3 简 关 键 字 述:记录计划的编号、车间编号、商品编号、数量等信息 : 计划编号 数据存储组成:计划编号 + 供应商编号 + 商品编号 + 数量 + 日期 + 计划状态
数据存储的名称:供应商信息 数 据 存 储 编 号 : D4 简 关 键 字 述:记录供应商的编号,名称,地址,电话,传真,银行帐号 : 供应商编号 数据存储组成:供应商编号 + 名称 + 地址 + 电话 + 传真 + 银行帐号
数据存储的名称:商品信息 数 据 存 储 编 号 : D5 简 关 键 字 述:记录库存商品的编号,类别,名称,规格,单价,单位,存放位置,用途 : 商品编号 数据存储组成:商品编号 + 名称 + 类别 + 规格 + 单价 + 单位 + 存放位置 + 用途
数据存储的名称:车间信息 数 据 存 储 编 号 : D6 简 关 键 字 述:记录车间的编号,名称,联系人,电话 : 车间编号 数据存储组成:车间编号 + 名称 + 联系人 + 电话
6
数据存储的名称:用户信息 数 据 存 储 编 号 : D7 简 关 键 字 述:记录用户名称、密码和权限 : 用户名 数据存储组成:用户名 + 密码 + 权限
④ 处理逻辑的定义 处理名:库存检查 编 输 输 描 号:P1 入:数据流 F5 出:数据流 F6 述:当车间将计划单发给库管员后,库管员要将计划单与库存台账进行比较,看是否需
要订货。 处理名:验货处理 编 输 输 描 号:P2 入:数据流 F
  2,数据流 F5 出:数据流 F
  1,数据流 F4 述:采购员要检验货物的质量。
处理名:出入库检查 编 输 输 描 号:P3 入:数据流 F1 出:数据流 F3 述:当验货处理后,库管员将货物入库,并发取货单到订货单位。
5 系统设计

  5.1 系统功能结构设计 库存管理信息系统的目标是保障企业生产所需的所有商品供给,并通过有效的管理,提高 库存周转率,降低资金占用。我们根据系统分析结果,得出本系统的功能结构图如图 3 所示。 计划管理的主要功能是根据各生产部门上报的生产、维修及工程用料计划与已有的采购合 同计划和库存情况等信息建立数据库,并及时根据生产计划的变更,修改商品计划,生成商品 采购清单。 库存管理模块中的
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