什么是公文格式



什么是公文格式 公文格式,简言之就是公文的表现形式。它是人类在漫长的社 会历史发展过程中,通过实践,从语言到文字,不断的总结完善,提 高发展,在约定俗成的基础上进行规范化、标准化,逐步形成和产生 的书面语言文字表述形式。 换言之,公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想。感情和 行为,用文字从结构、内容到文字编写要求,通过一定介质一一书面 形式表达出来。公文格式一般由公文标题、主要内容、结尾三部分内 容组成。 公文格式既然是一种文章的表现形式, 它是人类借助进行社会活 动的工具。由于人们的生产劳动和社会活动涉及到社会的方方面面, 所以公文的种类很多,而且每类公文又都有自己独特的表现方法、表 述规律也就是表述形式,这些表述形式既相互联系又相互制约。 现在社会中,每一个国家都是使用公文这种工具来实施管理,公 文则以其特有的文章功能, 帮助行政机关实现对行政管理的领导和指 导。 我国的国家行政机关公文,正是利用公文的文章功能,来充当行 政工作的工具,领导和指导政府的工作的
公文格式标准化的特点 (一)公文格式的规范化 公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具, 人们周围所发
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生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。 由于公文工 作是一项普遍性和基础性的工作,因此不能削弱,只能改革和加强。 这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。 所谓公文规范化, 指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规 格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准,使人们的工作 行动合乎这些规格标准。 所谓制度,就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文 处理的制度化,对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范,并且 保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。 《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件,也就是国 家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。 经国务院办公厅提出的 1999 年由国家技术监督局批准发布的《国家 行政机关公文格式》国家标准(GB/T9704?19
  99),把我国的国家行 政公文格式纳人了国家标准体系,使我国国家行政机关公文规范化、 标准化。 (二)公文格式的法定性 公文写作,在不同的历史时期、不同的社会,它的写作要求是不 一样的。回顾几千年来中国历史,我国的公文一直是为少数封建统治 阶级和官僚资产阶级服务,一直是他们剥削和压迫广大人民群众,维 护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更,公文的这种性质始终 没有变动。解放以后,我们党和国家领导的几十年公文改革,彻底地 改变了公文的这个性质, 把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主
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义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器,变成了管理自己国家, 为广大人民群众服务,推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步 的工具。 正因如此,我国新型公文表现出三大特点:
  1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性,使我们的公文 在广大 人民群众中享有崇高的威望和法定效果。
  2. 运转讯速、 工作效率高。 由于公文有了党和国家的正 确指导, 有了严格的健全的纪律和制度,因此上情下达,下情上传,横向沟通 上体现出迅速、准确、无误。
  3.廉洁奉公、全心全意为人民服务 这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。 (三)公文格式的层次性 在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。 但每 个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。 这样就形成一个国家 的全部公文构成国家公文体系, 它反映着国家机关的体系即国家机构 的状况;每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统,所 有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。 这一构成情况就反映出公文的层次性。 我国现阶段国家公文体系就包括:中国共产党机关文件、政府机关文 件(即国家行政机关公文)、司法机关文件、外交部门文件、军事机 关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统,它反映了我国政治 体制(制度)的本质特性,也反映出具有中国特色的社会主义国家公
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文的层次性。 (四)公文的美观和庄重性 公文格式的美观和庄重性,是公文格式的又一特性。它是反映不 同层级,不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。 公文格式的美观和庄重包括三方面内容, 一方面是公文要素的设 置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重; 另一方面是公文传递所 采用的介质纸的质量和印刷质量、 装订质量的好坏也影响到公文的美 观与庄重;第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度.也影 响到公文的美观与庄重。 《国家行政机关公文格式》国家标准(GB/TP704?19
  99)中规 定的公文用纸技术要求、用纸的大小,印刷排版和装订要求直到公文 中各要素排列位置。 这一切就是体现出国家行政机关公文的美观和庄 严性。
公文写作基本要求之表述准确结构严谨 表述准确,包括表达方式正确,适合公文特点;表达效果不走样,准 确、规范。结构严谨,包括各部分内容划分合理,布局安排恰当,条 理清楚,注重内在联系的外部形式,使全篇首尾相应、浑然一体。 (一)直述不曲,表述准确 一般文章的表达方式主要五种,既叙述、描写、抒情、说明、议 论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明,也有少量的议论。至于 描写和抒情, 在公文写作中则基本不用; 即使在个别事务公文中使用,
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如调查报告,或在讲话稿中使用,也是极为少量。
  1.公文常用的表达方式 叙述 叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表 达方式。 通常认为,叙述有六个要素:时间、地点、人物、事件、原因、 结果(即新闻的“五个 W 一个 H”反套而成的要素)。古文中使用叙 述, 多采用复数的第一人称和第三人称。 叙述的类别。 按语言详略分: 有概括叙述,也叫“简叙”、“略叙”;有具体叙述,也叫“详叙”、 “细述”。按结构形式分:有纵叙,有横叙。前者按事件发生的时间 先后或事件本身的发展过程来叙述;后者按事物的空间位置来叙述。 按时间顺序分:有顺叙、倒叙、插叙、补叙,这实际上是把常用的纵 叙法按时间顺序进行的再细分;此外,还有一种平叙,即叙述两件或 两件以上同时发生的事,先叙述一件再叙述另一件,如毛泽东同志的 《湖南农民运动考察报告》。 叙述的基本要求是: 主线清楚, 一线到底, “ 万变不离其宗” 清? ( 刘 熙载:《艺概?文概》)交待明白,详略得当,起伏有变。 说明 说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中 使用较多。当公文中叙述一件事,介绍环境和背景材料时往往用说明 方式。 常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义”)、分类说明、数 字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。 说明的基本要求是:客观、准确、科学。注意通俗易懂,语言平
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实。 议论 议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非,借以说服人 的表达方式。公文中较少使用;使用时也要少而精。 论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、 兼论三类。公文中常用的是立论。立论,就是建立自己的论点,证明 这一论点的正确性,所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例 证法(注意典型事例)、分析法(完全归纳法和演绎法),有间接论 证的引证法、对比法、类比法等。 这里还要说明一点,个别文种根据表达需要,采用描写方式时, 一般也是用白描,即不交代背景的粗线条勾勒,一笔即可,往往是与 叙述结合在一起,或干脆以叙代描,将描写的文字压缩成短语放在叙 述的句子中充当一个成分,显得只叙不描,文字简练。调查报告等文 种中有时采用这种方法。
  2.直述不曲,表述准确 撰写公文,要用“直笔”,不用“曲笔”。直笔叙述,就是有什 么说什么,不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的 这一提法对公文写作提出了更高的要求。 常写文章的同志都有体会,文章写短难,表达直笔难。这就要求 观察更深入更细致, 一下子抓住主要特点, 并用平实的语言表述出来; 要求思考更深刻,认识更全面,表达更准确,要一语中的,看似平常 却不易更改。这一要求是很高的。 表达准确,牵涉问题较多。要而言之,与公文写作的语言有直接
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关系。 公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等 特质,其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。 准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求,公文更重视的是准确。 表述准确,是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、 反映情况的,一词一句,一个概念、判断、推理,搞得不准要误大事。 所谓准确,就是只能有一种解释,不能产生歧义。产生歧义,是公文 表达的大忌。要做到语言准确,可以从两方面入手:一是词的内涵与 所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。 对外延有了明确限制才会做到无懈可击, 内涵与用意完全一致才不会 产生歧义。 (二)条理清楚,结构严谨 这属公文的正文结构问题,也是构思中谋篇的内容。 简短的公文,主要包括缘由、事项、要求等三部分内容,结构形 式大同小异。正文开始要写发文缘由(引据、目的、用意等),开始 一段的末尾用过渡句领起第二部分。 第二部分是事项 (内容、 进程等) , 可以采用文章式、条款式,也可以篇段合一。末尾有惯用结语,各个 文种互不相同,也有提出要求(希望、号召等)的。 篇幅较长, 信息量大, 有点份量的文稿则不同了。 不变中有变化, 操作比较复杂。 但无论多么复杂, 也一定要条理清楚。 这首先是个 “识 见” 问题,只有思维清晰,条理才会清楚,想法太乱写出来也会乱, 所以理顺思路很重要, 是个前提条件。 有了前提还要学习他人的经验,
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在实践中逐步把握, 以后驾轻就熟, 跳出固定模式, 怎么写都是好的。 文无定法、文成法立,讲的就是这个道理。 安排好结构,做到条理清楚、结构严谨,可注意以下三个问题:
  1.层次和段落 一篇公文的结构,最起码的要求是层次清楚,段落分明。这是条 理分明的起线。 所谓层次,就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出 主旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。常见的方式有: 总分式 开始先作总的概括(前言,似“导语”,总结报告中则 是总体评价),接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系(前 后、因果、重轻都可以根据用意来安排),形式上是并列(用序号、 小标题或“跳行”),最后一个小结(强调式、升华式、号召式、无 尾式或惯用结语)。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、 综合报告等文种,常用这种结构形式。 递进式 各层次内容层层推进,前后有一定关系。例行报告、情 况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。 时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况 报告、事故报告、专题报告等文种,常用此种结构形式。 所谓段落,就是公文结构的基本单位,也叫自然段。划分段落, 可以按中心意思(主旨)、条项内容、时间发展阶段等来划分。
  2.照应和过渡 照应 就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种:
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首尾照应,前后照应,题文照应。 过渡 就是上下文之间的衔接和转换,起到承上启下的作用。一 是内容转换时需要过渡,二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形 式有三种:过渡词(于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上 所述,等等),过渡句(公文用在总括文字(前言)的段落末尾,如 “现将具体情况报告如下”),过渡段(将过渡句提出来
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