如何写好转发类通知



《如何写好转发类通知 如何写好转发类通知》 如何写好转发类通知
转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属 机关文件的通知,在承上启下的机关使用频率很高。这类通 知内容相对比较简单,但要写好写精也不易。从当前的办文 实际看,仍然存有标题拟制不当,照抄照转等一些问题。写 好这类通知,要处理好以下三个问题。 一、标题怎么写,标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成,转发类通知 发文机关、事由、文种 发文机关 的标题,一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种” 发文机关+关于转发+原文标题+文种 发文机关 组成。但实际办文中,有省略发文机关的,也有省略重复介 词的等等。如《××市人民政府办公室转发市卫生局等部门 关于农村卫生机构改革与管理的实施意见的通知》(×政办 发〔20
  04〕26 号)。 在转发式通知中,经常会遇到转发的层次较多的情况, 这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题 内多次出现,十分累赘,让人读起来别扭,理解起来困难。 为使标题简练、流畅,方便理解,可采取以下方法处理。
  1. 省略法。 一是省略发文机关名称 二是省略介词“关 省略发文机关名称。 省略介词 省略介词“ 省略发文机关名称 于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时,且 或文种“通知 文种为通知,标题可拟为“转发+原标题”。如《转发×× 转发+原标题 转发 水利委员会关于激励创新办法的实施细则(试行)的通知》
(××办[2004]2 号)。被转发的文件文种不是通知时,还 要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称,只在 正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察 部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开 展专项检查的意见的通知》(国办发[20
  04]31 号)。
  2. 替代法。有的文件标题很长,采用省略法拟制标题 有的文件标题很长, 有的文件标题很长 仍然很长,可用发文字号作为新拟标题的事由, 仍然很长,可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文 标题。如<<转发监察部监发[2004]2 号文件的通知>>(×× 标题 监[2004]6 号),倘若不如此替代省略,拟制的标题就应是 《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行 〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法 拟制标题让人不容易一眼看出发文事由,也可用发文字号加 事由的办法来解决这一问题。 如<<××省人民政府办公厅关 于转发国办发[20
  04]38 号文件切实做好固定资产投资项 目清理工作的通知>>(×政办发[2004]41 号),既避免了 冗长,又标明了事由。
  3. 直转法。 如果上级的文件, 到本单位时已经经过了三、 四层转发,这时可以直接转发初始发文单位文件,不要间接 直接转发初始发文单位文件, 直接转发初始发文单位文件 层层转发。 层层转发。
  4. 简称法。在系统内部行文,可使用规定的规范化简 在系统内部行文, 在系统内部行文 称。 二、正文怎么写,无话可说怎么办
正文基本上有以下二种写法:一是不提具体要求的写 法。常见于党委、政府办公厅(室)转发部门的意见等,写 法上通常先表明态度, 提出转发原则要求。 一般篇幅较简短。 二是提出具体要求的写法。常见于下级机关(职能部门)转 发上级机关(职能部门)的文件。一般开头直说转发事项, 即将某某文件转发给你们,再对如何贯彻执行提出具体要 求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深 化,也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强 调,并作出适当的安排。 很多同志转发文件时时感到无话可说,总感觉上级文件 对某项工作已经有比较明确的要求、部署,按上级的要求执 行就行了,这是不对的。上级机关的文件,讲的大多是一些 原则性、规律性的东西,不可能讲得很具体。转发时可以避 虚就实,紧紧着眼本单位的实际,把原则性的东西具体化, 把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性,提出可操 性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规 章制度类的东西,自身对某方面的工作规定得比较具体详 细,操作性较强,转发时也可以化实为虚,提出学习贯彻的 原则性要求,切记不能硬提要求。为精简文件,避免层层转 发,可翻印下发的就不要转发,目前这种方式已在不少地方 被广泛采用并在实践中得到了认可。 三、引文如何引,引文不准怎么办
在正文里引文一定要先引标题,后引发文字号。在标题 上不引发文字号, 如标题上没有发文机关, 则加上发文机关。 引文是在转发类通知里面经常出错的地方,引用机关名称 时,一定要注意发文机关的级别。党委政府或其授权的办公 室联合发文或单独发文,均标注了发文机关,行文时要区分 清楚,不能张冠李戴。属党委、政府一级的,就不要引用成 办公室的,属办公室一级的,就不要统称党委、政府的。
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