人事档案的内容



人事档案的一般内容 人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件 材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保 险以及开具考研等相关证明时,都需要使用档案。 在很长的一段时间内,我国现行的档案管理制度还不会取消。档案中会涉及 很多方面的问题,诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政 策。随着社会发展保险体制的健全,档案的一些功能会相应淡化,同时一些新的 功能也将会被更多人加以认识。因此提醒大家, “人档分离”体现着社会在进步, 但并不代表着档案能够随意丢弃,一些人可以将档案交由社会公共人事部门代 管。 毕业生的人事档案由学校在其派遣后,按其就业单位,经机要局统一投寄到 毕业生工作单位所归属的人事档案管理部门, 校学生档案的管理部门是学生处学 生管理科,毕业生本人无权携带人事档案。 人事档案包含十大内容,单位应根据每个人的不同情况,及时将相关材料报 送中心档案室: ⑴履历材料 ①职工履历表②干部履历表③专业技术人员履历表④军人履历表⑤学生等 级表 ⑵自传 ⑶鉴定、考核、考察材料 ①工作鉴定②学习鉴定③出国人员鉴定表④学生毕业鉴定、 实习鉴定⑤干部 的年度考核表⑥组织正式出具的考核材料 ⑷学历和评、聘专业技术职务材料 ①高中及以上的毕业生成绩表、 等级表②报考中专以上学历报名登记表③论 文、科研成果材料④一个月以上各类专业培训学习成绩⑤聘任、解聘专业技术职 务审批表⑥职称评定审批表 ⑸政治历史审查材料 ①社会关系调查材料②入党入伍审查材料 ⑹党团材料 ①入党志愿书、 入党申请书、 转正申请书、 党员民主评议表、 入团志愿书 (90 年以后入团的需要入团申请书) 、取消预备党员资格的材料 ②加入民主党派材料 ⑺奖励材料 先进工作者、 (区级以上)劳动模范、三八红旗手、特级教师、三好学生、 战斗英雄、优秀团员、各类嘉奖登记表或审批表等 ⑻违纪材料 ①受到党政部门的纪律处分,如开除党、团籍,留党察看、记过处分等材料 ②违反法律材料,如逮捕、法办、拘留、劳改等材料③组织通报批评材料,被企 业除名材料 ⑼工资级别、任免、工作调动、穿过、退休材料 ①工资级别审批表、增资审批表②干部任免表③入伍登记表、劳动合同、流 动表、商调表、视作连续工龄缴费审定表、终止劳动合同证明书
⑽其它 ①体检表②工会会员登记表③大中专毕业生就业报到证④职工报到介绍信 ⑤有价值的学习总结、体会 注:档案材料一律用黑色和蓝黑钢笔填写,纸型均用 16K。
一、人事档案管理的内容 人事档案管理的内容可大致分为以下几个方面: 一是人事档案材料收集、补充。收集是指通过各种渠道将分散在各处的人事 档案集中起来。补充是指人事档案经过整理后形成的新材料的接收工作,是收集 的继续。收集和补充是人事档案管理的第一步,它保证了管理对象的完备,是进 行档案管理的基础。 二是人事档案材料的鉴别。 收集、 补充的档案材料往往繁杂无序, 真假混杂, 这就需要对材料进行清理、甄别和鉴定。这项工作是保证人事档案真实完整的必 要手段。 三是人事档案的整理。档案材料经过鉴别之后,就要进行分类整理,使其更 加规范化。 1980 年中央组织部门颁发了《干部档案整理办法》为档案和整理提供了依 据。整理的具体工作包括对档案进行分类、排列、技术加工、装订等。 四是人事档案的保管。这是档案管理的重要环节。保管的具体工作包括:建 立健全有关的规章制度;档案库房建设和管理;按一定规律编号存放档案,建立 检索卡片,并定期核对,及时将补充材料归人档案;保管的其他日常工作。 五是人事档案的利用。进行人事档案管理的目的,就是为企业管理提供档案 资料。为人事工作及其他有关工作提供依据。因此,档案的利用是档案管理的内 在功能之一。但是,在利用档案的过程中容易出现遗失疏漏,这就是需要建立严 密的制度。 六是人事档案的业务研究与指导。这虽然不是档案管理的具体业务内容,但 与档案管理工作密切相关。业务研究与指导包括多方面的内容,如人事档案基础 理论、一般原理和方法的研究,人事档案管理的现代化、科学化问题的研究,上 级有关部门的检查、辅导、督促等。 二、人事档案管理的原则 如上所述,人事档案管理包括许多具体的工作,如何将这些具体繁杂的工作 做好呢?这需要遵循一定的原则。人事档案管理的基本原则和要求有: 树立认真负责的思想。 人事档案管理是一项服务性很强的工作, 繁杂而重要, 管理人员应具有细心、负责的工作态度。这是档案管理要遵循的首要原则。 集中管理原则。人事档案必须集中起来由人事部门统一管理。这是因为:一 方面,集中管理便于使用,另一方面,人事档案具有一定的保密性,不宜分散管 理,因此,个人不得私自保存人事档案材料。 《干部档案工作条例》中明确规定: “严禁任何人私自保存任何人的档案材料, 对私自保存他人档案材料拒不交出或 利用私自保存的档案材料整人的,应视情节轻重,予以严肃处理。 ” 保守机密原则。人事档案中记载着各种人员的历史,现实情况,属于机密文
件,现代企业身处复杂多变的经济环境中,企业内部机密,尤其是有关人事的档 案机密更应注意保存。保守机密是企业中人事档案管理人员的基本素质要求。 高效管理原则。人事档案管理应贯彻高效率原则,建立高效、有序的管理环 境,现代科技的发展,计算机,自动化设备的广泛应用为高效管理提供了新的手 段。此外,业务研究与指导也是提高效率,贯彻高效原则的重要内容。 三、人事档案材料的收集
  1.收集工作的要求 (
  1)及时。人事档案是进行人事工作的重要依据,必须及时,全面地反映某 个人的情况, 这要求档案的收集工作必须及时、 迅速。 做到有则即收, 收则即归, 使人事档案内容时常保持完整状况和最新状态。 (
  2)保质。收集工作在保证及时的前提下,还应保证质量。首先,收集到的 材料要完整,不能缺页、缺份,不能出现破损、缺头少尾等情况;其次,材料要 有效,即手续要齐备,不能出现少章或手续不全等情况;最后,材料范围要准确 可靠,材料内容要真实,一方面,不能将非档案材料收集进来,另一方面,不能 收集那些失实的材料。 (
  3)适量。在收集材料的过程中,应注意归档需要的数量。若档案只建正本, 则只需一份即可。若分建正副本,则下列材料须收两份近期履历表、各阶段的主 要鉴定,考核材料,政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论,奖励、处分 材料,职称、学位等审批表,工资级别等级表,出国人员审查表等。
  2.收集工作的方法 企业人事档案的收集并非局限于企业内部。 我国长期以来的传统体制及现状 决定了档案材料的收集必须经过多种渠道进行。常见 (
  1)通过各级人事部门收集如下材料:个人经历材料(履历表、简历表等); 审批材料(职务任免表,职称学位审批表,工资调整审批表,离休、退休、退职 审批表等);鉴定材料(鉴定书、鉴定表等);考核材料;自传材料等。 (
  2)通过基层党组织收集人党入团材料及各种先进模范材料。 (
  3)通过具体业务部门收集业务考核成绩,技术业务方面的材料及论文著作 篇目等。 (
  4)通过民政部门收集复员军人档案材料和荣军登记表、 残废等级表等材料。 (
  5)通过学校和教育部门收集学生时期形成的档案材料,如成绩册、表现鉴 定、奖励处分、毕业分配表等。 (
  6)通过原工作单位收集过去形成的档案材料,等等。 在通过以上渠道收集材料的过程中,人事档案管理人员要发扬积极主动精 神,认真细致地做好工作。首先,要建立定期清理制度,根据情况每年一次或两 次进行档案的清理核对,了解档案缺损情况;其次,建立定期索要制度,根据情 况与有关单位定期联系,索要有关的档案材料。 四、人事档案材料的补充 补充工作是收集工作的继续,主要是指对一些新材料的接收。这里介绍两项 最常见的补充工作。
  1.履历表的补充 履历表的主要内容是反映个人的经历,大致包括五个组成部分: 一是个人基本情况。如姓名、性别、出生年月,分部状况等。二是政治历史 和社会关系情况。如历史问题、家庭成员情况等。三是本人德才情况。如奖励、 处分、职称、特长等。四是个人简历。五是其他需说明的问题和审批手续部分。
新近履历表的补充过程,主要是组织填写,审批履历表的过程,这里应该注 意以下几点: 第一,做好动员。应向填表者讲明填表的目的和意义,并解释有关项目,指 导填表者认真填写。 第二,明确填表人责任。原则上履历表由本人填写,若因故不能填写,请人 代填后必须经本人核对并盖章。 第三,做好审核工作。个人将履历表填好后,要交有关部门审核。审核中应 坚持实事求是,严格把关。审核合格后,及时归档,完成对新近履历表的补充。
  2.鉴定表的补充 鉴定表的主要内容是对职工的优缺点进行全面的或针对某一方面的评价, 一 般包括自我鉴定和组织鉴定两部分。鉴定表的填写大致分三个步骤进行。 第一步: 个人总结, 自我鉴定。 此前应对被鉴定者做好动员, 明确有关规定、 方法和要求,使其提高认识,实事求是地写出自我鉴定。 第二步:小组评议,组织鉴定。小组成员间进行民主评议,作出组织鉴定, 该鉴定应与本人见面。 第三步:上级审批,签署意见。上级部门对个人鉴定和下级组织鉴定表示意 见,作出补充。因为新近鉴定表要补充到档案中,所以在填写时要符合归档的要 求,具体应做到: ??观点材料要完整统一。 缺乏材料说明, 观点便没有说服力; 而没有观点, 则材料间缺乏内在联系,这些问题应注意避免。 ??语言要准确,文字要简洁,评价要适当,切忌空洞、哕嗦。 ??字迹要清楚、整洁。一律使用钢笔和毛笔填写,不得马虎潦草。 五、人事档案的保管制度 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。 其基本内容大致包括 五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
  1.材料归档制度 新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是: 首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。 其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的要求。 再次,在目录上补登材料名称及有关内容。 最后,将新材料放人档案。
  2.检查核对制度 检查与核对是保证人事档案完整、 安全的重要手段。 检查的内容是多方面的, 既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事 档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。检 查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: ??突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。 ??对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 ??发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
  3.转递制度 转递制度是关于档案转移投递的制度。 档案的转递一般是由工作调动等原因 引起的,转递的大致程序是:取出应转走的档案;在档案底账上注销;填写《转 递人事档案材料的通知单》 ;按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则, 一般通过机要交通转递, 不能交本人自带。 另外,
收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
  4.保卫保密制度 具体要点如下: 对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物 品。 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严 禁吸烟。离开时关灯
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