简单易学的商务英文信格式及注意事项



商业信函的结构一般由信头、日期、封内地址、指明收信人、称呼、事由、信文 结尾敬词、 签名、 打字员姓名缩写、 附件、 抄送组成。 格式分为齐头式(Block Style)、 改良齐头式(Modified Block Style) 简化式(Simplified Style) 缩进式(Indented Style)以及 Punctuation Styles 下面就齐头式结合具体的例子来讲解商业信函写 作的格式及注意事项。
Emperor Entertainment Group(公司名称) 28/F., Emperor Group Centre, 288 Hennessy Road, Wanchai, Hong Kong 999077 Tel :( 8
  52) 2835 6688 Fax: (8
  52) 2331 3575 enquiry@eegmusic.com (信头与日期之间要空一行) April 21, 2011 (日期与信内地址之间空一行) HATS-R-US 800 Waverly Avenue Chicago, Illinois 60601 USA (空一行) Dear Ms. Jones, (空一行) We are interested to buy 1000 hats and should be obliged if you would give us the prices and styles of hats you have available for sale at your earliest convenience. (正 文部分不需要空两格,但是要和日期对齐) (段落与段落之间要空一行) We prefer 4 different colors in the same style, (逗号后面要空一个空格) with the Hong Kong Music Festival logo embroidered on the hats. (句号后面要空两个空格, 便于读者阅读) It would be appreciated if you would quote us the lowest price for a bulk purchase of hats, and inform the earliest date you have hats finished and can ship. As the Festival will be held in August, and we should like to know whether you can supply your price list and details of your offer by and before July
  31. We look forward to hearing from you by return. Yours faithfully (在结尾敬词与签名之间要空两行,便于留有足够的空间手写签名) Helen Jiang, Chief Volunteer Coordinator(写信者的职位) Purchase Department(写信者所在部门) EM:mef(打字员姓名缩写)
批注 [U1]: 这一部分就是信头,即 Letterhead 信头写的是寄信人的相 关信息,注意与信内地址相区分。信 头要居中。 信头的写作顺序一般是 公司名称、地址邮编、联系方式(电 话、传真、邮箱) 其中,电话和邮 箱地址是必须要有的。 批注 [U2]: 日期。 且日期靠最左边。 不需要空格。 日期的月份不要用缩 写形式,用全拼。 批注 [U3]: 信内地址。信内地址与日 期对齐,靠最左边。信内地址写作顺 序一般是收件人姓名、所在部门、公 司名字、公司地址、邮编。收件人姓 名及部门一般可省略。 信内地址不用 写联系方式。 批注 [U4]: 这部分是称呼。
  1.知道对 方姓名的尽量使用对方的姓, 而不是 简略的用一句 Dear Sirs 来带过。
  2. 千万不要搞错对方的性别。 先生就用 MR. 小姐就用 MISS, 已婚妇女用 MRS 不知道女性是否已婚最保险的 就用 MS。但是记得在 MS/MR/MISS 后面要加实心的句号,即英文句号。
  3. 在 Dear Ms. Jones 后面可用逗号也可 用冒号,无固定要求。 批注 [U5]: 这个叫结尾敬词 批注 [U6]: 签名部分。 这是打印的
名字, 在信打印出来后要在结尾敬语 与打印的名字之间加上手写的签名。 如果使用英文名, 要记得在后面加上 姓。使用齐头式写信,签名注意要与 日期对齐。
Enc. The introduction of International Music Festival(附件) CC:Ms. Laura Shultz Mr. Andrew Farmer
批注 [U7]: 抄送部分。
其他注意事项:
  1. 在写商务信件的时候尽量简单明了,最好不要出现 I hope 这样的句子。这个 句子是代表可能发生,也可能不发生,有点祈祷的意味在里面。
  2. 以数字作为句子开头时要全拼
  3. 1?9 以内的数字要全拼
  4. 日期要用
  1、
  2、3 而不要用 1st,2nd,3rd.
  5. 句子中出现的数字形式要统一。不要一下是用阿拉伯数字表示,一下又是用 英文表示。
  6. 10 以内的数字可以着重突出
  7. 中国人喜欢说“The customer is God”但是外国人不喜欢这一说法,更地道的 说法可以用 “The customer is always right”
  8. 美元的表示方法是$20 人民币的表示方法是 200 RMB
  9. 大的数字之间要加上逗号隔开。例如:1,000 13,000
  10. ?Receive?比?get?要正式。尽量用前者
  11. 尽量不要用?And?第一句是错的,修改后可以用后三句 All of the hats are adjustable. And there are seven…(Ⅹ) All of the hats are adjustable, and there are seven…(Ⅴ) All of the hats are adjustable. There are seven…(Ⅴ) All of the hats are adjustable. Also, there are…(Ⅴ)
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