嘉兴学院印章使用管理规定



嘉兴学院印章使用管理规定
嘉院办〔20
  06〕2 号
第一章


第一条 为进一步规范学校各类印章的使用和管理,特制 定本规定。 第二条 本规定主要适用于介绍信、协议书、合同书、意 向书、证件、证书、学历证明、申请、报表及学校对外行文等 用印。 第三条 印章的使用和管理必须严格照章办事。凡是不符 合本规定的,印章管理人员应坚持原则拒绝用印。
第二章 第四条 学校公章
印章的种类
学校公章代表本校的法定名称, 代表本校的权力、 凭信和 职责。我校公章名称为“嘉兴学院” 。用于以学校名义上报、 平送的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、 合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果 申报书、计划任务书、职称申报表、录取通知书、学历证明、 出国审批表等。 第五条 学校钢印
用于工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、 职称资格证书、荣誉证书、退休证等证件的照片压印。 第六条 学校下属各级机关和事业单位公章 学校所属各级机关职能部门、各学院、直属单位的公章, 不具有法人资格,没有法律效力,只能在一定范围内使用。 第七条 专用印章 专用印章包括 “嘉兴学院财务专用章” 、 “嘉兴学院科技合 同专用章”“嘉兴学院基本建设专用章”等,专用印章不能代 、 表整个机构权力, 只能用于印章上刊明的使用范围, 超过这个 范围不具有法律效力。 第八条 校领导名章 校领导名章在一定范围具有规定的效力。 校长的法人名章 具有法人效力。 主要用于毕业证书、学位证书、聘书、法人 委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报书、技术职务任 职资格审批表等。
第三章 用印批准权限 第九条 使用“嘉兴学院”印章必须根据用印件的内容由 学校主管领导或校办公室主任批准。 第十条 使用校领导名章,须经本人或本人委托的其他校 领导审阅印件内容和签名批准,方可用章。
第十一条 使用“校长办公室”印章,须经办公室主任批 准,一般行政事务性事项,可由校办专门人员处理。 第十二条 根据校领导授权,有关职能部门负责人在主管 的日常业务范围内可签发用印。
第四章 用印规定 第十三条 校级公章使用必须严格控制。凡能使用本职能 部门印章的,不用学校印章。 第十四条 各单位外出公务活动需由学校出具介绍信的, 须执本部门 (单位) 校内介绍信, 到学校换取学校对外介绍信。 校内介绍信需写明公务活动事由, 印章管理人员严格审核后方 可出具学校介绍信。 第十五条 严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证 书上用章,因特殊情况需要的,须经主管校领导同意。 第十六条 凡属于部门日常性工作的印件如报表、上报材 料等, 由主管部门负责人审核并在用印单上签名, 经主管校领 导核准后,方可用印。 第十七条 凡属于对外经济、技术合作等事项及房地产、 奖惩、职务职称等事项的印件,先由主管部门负责人审核,再 由主管校领导审定签名后,方可用印。 第十八条 工作证、学生证及毕业证书等证件加盖印章,
须持部门、各学院、直属单位加盖公章的用印单(毕业证书集 中办理须附名单) ,经核对无误后,方可用印。 第十九条 申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申 请等用印, 由校科技处审核并报主管校领导批准, 并由科技处 指定专人承办,方可用印。 第二十条 凡申请使用已报废并存档的旧印章,须由本单 位报请主管校领导同意后,与学校档案室接洽用章。 第二十一条 统计报表用印 (一) 上报常规性行政业务统计报表, 填报人核实签发后, 由主管部门负责人核准, 持部门领导签发的用印单, 方可用印。 (二) 综合统计报表和非常规性报表, 除主管部门负责人 核准外,须呈报主管校领导审定后,方可用印。 第二十二条 凡有下列情况之一的,印鉴管理人员可拒绝 用印。 (一)上报及下发的印件内容有误或批准权限不当; (二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件; (三)未经主管部门领导审核及校领导签发批准的印件; (四)非本校教职员工或与本校工作、业务无关的印件。 第二十三条 印章管理人员用章时,应当审阅、了解用印 内容, 同时还要检查留存材料是否齐全。 用印后一般需要保存 的材料有:
(一)一般信件要保留领导人签批的草稿。 (二)协议书、合同书应保留一份文本。 (三)各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、 名册及证书的样本,并逐一核实。 (四)没有留存材料的,要详细记载用印情况。 第二十四条 每次用印都应进行登记,登记的项目包括: 用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、用印人、用印数以 及留存材料等项。 第五章 印章的安全与管理 第二十五条 印章必须指定原则性强的专人保管,不得遗 失。 第二十六条 印章管理人员要坚持原则,自觉遵守保密规 定,严守秘密,严格照章办事。 第二十七条 盖印位置要恰当,印迹要端正、清晰;印章 名称要与印件落款一致;代用印章要注明“代章” ;不漏盖、 不多盖。钢印的使用范围只能用于证书、证件。
第六章 印章的刻制与注销 第二十八条 全校各部门印章的刻制、注销均由学校办公 室管理。 各部门刻制公章, 须凭部门刻制公章的申请到学校办 公室办理刻制手续。 各部门注销的印章均应及时交回校办办理
注销手续,并将注销印章交学校档案室归档。 第二十九条 各部门均应自觉遵守上级及学校有关印章管 理规定, 任何单位和个人未经学校批准, 不得利用其它渠道非 法刻制部门印章。 第三十条 印章管理人员未能按用印管理规定用印的要予 以批评教育, 导致学校损失和产生不良影响或后果的予以行政 处分。
嘉兴学院办公室 二○○六年一月十三日
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