会议承办代理合同(范文)



会议承办代理合同(范文) 甲方: 乙方:
经友好协商,甲乙双方就乙方承办/代理甲方之会议事宜达成如下协议,双方共同 遵守执行。 一、甲方主办的 会议全部交由乙方承办。会议地点是 会议时间年月日至年月日。主会场是 二、乙方提供如下会议服务:
  1、礼仪及接待
  2、会议交通
  3、会场布置
  4、会议餐饮安排
  5、会议秩序维持
  6、会议秘书服务
  7、会议代表住宿安排
  8、会务考察安排及夜间娱乐支持
  9、返程票务服务及站场接送
  10、财务协助。 ■各项服务分叙如下:
  1、礼仪及接待 乙方提供名礼仪小姐,汽车站、火车站、机场分别安排名礼仪,设立标识(甲方提供 企业或行业标识,乙方制作),引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店 大堂设立专用接待台(乙方负责设立), 乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签 到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项,编制会议名录。 礼仪工作时间为月日时至月日时,下榻酒店接待人员工作时间为 月日时至月日时,乙方提供一条接待热线电话,热线电话开通 □ 国内长途 □国际长途,费用按酒店商务电话收费,记入甲方会议支出??除非甲方工作人员 许可,乙方人员不得使用热线电话。
  2、会议名录制作要求为: 开本,色印刷,内文纸张为纸,封面为 ,制作份,单价 为,交货时间为月日前。 会议名录资料要求在月日前以格式上传给网站。
  3、会议发言材料制作: 开本,色印刷,内文纸张为纸,封面为 ,制作份,单价 为,交货时间为月日前。 ■会议交通
  1、站场接送 根据实际需要,乙方必须于月日时至月日时安排 辆 座空调巴士,7 座 面包车辆,5 座轿车辆至机场(汽车站、火车站)。按照先到集合,统一运输 的方式,安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算,其结算标准见下 表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶,甲方按照大巴元、面包车元、轿车 元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出,并在行驶单上签字。
送站场费用同上述约定。双方应在月日前,确认需要送站场的名单。甲方应该本协议
签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付),甲方确认: 下列人员由会务组承担送站场费用,除此之外,均由个人承担。 或者:甲方确认,所有与会人员的送站场费用由会务组承担;或者全部与会人员的送站场费 用均由个人承担。 甲方确认: 需要会议期间提前送离的人员有, 具体时间是月日时, 乘用车标准为 座车。
  2、会务交通 乙方必须于月日时至月日时安排辆座空调巴士, 座面包车辆, 7 5 座轿车辆至酒店,用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集 合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程,选择)。 于月日时至月日时安排辆座空调巴士,7 座面包车辆,5 座轿 车辆至酒店,用于接送会务人员至 晚会/宴会现场(地点为: )。用车行程为(往返/单程,选择)。 乙方于月日时至 月日时提供吨货车辆,负责运输会议材 料,行程为至。包括装卸,费用合计为元。 ■会场布置 乙方应在\\_\\_月\\_\\_日前预订会场,并于\\_\\_月\\_\\_日\\_\\_点前按甲方要求完 成布置:
  1、主席台 要求鲜花盆,色地毯,绒布主持台,主席台设席位,背景为 材料,投影帘要求( ×),投影仪要求流明,配备激光指示笔(或 者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水),一侧放置 饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机),主席台配备电工一名,会务服务小姐一名。双方确 认:投影仪为(甲方自带,乙方提供甲方租赁,第三方提供),当甲方自带时,乙方仅有义务 提供技术支持,不负责保证仪器正常工作;双方确认,投影仪租赁价格为元/天,茶水提 供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
  2、会场布置 乙方必须于\\_\\_月\\_\\_日\\_\\_点前完成会场布置??U 型、课堂式、围桌型、剧院式 等供选择,安排席位不少于个,其中前排布置需要,各排间距不得小于 厘米;在会场安排固定摄影点个,需要提供饮水机台,提供小型会晤室个,会 晤室摆设桌椅不得少于套。会场悬挂横幅条,内容为 。会场内/外提供资料/样品展示台个。双方确 认:展示台为全新制作/租赁,规格××,单价为元/个。饮水机由乙方免 费提供,饮用水由甲方提供(乙方可代办)。
  3、氛围支持 乙方应在\\_\\_月\\_\\_日\\_\\_点前完成个气球条幅悬挂,条幅内容为 ()规格是 米×米,拱形气模个,规格是×, 会场内/外摆放花篮个。 同时在\\_\\_月\\_\\_日××报纸预订××版面发布相 关信息(内容甲方提供)。 会场布置与氛围支持费用总计为:元。
  4、同声翻译系统 乙方必须于\\_\\_月\\_\\_日\\_\\_前调试好同声翻译系统,提供声道翻译(语种为 ), \\_\\_月\\_\\_日\\_\\_前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员,并告诉口译员发言 者国别与大致语言习惯。 乙方提供的口译人员必须在\\_\\_月\\_\\_日\\_\\_前熟悉所需翻译的专业领域, 作同声翻译时,错误率不得超过
  2%。甲方发言者语速不得超过节字/分钟。 同声翻译支持费用总计为:元。 ■餐饮安排
双方确认,会议期间与会人员就餐地点为酒店餐厅及 餐厅。其中中餐就餐人数不少于人次,西餐就餐人数不少于人次,穆斯 林餐不少于人次。早餐餐标为元/人,正餐(中餐及晚餐)餐标为元/人,宴会餐餐标 为元/人,早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐 饮不含酒水(或者含酒水),时间是月日餐至月日餐止,其中月日 餐为宴会餐。会议人员凭证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐), 正餐为围桌式(或者自助餐)团餐,具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。 商务考察旅程用餐另计。 ■宴会餐/商务酒会要求 时间:月日时至月日时 规模: 内容: (
  1)自助餐/围桌宴会 (
  2)演讲系统 (
  3)娱乐节目 (
  4)服务/交通 餐饮费用总计为:元。 ■其它服务安排 ■会议秩序维持 为便于保密及会议正常举行, 双方确认月日至月日会议室设立 位工作人员,工作人员由甲方/乙方负责指定/委派,主要职责是核查进入会场人员身份。进 入会场人员一律凭证件进入。此项服务费用元/免费。 ■会议秘书服务 双方确认,会议期间乙方为甲方提供如下如数服务: (
  1)速记员名,工作时间为。 (
  2)翻译员名,工作时间为。其中英文名,日文名,德文 名。 (
  3)会务勤杂人员名,工作时间为。 (
  4)保健医生名,工作时间为。 (
  5)摄影师名,工作时间为 。录制媒介为,规格为,后期编辑由乙方/ 甲方完成。 (
  6)旅行顾问名,工作时间为。 (
  7)签约司仪(礼仪) 名,工作时间为。 (
  8)其他??指示牌制作,块,内容,放置地点。 以上会议秘书服务费用共计元。 ■会务考察安排及夜间娱乐安排
  1、会务考察 双方确认,会议期间甲方与会人员进行商务考察,线路及行程如下: 线路 1 D
  1: D
  2: 人数:人
线路 2 D
  1: D
  2: 人数: 总人数为:人 车辆要求: 乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同 费用:
  2、夜间娱乐安排 双方确认,会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话,乙方将负责代理安排。此部分 费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。 具体方案见附件 。 ■返程票务服务及站场接送 双方确认,甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代 理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处,时间为月日时至月日时):
  1、机票 明折明扣,不收取服务费,免费送票至下榻酒店;
  2、火车票 票面价格,每位收取 40 元服务费,免费送票至下榻酒店;
  3、高速巴士 票面价格,免服务费,免费送票至下榻酒店;
  4、船票 票面价格,免服务费,免费送票至下榻酒店; 乙方提供站场欢送服务:(时间月日时至 月日时) ■住宿安排 双方确认,甲方预订客房数共计间,其中饭店级标准间间 (元/间),商务套间间( 元/间),行政套间间( 元/间); 饭店级标准间间(元/间),商务套间间(元/间),行政套间间 (元/间)。 基于与会人数有一定的机动性,双方约定乙方预留间客房至月日时,其中标间 间,套房间。截至月日时甲方实际用房如果低于预订,则按预订客房数量结 算,超过的按实际结算(在预订总量的
  10%范围内),乙方承诺超过部分按预订价格计算。 月日时以后按实际用房计算。 所有用房时间为月日至月日时。超过 月日时,如果甲方人员需要 继续使用客房,可提前通知乙方,乙方可以与酒店交涉,尽量(但不保证)按协议价格结算。 双方确认,乙方必须在月日时前获得酒店预定房间钥匙牌,按甲方指定名录登记分 派房间,同时完成入住登记。
■财务咨询
■财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用) 双方确认,甲方与会人员签到时,乙方提供名财务人员协助甲方收取会务费用,提供验钞 设备,并协助甲方人员统计核实相关应收费用。 ■其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息, 制作回执表单, 供甲方相关人员下载填制, 同时指派固定人员统计回执信息,定期向甲方报告。此项服务免费提供。 三、双方确认,以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付 预订金之日起协议立即生效。 甲方于协议生效后个工作日内支付人民币元作为预订 金。 ■变更及核算原则
  1、甲方确认 除非发生以下几种情况,否则甲方不存在撤销或变更本协议理由??如果撤销 或变更,乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失: ◇ 战争或政治事件; ◇ 甲方进入破产程序; ◇ 甲方实体进入重组变更程序; ◇ 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
  2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前天抵达乙方,乙 方接到甲方通知后应在个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认, 甲方在接到 乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致,双方间的协议除会议日期外, 其余不作变更。
  3、乙方服务的变更 除非发生如下情形,否则乙方无权变更服务?? ◇ 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事 件,同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求; ◇ 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病); ◇ 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所) 如果不是由于上述原因,乙方要求变更服务,将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。 出现本条款所列事项时,乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方,并在甲方收到通知后 作出变更预案供甲方选择??乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。 基于友好合作的精神,所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定: ◇甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式
 

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