湖南省组织机构代码中心对电子档案工作的要求及技术规范讲解



组织机构代码电子档案 技术规范及工作相关要求
湖南省组织机构代码管理中心 二OO九年七月 OO九年七月
一、采 集

  1、扫描范围
(一)扫描 (二)标引 (三)著录

  2、扫描色彩模式
  3、图像质量要求
一、采集? 一、采集?扫描

  1、扫描范围--申请登记
??申领组织机构代码证基本信息登记表; ??组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、 事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登 记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件; ??法定代表人、负责人身份证件 ??经办人身份证件; ??代码申请表校对表(可选项)。 分支机构办理组织机构代码申请登记时,还应扫描其隶属机构的组织 机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时,还应扫描外 商投资企业批准证书。
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--年度验证登记
??申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表; ??组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执 照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团 体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件(机 关单位批准设立文件如与前一份档案中的批准设立文件相同,则 无须扫描); ??法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代表 人、负责人身份证件相同时除外); ??经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时 除外)
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--迁出组织机构代码业务
??迁址证明(要求填写申领表的代码管理机构还须扫描申 领表); ??组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营 业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文 件、社会团体法人登记证书及其他机构批准设立或核准登 记的文件; ??经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相 同时除外)。
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--迁入组织机构代码业务
??申领组织机构代码证基本信息登记表; ??组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业 执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、 社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记 的文件; ??法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件; ??迁址证明。
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--除迁址外的变更业务
??申领组织机构代码证基本信息登记表; ??变更后的组织机构批准成立文件,包括企业法人营业执照 或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文 件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登 记的文件; ??有关部门核准变更的文件或证明(可选项); ??法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代 表人、负责人身份证件相同时除外); ??经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同 时除外); ??代码申请表校对表(可选项)。
(条件不允许,可扫描复印件)
组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人发生 变更时,宜扫描有关部门核准组织机构名称和机关单位 法定代表人、负责人变更的文件或证明;非组织机构批 准成立文件上的登记信息发生变更,但这些信息变更需 经有关部门核定时,还应扫描有关部门核准变更的文件 或证明。

  1、扫描范围--补证登记
??申领组织机构代码证基本信息登记表; ??组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业 单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证 书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件(与前一份档案中的组 织机构批准成立文件相同时除外); ??法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代表人、负责 人身份证件相同时除外); ??经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外); ??单位证明; ??组织机构代码证书遗失作废公告(因代码证损毁而补领的除外); ??代码申请表校对表(可选项)。
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--注销登记
??组织机构代码注销申报表(代码管理机构根据与工商等组织 机构注册、登记管理部门核对的结果,自行注销组织机构代码 的除外); ??有关部门核准的注销文件或证明;例图 ??经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同或 代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对 的结果,自行注销组织机构代码的除外)。
(条件不允许,可扫描复印件)

  1、扫描范围--预赋组织机构代码
??组织机构代码预赋码通知单; ??对外贸易经济部门的核准登记文件; ??工商行政管理部门相关核准文件(可选项); ??经办人身份证件。
(条件不允许,可扫描复印件)
多种登记同时发生时,应扫描各种登记中要求扫描的 所有文件。如补证与地址变更同时发生,不仅要扫描申领 表、变更后的组织机构批准成立文件、经办人身份证件 (与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外),还要 扫描单位证明、组织机构代码证书遗失作废公告。办证人 员还应扫描除以上所列文件外、与代码登记有关的文件。
一、采 集

  1、扫描范围
(一)扫描 (二)标引 (三)著录

  2、扫描色彩模式
  3、图像质量要求
一、采集? 一、采集?扫描

  2、扫描色彩模式--彩色、灰度、黑白二值
扫描原件时,采用彩色模式; 例图 扫描复印件时,可采用彩色、灰度或黑白二值扫描 色彩模式。清晰度差的复印件应采用灰度或彩色扫 描色彩模式。
彩色模式
灰度模式
一、采集??扫描 一、采集??扫描

  3、图像质量要求:
存储格式: Tif; 压缩格式: 黑白二值页面:ccitt group4(2d)fax; 灰度页面:JPEG; 彩色页面:JPEG;
清晰:图像正文在原始大小或比原始大小的情况下要 清晰,要能被识认,不能过黑,也不能过浅; 完整:电子档案图像不仅包括有效区域部分,还应包含页 眉、页脚等部分;例图 齐全:每份电子档案都包含规范
  4.
  1.1中要求扫描的文件;例图 端正:图像在视窗里保持端正,不能倾斜,更不能扭曲;
单扫:每份文件扫描后是一张图像,不能将两份或两份以上文 件扫描在同一张图像中,更不能将不同机构的文件扫描 在同一张图像中。但身份证正反面应扫描在同一张图像 中;例图 黑边、灰边宽度:图像四周不能有宽于
  0.5厘米的黑边或灰边; 居中:扫描的页面内容居中显示;
一、采 集
(一)扫描 (二)标引 (三)著录
代 号
1
档案 类别
申领 表
档案标识
申领表
档 案
申领组织机构代码证基本信息登记表、 申领组织机构代码证基本信息登记表、组织机构代码 注销申报表、组织机构代码预赋码通知单。 注销申报表、组织机构代码预赋码通知单。 企业法人营业执照、营业执照、个人独资企业营业执 企业法人营业执照、营业执照、 合伙企业营业执照、外国(地区) 照、合伙企业营业执照、外国(地区)企业常驻代表 机构登记证、外商投资企业批准证书、 机构登记证、外商投资企业批准证书、工商行政管理 部门核准企业开业、变更、注销的文件或证明。 部门核准企业开业、变更、注销的文件或证明。
企业批准 文件
2
批准 文件
事业单位法人登记证书;县级以上(含县级) 事业单位法人登记证书;县级以上(含县级)各级政 党委批准事业单位设立的文件;县级以上( 事业单位批 府、党委批准事业单位设立的文件;县级以上(含县 各级政府、 准文件 级)各级政府、党委或机构编制部门核准事业单位变 注销的文件或证明。 更、注销的文件或证明。 社会团体法人登记证书;社会团体分支(代表) 社会团体法人登记证书;社会团体分支(代表)机构 登记证书;工会法人资格证书; 社会团体批 登记证书;工会法人资格证书;中央机构编制部门核 准其直接管理的21个群众团体设立、变更、 21个群众团体设立 准文件 准其直接管理的21个群众团体设立、变更、注销的文 民政部门核准社会团体变更、 件;民政部门核准社会团体变更、注销的文件或证明
代 号
档案 类别
档案标识
档 案
国务院、国务院办公厅、中央编办核准机关单位设立、 国务院、国务院办公厅、中央编办核准机关单位设立、 机关批准文 变更、注销的文件;县级以上(含县级)政府、政府 变更、注销的文件;县级以上(含县级)政府、 办公厅、编办核准机关单位设立、变更、注销的文件; 件 办公厅、编办核准机关单位设立、变更、注销的文件; 机关法定代表人或负责人任命文件。 机关法定代表人或负责人任命文件。 2 批准 文件 民办非企业单位登记证书、基金会法人登记证书、 民办非企业单位登记证书、基金会法人登记证书、宗 教活动场所登记证、 教活动场所登记证、外国律师事务所驻华代表处执业 许可证、外国驻华新闻机构证、 个体工商户营业执照、 其他机构批 许可证、外国驻华新闻机构证、 个体工商户营业执照、 农民专业合作社法人营业执照、村委会、 准文件 农民专业合作社法人营业执照、村委会、居委会的批 准成立文件、其他未列明机构的批准成立文件、 准成立文件、其他未列明机构的批准成立文件、有关 部门核准其他机构变更、注销的文件或证明。 部门核准其他机构变更、注销的文件或证明。
代 号
档案 档案标识 类别
法定代表 人身份证 件
档 案
一般公民的居民身份证;军人的军官证、士兵证( 一般公民的居民身份证;军人的军官证、士兵证(或 身份证);港澳人士的港澳通行证; );港澳人士的港澳通行证 身份证);港澳人士的港澳通行证;台湾人士的台胞 外籍人士的护照; 证;外籍人士的护照;公安部门出具的关于法定代表 人的身份证明(证明上须有姓名、性别、住址、身份 人的身份证明(证明上须有姓名、性别、住址、 证号、照片等信息)。 证号、照片等信息)。 一般公民的居民身份证;军人的军官证、士兵证( 一般公民的居民身份证;军人的军官证、士兵证(或 身份证);港澳人士的港澳通行证;台湾人士的台胞 身份证);港澳人士的港澳通行证; );港澳人士的港澳通行证 外籍人士的护照; 证;外籍人士的护照;公安部门出具的关于经办人的 身份证明(证明上须有姓名、性别、住址、身份证号、 身份证明(证明上须有姓名、性别、住址、身份证号、 照片等信息)。 照片等信息)。 迁址证明 单位证明 组织机构代码证书遗失作废公告
3
身份 证件 经办人身 份证件
4
其他 文件
其他文件
代码管理机构自行注销组织机构代码的说明 组织机构授权经办人办理登记的证明 组织机构代码证书 代码申请表校对表
一、采 集
(一)扫描 (二)标引 (三)著录
一、采集??著录 一、采集??著录
必填的著录项包括以下:
  1、机构代码:申请代码登记的组织机构的组织机构代码;
  2、机构名称:组织机构的全称,必须与批准文件及申领表上名 称一致;
  3、建档日期:组织机构代码登记发生的日期,一般为办证人员 录入组织机构代码登记信息的日期。 赋值规则:“YYYY-MM-DD”,例:2006-01-06 例图

  4、录档日期:档案扫描日期,赋值规则:“YYYY-MM-DD”。 例:2006-01-
  06,必须大于等于建档日期;
  5、是否公开:组织机构代码登记信息及电子档案能否对外公开;
例图

  6、档案分类:即不同登记形成的每份电子档案的类别 。例图
电子档 案类型
申请 年度验证
相应登记的含义
赋予组织机构代码, 赋予组织机构代码,颁发代码 证书 验证组织机构登记信息的有效 性、完整性等 因组织机构的机构批准部门变 化而将其代码迁出原代码管理 机构 因组织机构的机构批准部门变 化而将其代码迁入新代码
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