合同管理办法



合同管理办法
第一章 总则
第一条 为加强合同管理,维护集团的合法权益,根据《中华人民共和国合 同法》及其它有关法律、法规规定,结合集团的实际情况,制订本办法。 第二条 本办法所称的“合同”是指集团或集团全资、控股和参股的房地产 开发公司( “项目公司” )相互之间或与其他自然人、法人、其他组织之间设立、 变更、终止权利义务关系的协议,包括合同书、协议书、意向书、备忘录、书面 承诺等。 控股公司签订合同适用本办法, 参股公司经其董事会讨 第三条 集团全资、 论通过后适用。 第四条 集团的所有合同都应当进行会签,本办法另有规定的除外。 第五条 合同的签订应采用书面形式(暂不包括电报、电传、传真,电子数 据交换和电子邮件) ,但标的额在 5000 元以下并可及时清结的合同除外。 第六条 标的额在 10 万元以下的合同(包括设计、采购、施工、广告、销 售、物业等类)的签订,均应先采用议标形式,经办部门须先确定合格的方案或 规格要求,并提供货比三家的报价资料;标的额在 10 万元以上的合同,应进行 招标或议标,具体程序见集团招投标管理制度。集中招标项目分批合同审批根据 招投标制度执行。 )对集团及下属各项目公司的 第七条 集团董事会办公室(以下称“董办” 合同管理工作实施统一制度建设、人员培训、监督考核等常规管理。
第二章 合同的签订
第一节 合同范本的起草及批准 ) 第八条 合同应采用集团统一制作的规范文本(以下称“合同范本”。各类 合同范本由董办法律专员(以下称“法律专员” )统一制作,具体步骤为:
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  1、由法律专员指定经办部门在一定期限内提供合同范本初稿及基础材料、 经办部门的意见或建议等;
  2、由法律专员草拟该类合同的范本草案后送回经办部门;
  3、经办部门针对范本草案的专业条款及可操作性提出具体的修改意见后再 提交法律专员;
  4、法律专员征求相关部门意见后研究、修改、定稿,提交集团相关职能部 门、分管副总经理和总经理、董事长会签后下发。 第九条 经办部门在办理合同会签时, 如发现现行合同范本与实际情况相脱 节或内容需要补充、修改的,应及时书面告知法律专员并说明情况,法律专员应 立即对该合同范本进行审查、修改。 法律专员应定期(每年第四季度)和不定期对合同范本进行审查,并根据新 的法律、法规、政策进行修订和调整。 上述对合同范本的修改应按照本办法第八条第 4 项进行会签、下发。
第二节 合同会签前的准备 经办部门应了解对方当事人的有关情况及待签合同的 第十条 合同会签前, 背景,并积极就合同权利、义务与对方当事人进行谈判、协商。 。经 第十一条 经办部门负责制作合同会签稿(包括:合同文本及附件等) 办部门起草或填写合同,应保证合同条款的真实性、全面性、准确性,并如实填 写《合同会签审批表》(附后)。 如使用集团下发的合同范本, 经办部门根据与对方当事人协商谈判的结果对 合同范本的空白格进行填写。合同范本中没有规定的,应作为双方的其它约定条 款填写到合同范本中的“其它约定事项”一栏。合同范本中的空白格无须填写的 必须用斜线划实或注明“此处空白” ,或注明“无” ,合同提交会签时不能留有空 白格(签订时间、地点、签名除外) 。 如使用集团下发的合同范本, 但经办部门在制作合同会签稿时需对合同范本 进行部分修改的,修改的条款应使用加粗的黑体文字并标注下划线,以示与合同 范本相应条款的区别,并在《合同会签审批表》中注明。
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如集团已下发相关合同范本,但政府部门规定必须套用国家规范文本,或者 对方当事人要求采用其提供的文本且我方只能接受时,经办部门须在《合同会签 审批表》中注明。 如集团无相关合同范本时,经办部门可根据实际需要起草合同文本。 合同应注明页码、章、节、条、款等,无正文的页面要注明“合同签章页, 本页无正文”字样。应尽量避免使用空白签章页。 经办部门制作的合同会签稿及《合同会签审批表》有内容遗漏或表述不清, 或遗漏相关资料、附件的,会签人员有权拒收。
第三节 合同的会签 一、 合同会签规则 本办法会签所涉及的合同包括项目公司经办的合同和集团职能
第十二条
部门经办的合同。 项目公司经办的合同包括只需项目公司层面会签的合同和经项目公司层面 会签后报集团层面会签的合同 (是否报集团层面会签按照本办法第十九条确定) 。 集团职能部门经办的合同 (包括集团职能部门办理的以项目公司名义签订的 合同)由集团层面会签。 《合同会签审批表》 应递交项目公 第十三条 经办部门制作的合同会签稿及 司行政人事部、集团总经理办公室(以下称“集团总经办” )合同送签员(以下 称“送签员”,由送签员负责按照本办法第十九条规定的程序送会签。对于经项 ) 目公司层面会签后报集团层面会签的合同,项目公司层面会签完毕,由项目公司 送签员将合同会签稿及《合同会签审批表》原件递交集团送签员进行集团层面的 会签,紧急情况下或项目公司与集团交通不便的,可通过传真形式递送,以传真 件作为会签依据。 第十四条 送签员收文后,须将合同会签稿及《合同会签审批表》一起装订 后加盖合同会签骑缝章,并如实填写《文件会签时间表》 ,会签人员应在《文件 会签时间表》 (附后)上签字确认其会签的起止时间。 项目公司行政人事部负责人或集团总经办负责人需在《合同会签审批表》上 签署拟办意见,根据本办法的有关规定,明确合同的会签部门、分管副总经理及
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最终审批人。 第十五条 会签人员在《合同会签审批表》上出具会签意见,应做到字迹清 楚,观点明确,语句不得存有歧义。会签人员必须写明具体意见并签名,不能只 签名不提具体意见。会签人员如需直接在合同会签稿上修改,应在《合同会签审 批表》上注明其修改的页码,修改时尽量使用与其他会签人员不同颜色的笔,并 在修改处签名确认。 会签人员会签完毕后,应及时将合同会签稿及《合同会签审批表》送回送签 员,由送签员交下一部门会签。 第十六条 会签人如出差、请假等,送签员可电话征求其意见并记录于《合 同会签审批表》上,会签人事后应及时补签;会签人也可授权其他人代签,但会 签人仍应对会签意见承担主要责任。 第十七 第十七条 合同会签过程中,各会签部门之间以及经办部门与会签部门之
间应充分沟通,就会签意见尽量达成一致。 会签人员的会签意见确实不能达成一致的, 应提请会签人员的共同主管领导 审核决定。 第十八 任何人不得擅自介绍外部人员直接找集团或项 第十八条 合同会签过程中, 目公司领导及有关人员签订合同,也不得将合同会签稿及《合同会签审批表》等 相关文件交外部人员直接找会签人员会签。 二、合同会签流程及职责 第十九条 合同会签流程如下: 十九条
  1、集团职能部门经办的合同,标的额 5 万元以下(人民币,不含本数,下 同)的,由经办部门相关部门法律专员集团财务部集团分管副总经 理集团总经理审批。
  2、集团职能部门经办的合同,标的额 5 万元以上(含本数,下同)的,由 经办部门相关部门法律专员集团财务部集团分管副总经理集团 总经理集团董事长审批。
  3、项目公司经办的合同,标的额 5 万元以下的,由经办部门相关部门项目公司审核部项目公司财务部项目公司总经理审批。 项目公司行政人事部每周二将上一周签订的此类合同及汇总表报法律专员
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复核。
  4、项目公司经办的合同,标的额 5 万元以上、20 万元以下的,由经办部门 相关部门项目公司审核部项目公司财务部项目公司总经理法律 专员集团财务部集团其他职能部门集团分管副总经理审批。
  5、项目公司经办的合同,标的额 20 万元以上、50 万元以下的,由经办部 门相关部门项目公司审核部项目公司财务部项目公司总经理法 律专员集团财务部集团其他职能部门集团分管副总经理集团总经理 审批。
  6、 项目公司经办的合同, 标的额 50 万元以上的, 或合同中未明确标的额的, 由经办部门相关部门项目公司审核部项目公司财务部项目公司总经 理法律专员集团财务部集团其他职能部门集团分管副总经理集 团总经理集团董事长审批。 集团可根据不同项目公司的实际情况, 由董事长签发书面通知对上述审批权 限进行调整。 第二十条 以下特殊类型合同会签后须报集团董事长批准:
  1、对外投资、联营、合资、合作合同;
  2、有关公司设立、变更、终止等公司形态发生改变的过程中所涉及的合同、 协议、意向书等;
  3、银行贷款、融资借款合同;
  4、收购、购买或出让土地、房产、股权等重要资产权益的合同;
  5、担保合同;
  6、涉外合同。 第二十一条 贷款合同的管理, 集团分别另行制定管理 第二十一条 对不动产销售合同、 办法;对于劳动合同的管理,按照集团人事管理制度执行。 第二十二条 第二十二条 合同一般不得先履行后补签,特殊情况下确需先履行后补签
的,必须由经办部门提交书面报告,逐级上报至本办法第十九条规定的最后审批 人的上一级主管领导批准。 第二十三条 各会签部门审核要点: 第二十三条
  1、工程管理部、规划设计部重点审核工程类合同的范围、规模、工期、工
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程进度、所需资料文件、技术指标、设备材料及其配件的供应责任、产品质量、 技术资料交付时间、验收标准、方式及手段、质量保修范围、质量保证期限、承 包方式、 付款条件及合同双方相互协作、 意外事件、 不可抗力、 违约责任等条款。
  2、法律专员应审查会签资料是否齐备,会签手续是否完整,重点审核合同 文本格式的规范性、合同主体的适格性、合同条款的合法性、合理性、完整性、 准确性等,并对会签完成的合同进行核对定稿。
  3、项目策划部重点审核代理方案、策划方案、推广活动、营销活动、广告 活动、合同金额、合同权利义务、跟踪验收和效果评估、折扣等合同条款的可行 性等,并出具专业意见。
  4、审核部重点审核合同是否遵循合同法和行业内的相关法律法规;约定交 付标的物方式、期限、质量标准、双方的权利义务、违约责任,以及合同价款的 计价标准、依据;工程量的计算原则、付款方式,结算价款调整方式等以及承诺 的其他条件。
  5、财务部重点审核合同金额、价款、付款方式、付款时间、财务、税费问 题的合理性等。 三、合同会签稿的修改定稿 会签完毕, 合 第二十四条 项目公司经办的合同只需项目公司层面会签的, 同会签稿及《合同会签审批表》原件由项目公司送签员送回经办部门修改或由行 政人事部负责人定稿; 经项目公司层面会签后报集团层面会签的合同,集团层面会签完毕,不需要 修改的, 合同会签稿及 《合同会签审批表》 原件由集团送签员递交法律专员定稿; 需要修改的,由集团送签员递交项目公司送签员由其转交经办部门修改,紧急情 况下或项目公司与集团交通不便的,可通过传真形式递送; 集团职能部门经办的合同,合同会签稿及《合同会签审批表》原件由集团送 签员送回经办部门修改或由法律专员定稿。 应及时与对方当事 第二十五条 经办部门根据会签意见对合同进行修改时, 人进行磋商。经办部门修改合同的时限为自收到合同会签意见时起 3 个工作日, 如有特殊情况须延长时限, 应根据该合同的审批权限报请项目公司总经理或集团 分管领导批准。
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第二十六条 合同会签完毕, 我方提出的修改意见对方当事人无异议的, 项 目公司层面最终会签的合同,经办部门将其按照会签意见修改后的合同文本、合 同会签稿及《合同会签审批表》原件递交
 

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