行政前台的职责



行政前台工作职责 一、 行政前台接待
  1. 接待来访者,接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
  2. 接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请业务部门的咨询顾问或行销客服部的人员来协助接待。
  3. 接听转接电话,前台是总机电话,一般电话打进后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接。
  4. 接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,若对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至营销客服部。
  5. 接待推销人员,上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的 服务,告知希望他们在公司休息时,如午餐时间等再来。
  6. 频繁往来的相关人员的接待
  1) 快递,目前一直在联系的是“一统快递”,联系人:“张建飞” 联系电话:010-898216
  53,“一统快递”会在早
  11:00~
  11:
  30,下午
  17:00~
  17: 30 来我公司收取快递,公司业务同仁快递费由自己现付,分公司行政部门相关人员的快递费用月结,产品事业部、教练事业部、皮纹事业部等三 个部门的费用也是月结,但是快递客户联由该部门相关人员自行保管,月初各自填写费用申请单,单独报账。分公司行政部门月初填写费用申请 单,由上级主管即行政主管签字后交由财务至总公司申请费用,一周后到财务处领款并与快递公司结账。
  2) 物业公司,我公司的物业公司名称为银达物业管理公司,物业可提供的服务包括:室内的电源安全管理;锁具的维修;信件的代收;电费的收 取(每月会先送一次电费账单,用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务,财务缴费后查收电费发票交给财务) ;
  3) 电话安装,孙明负责安装公司内部的电话,改线、新电话的申请等,具体的程序行政主管会比较清楚,只需记录孙明电话即可,若产生费用, 填写费用申请单给财务,向财务申请费用支付。孙明,联系电话:
  4) 送水公司, 我们常联系的送水公司有一家“ ”一桶水 10 元, 每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶, 拿走空桶“XX”个即可。
每到月初时结账,填写费用申请单向财务申请费用支付即可。
  5) 预订机票,公司需外出人员的机票的预订的工作,常联系航空售票处为“”送票员小张,预订电话:010-676548
  42,机票主要是廖总出差最多, 要即时查询,最快的时间内确定,机票折扣浮动较大,错过很容易出高价票,一旦查好合适折扣,需准确出票,现在国内航班全部可以使用电子 客票,只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上,再由工作人员发至出差人员手机上以确认,外出人员即可带有效证件, 去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急,收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务,并用申请下来的款项支付机票款 即可。 二、 行政前台与各部门的沟通
  1. 与财务部的沟涌
  1) 每月月底名片款,缴款事项,月底 25 日之前将本月内所有名片款上缴财务,同时附“名片制作明细表”一份,以备财务查阅。
  2) 每月月底公司用 IC 电话费,缴款事项,月底 25 日之前将本月内公司用 IC 卡电话款上缴财务,同时附“电话充值明细表”一张,以备财务查阅。
  3) 每日晚库房卖出产品,产品款缴款事项,每日晚
  17:00 将当日产品款全部上缴财务,同时附当日缴款四联单为原始凭单,以备财务查阅。
  4)行政部产生的与前台有关的费用,填写费用申请单交由财务,核准给付。
  5)其它临时性需与财务部配合事宜。
  2. 与客服部的沟通,大会后常会协助到客服部做一些资料的采集录入等。其它临时性需与客服部配合事宜
  3. 与人事部的沟通,公司有人员招聘时,协助人事部门给应聘人员打电话通知应聘的各项事宜。其它临时性需与人事部配合事宜
  4. 与业务部的沟通,为业务同仁服务:
  1) 产品购买(参照第三条第 1 款)
  2) 宣传品领用(参照第三条第 3 款第 4 项)
  3) 电话卡充值(参照第五条第 5 款)
  4) 考勤卡领用(参照第五 条第 2 款)
  5) 快递:定时通知业务同仁快递取件时间,配合业务同仁发送快递,快递费业务同仁自理。
  6) 其它。
  5. 与总公司其他部门的沟通
  1) 总公司相关人员,需与总公司协调的事宜,由主管交办前台后,与总公司联系得到总公司的协助处理。
  2) 产品事业部,临时性需与产品事业部配合事宜
  3) 皮纹事业部,临时性需与皮纹事业部配合事宜
  4) 教练事业部,临时性需与产品事业部配合事宜 三、 行政前台库房管理
  1. 库房管理准则,时效性:当日的产品出入库做到有记录, 购买产品时间为每日 AM:
  09:00~
  11:30 准确性:因为本公司库管的特殊性,库房不但有产品管理,还有产品销售,所以库房管理人员应准确收入现金,严格遵守产品销售的原则,产品 出库要有现金入账或相关责任人的签字核准方或出库
  2. 库房盘存,每月 25 日要将库存产品全面盘点,制作“月末报表”给总公司产品事业部相关负责人; 若有产品数量不足或已领用完,即时上报总公司产品事业部相关负责人,进行补充(包括所有产品及宣传品) ;
  3. 库房产品种类及细则
  1) 书籍类产品,每月 1-10 日,公司员工可购买未曾购买过的新书,以特价 10 元/本,其它时间购买或已买过书籍,打书款
  6.5 折购买。
  2) 光盘类 产品所有库房现有的光盘类产品,购买时员工一律享有
  6.5 折优惠。
  3) 器材
a) M&Y 会议器材,包括:游戏类;文件类;音控类;文具类,大会前 2 天必须全部准备好,清点齐全,会议结束后全部保存,以备下次大会再 次使用; b) MAP 会议器材,包括:文件类;音控类;文具类;道具类,大会前 2 天必须全部准备好,清点齐全,会议结束后全部保存,以备下次大会再 次使用; c) 宣传品,日常使用宣传品器材包括:DM、宣传光盘、各类企业宣传品等,器材的领用时间为每日 AM:
  09:30~
  12:00
  4) 代管产品,公司临时需要寄放在库房的各种物品,需要副总或同级领导签字,确认后代为保管; 四、 行政前台会务工作
  1. 会议前准备工作
  1) 器材准备,器材分为:游戏组器材;文件组器材;文具组器材;总监物品;音控器材;等…… 在开会前一周开始器材准备工作,第一、拿到“大会器材准备单”(应由行政主管提供) ,确认器材数量,剩余库存数量;第二、上报行政部主 管,由主管统一采购不足器材,第三、拿到新购器材后再根据器材准备单核实,如有缺漏及时上报并补购;第四、最后确认器材数量是否与准备 单要求相符,清点无误后签字上缴行政主管。
  2) 销售产品准备,大会期间多有产品销售工作,作为分公司库房管理员身份, 必须根据大会要求准备相应销售产品,应在大会前一周开始索要“大 会销售产品列表”
  2. 会议中服务工作
  1) 岗位安排,听从会议总监安排;
  2) 工作职责,及时完成会议总监安排的工作,及岗位分内的工作;
  3) 会议销售产品的管理,会议中销售的产品应被专房管理,在做完会议总监安排的分内工作后,及时管理销售产品,避免出现丢失产品的现象;
  3. 会议后完善工作
  1) 会议中销售产品的归库,会议结束后销售产品应及时归库,清点售后数量,核兑售出产品数量及金额是否相符,签字后与财务结算;
  2) 会议后器材的归库,会议后器材应及时归库,在归库前清点器材数量,做好“器材回收明细表”,详细登记数量,以备下次会议是否再次使用;
  3) 会议后协助其他部门的其他工作,会议后听从行政主管的安排协助其他部门如客服等部门作其他会后资料等方面的整理工作等;
  4. 会议后总结工作,会后写会议总结,主要是总结在会议中自己工作的不足,发现的问题,针对问题所做的解决方法,是否可以提出合理化建议 等,在行政主管的规定时间内,将总结交至行政主管,由行政主管备案,以备上级查询; 五、 行政前台日常事务
  1. 保证前台电子设备的正常使用,前台电子设备包括:电脑一台;扫描仪一台;佳能传真机一台;佳能复印机一台;若电脑、扫描仪及传真机故 障,可以找我们长期合作的周永斌:联系;若复印机有故障,直接找供货商:联系解决问题;
  2. 保管考勤卡(包括新旧考勤卡的保管) ,我公司每月 1 日更换新卡,所以 1 日早上必须及时给员工更换;且我公司的考勤制度是当月 26 日~次 月 25 日为一个统计期;每月更换卡片时及时通知人事部主管,把上月剩余几天考勤及时统计完后,收回旧卡保存,以备随时查阅;
  3. 每月 2-3 日统计公司所有人员相关信息,更新员工通讯录,公司不管是否有新进或离职员工,都应在每月 2-3 日制作新的通讯录,先将员工信 息编辑后,打出一份核对稿,让每位员工核对一下自己的信息是否正确,当每个人都核实无误后,在 2-3 日打印成稿,复印人手一份分发至每位 员工手中;
  10. 名片领用 应总公司要求,公元司所有员工名片版式应一致,所以公司集体印刷名片底样 100 盒/次,价值 15 元/盒,公司业务部同仁名片需个人购买, 底样 15 元/盒+3 元/盒(印制费)共计 18 元/盒交于前台,由前台协助找姓名印制人员印制名片;行政人员印制名片底样免收取,但是 3 元/盒印 制费需支付给印制人员,行政人员 3 元/盒的印制费需要填写费用申请单交于财务,由行政主管审核后财务批复后复款给前台;
  11. 电话费查询,每月 8-10 日为公司电话费查账日期,查询电话为:20
  18,根据语音提示查询电话费;查询好后填写费用申请单,并打印“话费明 细表”附于费用申请单后;交由财务;
  12. 各种单据的申请,各种单据的申请程序为,发现单据不足后先问行政部主管,看是否仍有存货,若有领出来使用;若没有,及时上报总公司 行政主管,或库管,尽快调用过来;
  13.出门条管理,公司所有外运大件物品需填写出门条,出门条规格为
  3×5 卡片,上盖有公司公章;
  14. 公司备用钥匙的管理, 现前台有储物柜备用钥匙,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用。 一、咨询接待:
  1.接听客户咨询电话,应熟练地使用规范用语,热情、礼貌地接听电话咨询,科学、耐心、有针对性地回答客户的有关培训的相关问题,包括培训 的最新安排、培训/报考费用、培训时间等。
  2.接待客户来访,应主动、热情、礼貌周到,耐心解答客户有关培训的各类问题,遇到疑难问题,应协调教师一同解决,保证客户的满意度。
  3.做好咨询登记表的记录,要求能够完整反映客户的个人信息及培训要求,为后期客户跟踪及公司市场宣传决策提供有利依据。
  4.培养与提高业务能力,善于观察,区分对待,灵活应变。对初次来访的客户,应发给其相关的最新培训资料,并对培训课程进行概要介绍。对待 犹豫态度的客户咨询,应明确培训中心的优势,包括师资力量、硬件环境、培训时间安排、培训价格、高比例的通过率、证书的含金量等,树立客 户“培训放心、价格称心、考试安心、拿证舒心”的企业形象。

  5.协助客户填写报名资料,核验手续是否齐全,填写是否完整,遇到特殊情况应提出书面申请,按照逐级申请的程序进行申报,审批后方可执行。 二、信息管理:
  1.根据培训周期及课程特征,总结当前报名和咨询状况,合理编制课程计划。
  2.及时分析咨询和报名资料,整理出潜在大客户对象,将有关信息转交主管经理。并重点进行潜在学员的跟踪、培训销售。定期检查和整理咨询资 料,及时更新和补充,提出资料更新需求。
  3.积极回复客户的 MAIL、FAX 请求,作好记录,并及时获取客户信息反馈。
  4.积极配合公司教务、市场宣传活动,做好与学员的联系工作。
  5.注重市场动态,注意收集学员信息,注重市场反馈,为广告内容的发布提供建议。
  6.积极参与市场推广活动,协助市场部收集客户的反馈信息,为公司决策提供有力的参考依据。 前台,文员,秘书,文秘,助
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