行政公文 实用写作第五讲



第五讲 作业分析
作业分析 嘉奖令材料: 在2002年国际中学生理科奥林匹克 竞赛中,广东省华南师大附中派出的学生连创佳 43 绩,肖伟同学获第43届国际中学生数学奥林匹克 竞赛金牌;杨桓同学获第33届中学生物理奥林匹 克竞赛金牌;吕华同学获第34届国际中学生化学 奥林匹克竞赛金牌;广东省华南师大附中的3位同 学及学校、教师,经过艰苦努力,为祖国争得了 荣誉,为广东省争得了荣誉。
材料分析
材料提供的华南师大 附中学生参加国际奥 林匹克竞赛获奖的事 实。 材料中的人物和单位: 三位学生(肖维、杨 桓、吕华)、(指导) 教师、华南师大附中。 发令单位 这是进行嘉奖原因和 根据。
这是嘉奖的对象。
广东省教育厅。
标题(置于正中)
嘉奖令 广东省教育厅嘉奖令 广东省教育厅授予华南师大附中和参加国 际奥林匹克竞赛获奖学生及指导教师“” 荣誉称号的命令 第三个标题:涉及的人员多,且有人员有 单位嘉奖的种类比较复杂,命题不便,且 容易前后矛盾,或遗漏重要信息。不便采 用。
正文
各地、市、区、县教育局,各级各类教育 机构和教学单位: 如果通过电台、电视台、报纸等新闻媒体 在全国范围内广泛宣传的,就不需要写受 文单位。但这个是在广东省教育系统范围 内行使的命令则需要写上受文单位。
主体部分:
在2002年国际中学生理科奥林匹克竞赛中,广东省华南师大附中派出 的学生连创佳绩。肖伟同学获第43届国际中学生数学奥林匹克竞赛金牌,杨 桓同学获第33届中学生物理奥林匹克竞赛金牌,吕华同学获第34届国际中学 生化学奥林匹克竞赛金牌,为广东省争得了荣誉,为祖国争得了荣誉。 为表彰华南师大附中及获奖学生和指导教师,广东省教育厅决定在全省 教育系统内通令嘉奖以下单位和人员。 授予肖伟、杨桓、吕华三位同学“优秀学生”的荣誉称号,奖励……。 授予指导教师……,奖励……。 授予华南师大附中……,奖励……。 希望授奖单位和人员戒骄戒躁,再创佳绩。希望广大师生以获奖人员为 榜样,向他们学习,为提高我省教育教学质量而努力工作和学习。
落款: 广东省教育厅 二00二年九月十日
改错材料
关于表彰2005年常德市第二届最佳(明星、优秀)导游员 的决定 为提高我市导游队伍整体素质,塑造我市导游新形象, 营造良好的旅游消费环境,常德市旅游局今年在全市范围 内开展了以“崇高的职业、青春的风采”为主题的2005年 第二届最佳(明星、优秀)导游员等评选活动,在各基层 选拔推荐的基础上,经全市(预)决赛,评出了10名最佳 导游员、21名明星导游员、79名优秀导游员。经研究决定, 对焦丽、许美、钟玉秀等10名最佳导演员予以通报表彰, 并上报国家旅游局批准晋升一级导游等级,颁发奖金1000 元。对张兰等21名明星导游员、吴春花等798名优秀导游 员(名单附后)予以通报表彰,颁发奖金和纪念品。 市旅游局希望通过这次活动进一步提高导游队伍整体 综合素质,增强导游人员执业的自豪感和责任感,在导游 队伍中形成讲职业道德、讲优质服务的良好风尚。希望获 奖的导游员再接再厉,做好表率,为我市旅游业的发展作 出更大的贡献。
判断
文种有问题 表彰奖励的文种有三种:命令中的嘉奖令,决 定中的奖励决定,通报中的表彰先进 决定主要奖励有重大影响、突出贡献的对象。 材料中的对象属于评选出来的获奖人员,谈不 上重大与突出,而且文中也有“通报表彰的” 的字样,因此应该改为“通报”。 标题:常德市旅游局关于给予2005年度获奖导 游员表彰奖励的通报 如果用决定文种的话:常德市旅游局关于表彰 2005年度获奖导游员的决定
正文分析
没有受文单位 各县市区旅游局,各旅游企事业单位 没有落款和发文时间: 常德市旅游局 二00五年十二月三十日
为提高我市导游队伍整体素质,塑造我市导游新形象, 营造良好的旅游消费环境,我局在全市范围内开展了以 “崇高的职业、青春的风采”为主题的2005年第二届最佳 (明星、优秀)导游员等评选活动。在各基层选拔推荐的 基础上,经全市(预)决赛,评出了10名最佳导游员、21 名明星导游员、79名优秀导游员。市局决定,对获奖人员 进行奖励。 给予焦丽、许美、钟玉秀等10名最佳导演员通报表彰, 并上报国家旅游局批准晋升一级导游等级,颁发奖金1000 元。 给予张兰等21名明星导游员、吴春花等79名优秀导游 员通报表彰,颁发奖金和纪念品。 希望受表彰的导游员再接再厉,做好表率。希望我市 全体旅游服务人员提高导游队伍整体综合素质,增强导游 人员执业的自豪感和责任感,在导游队伍中形成讲职业道 德、讲优质服务的良好风尚,为我市旅游业的发展作出更 大的贡献。
招生公告改错
材料: 中招录取安排公告 顺德市2005年中招录取工作现已开始,现将具体时间及安排公告如下: 一、录取时间:
  1、市属完全中学(含高中、初中)、市属中专、技工学校招生录取 时间为:7月17日至20日;
  2、各镇(区)属完全中学(含高中、初中)、职业中学招生录取时 间为:7月20日至22日。 7 20 22 二、发放录取通知书世间及安排:
  1、市属完全中学(含高中、初中)、市属中专、技工学校发放计划 内录取通知书时间为7月20日上午,考生回原毕业学校领取《录取通 知说》;
  2、市属完全中学(含高中、初中)、市属中专、技工学校发放计划 外录取通知书时间为7月21日上午,考生到招生录取学校领取《录取 通知说》;
  3、镇(区)属完全中学(含高中、初中)、职业中学、承认中专班 发放计划内录取通知书时间为7月23日,考生回原毕业学校领取《录 取通知书》。
标题: 顺德市教育局关于中招录取工作安排的通 知 或:关于中招录取工作安排的通知 受文单位及对象:既包括录取学校也包括 被录取学校及学生,还包括教育局中各相 关科室,所以受文单位不好明确,但又不 能不写:各有关单位。 落款:顺德市教育局或顺德市教育局招生 办公室 时间:二00五年七月十日,一定要先于招 生开始的时间
第六讲 报告、请示、批复
报告与请示属于报请性公文,批复属于答复性公 文。前两者属于上行文,后者属于下行文。 报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况, 答复上级机关的询问”。 属于呈阅性上行文,由于2000年颁发的《国务院 行政机关公文处理办法》新增意见文种,报告原 有提出意见和建议的功能便让位于意见。 报告是联系上下级工作关系的重要桥梁,定期或 不定期向上级机关汇报工作,现已成为行政工作 的一种制度。
报告的分类: 按用途分为工作报告、情况报告、答复报告和报送 报告。 按内容特征分为综合报告和专题报告。 按时限分为例行报告和不定期报告。 报告的特征: 陈述性, 汇报性 目的为了让上级机关及时、全面地了解掌握下级机 关的情况,以便上级机关对下级机关的工作作 出正确的决策和评估,及时指导工作的开展, 从而提高工作效率和质量。报告不需要上级机 关回复。
写作要点 标题:农业部、商业部关于加强大中城市和工矿区 蔬菜生产及经营加工的报告,关于大力发展县旅 游业的报告 主送机关:发文机关的上级机关 正文: 报告缘由,陈述报告事项的总体情况,说明报告的 原因、目的和依据,在有些报告中也可以不写。 以“现将……工作情况报告如下”、“现将有关 情况报告如下”、“现报告如下”过渡引出报告 主体。像年度工作报告、政府工作报告,则用 “请各位代表审议”或“请予审议”引出报告主 体部分。
报告内容 陈述基本情况,反映成绩和问题,总结经验教训, 提出改进措施。 采用并列式,逐层叙写。 陈述基本情况,要按事实和本来面目如实陈述,不 能空谈,也不能议论。 反映情况和问题,要实事求是的加以评价,把握好 分寸。讲成绩,不能夸大,谈问题,不要避重就 轻。 总结经验教训,要深入分析,由表及里,由此及彼, 寻找规律。 提出改进措施,要切中时弊,把握关键,有针对性 的提出富有预见性和可操作性的意见和措施。
结语 惯用语作结,呈报性的,用“特此报告”、 “专此报告、请审阅”;呈转性的,“以 上报告,如无不妥,请批转(各地区、各 部门、各有关单位)执行” 写作要求 重点突出, 准确真实
请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。 报请性的上行文,凡下级机关在工作中遇到各种 自身无权决定、无力解决的问题或由于上级机关 批准后才能办理的实现事项,都可向上级机关请 求支持、批准,以达到解决问题、明确政策、推 进工作开展的目的。 分类 请求指示,对方针、政策不太理解,对重大原则问 题无法自行解决时,请求答复、指导,《重庆市 渝中区人民政府关于在我区开展相对集中行政处 罚权试点工作的请示》 请求审批,本机关无权决定人员编制、机构、外事 活动、换届选举、土地转让等重大问题需提请审 核、批准,《关于茂名市设置茂名港区的请示》 请求解决问题,请求上级机关在人、财、物等方面 给予具体帮助的事项,《意溪中学关于增拨危房 改造款的请示》
特点 行文的单向性 行文的时效性,不能先斩后奏或事后放马后炮 内容的祈请性,发文机关无权或无力解决或决定 写作要点 标题,林业部关于进一步加强林地保护管理工作的请示,关于增加选举 工作干部编制名额的请示 主送机关,请示文件报批的单位,一般是发文机关的直属上级机关,且 只能主送一个机关不能多头请示。 正文,请示缘由、请示事项和结语 请示缘由,概述背景、原因根据、阐明理由,引出请示事项具体内容。 事实清楚、理由充足,既要有事实依据,又要有理论和政策依据,引 起上级重视,及早答复。 请示事项,明确具体,符合政策法规,具有建设性、可行性。要求什么 政策、批准什么项目、帮助解决什么困难,必须有确定的倾向性意见, 不能模棱两可,否则,让上级难以答复。 结语,“以上(请示)当否,请批示”,“妥否,请批示”,“专此, 请批复”,不能用“以上请示,请尽快批复”,“请速批复、审批” 作结。 时间,写全年、月、日。
写作要点 结构清楚,段落分明 理由充足,要求具体 一事一文,主送明确 一点说明,上级机关对下级机关的报告不需 要回复,而对请求则要回复。 范文P132关于建立中国工程院有关问题的请 示,
批复“适用于答复下级机关的请示事项”。 答复性下行文,行文缘由是答复请求,是被动性 的。 对下级机关的请示事项作出明确的答复,以推进 工作的顺利进行。批复的内容多是回复、表态, 或同意,或部分同意,或不予同意。有时上级机 关认为下级机关的报告有必要答复,也要用批复 形式指导下级工作。 分类 指导性批复 对应请求指示的请示 批准性批复 对应请求审批的请示 答复性批复 对应请求解决问题的请示
特点 行文的被动性,13种公文中唯一的被动性公文 效用的权威性,有法规作用 内容的针对性 目的的指导性 写作 标题,国务院关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市 场报告的批复,国务院关于唐山城市住房制度改 革试行方案给河北省人民政府的批复,国务院关 于同意四川省撤销雅安地区设立地级雅安市的批 复 主送机关,批复的主送机关就是请示的发文机关 正文,批复引据、批复内容和结语
批复引据,第一要引述来文,先引标题,后引发 文字号,“你局《关于……的请示》(-局[200]?号)收悉”;第二要说明批复的依据,“经--办公会议研究”、“经研究”或“根据?有关规 定”,也可以省略;第三用承起语“现批复如下” 引出下文。 批复内容,针对下级机关的请示事项给予明确答 复或具体指示。下级机关在请示中提出疑难请求 解答,则上级机关在批复中根据有关政策作答; 下级若分条提出有关事项的若干问题,批复也相 应分条答复;下
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