行政公文范文-试论公文通知中的批转转发印发的辨析



行政公文范文-
试论公文通知中的批转转发印发的辨析
摘要:行政公文中的通知,它的使用范围非常广泛,行文的规则、 注意事项、 使用要求很多, 往往不容易掌握,特别是对批转、 转发、 印发类通知容易混淆,认识不清。 由于“批转”、 “转发”、 “印发”三者词意和作用接近,常出现混用现象,影响了此类通知发挥应有的作用。因此阐述了 “批转”、“转发”、“印发”三者的关系及区别。 关键词:通知;批转;转发;印发;辨析 国务院于 2000 年 8 月 24 日发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23 号, 自 2001 年 1 月 1 日起施行),是我国现行的国家行政机关公文处理的法规性文件。其中通知 这种公文是国家行政机关中最为常见的、应用范围广泛的一种公文。对通知的规定是,“适用 于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需 要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”据此,通知的种类就大致可以分为知照性通知、 指示性通知、批转转发性通知、会议性通知、颁发性通知、任免性通知等六类。 一、批转转发性通知概念的确定 批转转发性通知包括“批转” 、“转发” 、“印发”三种形式,统称为批转转发性通知。批转 转发性通知是复合体公文,所谓复合,一是指通知本身,二是指被批转、 转发、 印发的公文本身。 批转、转发、印发类公文在现行公文中使用频率较高,但由于“批转”、“转发”、“印发”三者词 意和作用接近,常出现混用现象,在一定程度上影响了此类公文发挥应有的作用。 一般来说,被批转、转发、印发的文件大多是公文,但也有计划、调查报告、条例、规定、 办法等应用性文种。例如《××省人民政府批转省人事厅关于“十一五”人才振兴行动计划的通 知》 ,这里的被批转对象是省人事厅的人才振兴行动计划,计划不是法定行政公文,而是一种应 用性文种。因此,被批转、转发、印发的公文,应属于广义的公文。 二、来文渠道上的辨析 “批转”主要是将下级机关上报的文件(如:含有建议性的报告、请示、意见等公文),以上级 的名义转发给有关下级机关共同遵守或执行。所批转的原文,在制作和来文渠道上是下属职 能部门。下属职能部门立足本职、放眼全局,为某项工作提出具有全局性的建议、意见和报 告,而这个部门就这些意见、 建议又无直接行文的权力,必须报上级机关批准,转发到有关部门 和单位贯彻落实。批转通知的特点在于上级机关采用了下级机关的公文,以批语转发的形式 通知下级机关,其重点在于“批”。如,××市教育局在全市农村中小学校电化教学设施改造中,需 要得到各县(区、市)、市财政局的配合,市教育局对各县(区、市)、市财政局没有直接行文权, 就拟出一个意见??《关于做好全市农村中小学校电化教学设施改造工作的意见》,经市政 府批准后予以转发??《××市人民政府批转市教育局关于做好全市农村中小学校电化教学 设施改造工作的意见的通知》,要求各县(区、市)和市各部门贯彻落实。 “转发”主要是将上级机关下发的文件、或不相隶属机关发来的文件(如:决定、意见、通 知等公文),转发给下级机关。转发的原文,在制作和来文渠道上是上级机关、不相隶属机关。 转发通知的特点在于转发机关应在上级机关同意后,以转发语的形式通知下级机关,其重点 在于“转”。如,××市人民政府转发《××省关于切实防范自然灾害突发事件应对工作的通知》, 本文的制作单位系上级机关??××省人民政府;××市政府转发 《××省卫生厅关于严格处理医 疗垃圾的通知》,本文的制作单位系不相隶属机关??××省卫生厅,因为这个机关的公文本地 区具有借鉴价值,且没有大的区别,不需要大的改动,可直接转发本市各医疗卫生单位参照执 行,如有所区别,可在转发通知中提出参照执行的具体意见。以上情况,在行文时,只可用转发, 不能用印发,更不能用批转。
“印发”通知是印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。印发的原文制作 和来文渠道是本机关。印发通知的特点在于,本机关或者本机关与其他机关联合制定了公文 后,为了引起下级机关重视,或要求下级机关贯彻执行,印发机关就以按语形式通知下级机关, 其重点在于“公布”。如《××市人民政府关于印发〈××市行政执法过错责任追究暂行办法〉的 通知》,这个办法的来源渠道是××市政府本身;又如《××市人民政府办公室关于印发×××市长 在全市安全工作会议上的讲话的通知》,这个讲话的起草和整理者是制发通知的市政府办公 室。凡来文渠道为本机关的,一律使用“印发”,不可使用转发或批转行文。 三、行文用途上的区别 “转发”类公文有两个用途。一是转发上级机关和不相隶属机关的公文。可以理解为某机 关在接到上级机关和不相隶属机关的公文时,如果认为该公文对本地、本机关及全局具有指 导、 借鉴意义,可以用转发的形式,发文至本机关下属的单位,并可在行文中结合实际提出本机 关的具体贯彻落实的意见和要求。二是用于以本机关的名义转发下级机关的公文,以提高公 文的规格和效力。一般是下级机关提出具体的实施意见,然后以上级机关的名义转发,比下级 机关直接行文,更有利于文件精神的贯彻实施。 “批转”类公文,国务院行政机关公文处理办法已作明确规定:用于批转下级机关的公文。 在这里“批转”与“转发”有相同点,均为转发下级机关、部门的公文,但也有其区别点。转发类公 文所适应的下级机关公文一般有两方面:一是下级机关就此公文涉及的问题有直接行文权; 二是不需要上级机关批准。而批转类公文所适应的下级机关公文是:下级机关就公文涉及的 问题没有独立的行文权,或超出本机关的职权范围,必须经领导部门批准后方可实施。 如:国发 [1999]4 号《国务院批转教育部面向 21 世纪教育振兴行动计划的通知》,这个计划事关全局, 涉及到教育系统以外的其他部门,需要得到国务院的批准,然后才可以行文,必须用批转,不可 用转发。 “印发”有两种用途。 一是用于解决公文文种短缺的问题。 在法定的公文种类中,没有纲要、 政策、规定、办法等文种,不能直接行文,这时只能使用《关于印发××纲要(政策、规定、办 法……)的通知》形式发出,要求下级机关贯彻执行。如《国务院关于印发国家知识产权战略 纲要的通知》(国发[2008]18 号)。在国务院发布的 13 种公文种类中没有“纲要”这一文种,不 能直接以《国务院关于国家知识产权战略纲要》这种形式发文。二是解决各级领导同志的重 要讲话的发文问题。各级机关整理的领导同志的重要讲话,需要发至有关机关单位供基层人 员学习和贯彻落实,可用《关于印发×××同志在××会议上讲话的通知》形式发出,如《××市政 府办公室关于印发×××市长在××会议上讲话的通知》。 四、行文上的艺术技巧 (一)批转、转发、印发通知的结构 基本结构是:标题+主送机关+正文+落款+成文日期+批转(转发、印发)文件的原文。 (二)行文标题的拟写 在批转、转发通知标题中,常采用四元素标题法,即“批转(转发)机关+原发文机关+事由+ 文种”。 这样的批转通知标题,非常清楚地交代了谁是批转、 转发单位,谁的文件被批转、 转发, 什么事以及什么文种,因而利于受文单位迅速办理。 在印发通知的标题中,一般采用三元素标题法,即“发文机关+事由+文种”。也有的印发通 知采用“事由+文种”的形式,如《关于印发〈“十一五”规划〉的通知》,这里,发文机关就被省略 了。 在批转、转发、印发类通知中,如果按照公文一般命名方法的要求,常常会出现公文的标 题太长,那么遇到这种情况怎么办? 我们知道,公文的标题由发文机关、事由、文种三部分构成,转发类通知的标题,一般也由 “发文机关+关于+转发+原文标题+文种”组成。在转发类通知中,经常会遇到转发的层次较多
的情况,以至于标题中常出现“关于……通知的通知的通知”等现象,感觉累赘,十分拗口,读起 来别扭,理解上困难。为使标题简洁、流畅,便于理解,可采取以下方法处理。一是省略法。首 先,可以省略发文机关名称。其次,可以省略介词“关于”或文种“通知”,标题可拟为“转发+原标 题”。如《转发××实施细则(试行)的通知》。最后,省略被转发文件联合发文的机关名称,只在 正文里列出各个联合发文机关。二是替代法。有的文件标题很长,采用省略法拟制标题仍然 很长,可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文标题。如《转发××部×发[2005]×号文件 的通知》。三是直转法。如果上级的文件,到本单位时已经经过了三、四层级单位的转发,这 时可以直接转发初始发文单位文件,不要间接层层转发。四是简称法。在系统内部行文,可使 用规定的规范化简称进行发文。 (三)正文的拟写 与事项性通知相比,批转、 转发、 印发类通知的正文比较特殊,其结构可以归结为:批语(转 发语、按语)+转发(印发)(+意义+执行要求)。 正文基本上有以下两种写法:一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅(室) 转发部门的意见等,写法上通常先表明态度,提出转发原则要求,一般篇幅较简短。 二是提出具 体要求的写法。常见于下级机关(职能部门)转发上级机关(职能部门)的文件。一般开头直说 转发事项,即将某某文件转发给你们,再对如何贯彻执行提出具体要求。 应当注意的是,所有的批转、转发、印发类的通知均有附带文件。这就是说,批转通知带 有其批转的文件,转发通知带有其转发的文件,印发通知带有其公布的文件。这类被转(印)发 的附带文件,尽管位于正件后的附件位置,但它们仍属于“正件”,而不是“附件”,因此在正文下行 不必标注“附件”及“附件名称”。 参考文献: [1]刘春生.公务文书写作教程[M].上海:复旦大学出版社,20
  07. [2]蔡振康.公文写作与处理[M].北京:海潮出版社,20
  02.  

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