行业标准:归档文件整理规则(DA/T 22-2000)及问答



归档文件整理规则
(档案行业标准) DA/T22-2000 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。
  2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸 质文件材料。
  2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有 序化的过程。
  2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正 文与附件为一件, 原件与复制件为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表、 名册、 图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管 和利用。 4 质量要求
  4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文 件应予复制。
  4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要 求。 5 整理方法
  5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后; 原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时, 有文件处理单的, 文件处理单在前, 正文在后 (引自他处) 。 复文在前, 来文在后。
  5.2 分类 归档文件可以采用年度一机构(问题)?保管期限或保管期限一年度?机构 (问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
  5.
  2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。
  5.
  2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
  5.
  2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
  5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排 列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加 盖归档章并填写相关内容。 归档章设置全宗号、 年度、 保管期限、 件号等必备项, 并可设置机构(问题)等选择项(见图 A
  1。图中“*”号栏为选择项,不选用时无 须设置。以下同)
  5.
  4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
  5.
  4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如 19
  78。
  5.
  4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
  5.
  4.4 件号:文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编 制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从 “
  1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
  5.
  4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
  5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
  5.
  5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图 A
  2)。
  5.
  5.
  1.1 件号:填写室编件号。
  5.
  5.
  1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  5.
  5.
  1.3 文号:文件的发文字号。
  5.
  5.
  1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加 “〔〕”号。
  5.
  5.
  1.5 日期: 文件的形成时间, 8 位阿拉伯数字标注年月日, 199909
  09。 以 如
  5.
  5.
  1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
  5.
  5.
  1.7 备注:注释文件需说明的情况。
  5.
  5.2 归 档 文 件 目 录 用 纸 幅 面 尺 寸 采 用 国 际 标 准 A4 型 ( 长 × 宽 297mm×210mm)。
  5.
  5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要 设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图 A
  3)。其中全宗名称 即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
  5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表 项目。
  5.
  6.1 档案盒
  5.
  6.
  1.1 档 案 盒 封 面 应 标 明 全 宗 名 称 。 档 案 盒 的 外 形 尺 寸 为 310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm 等(见 图 A4a)。
  5.
  6.
  1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、 保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图 A4b、 A4c。)其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用 “??”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编
制。
  5.
  6.
  1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
  5.
  6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和 日期。
  5.
  6.
  2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况。
  5.
  6.
  2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
  5.
  6.
  2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
  5.
  6.
  2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。 注:图 A1 至 A5 同《陕西省归档文件整理实施细则》后附图,此处图略。 归档文件整理问答
  1、如何保存文件正本与不同稿本? 同一文件除正本外, 在撰写、 印刷过程中形成的不同稿本, 包括历次修改稿、 讨论稿、征求意见稿、定稿等,也可能需要留存。一般来说,文件的正本与定稿 为一件, 但定稿过厚不易装订的, 也可单独作为一件; 重要文件 (如法律法规等) 须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。对于只需保留定 稿和正本的文件来说,计算机打印的定稿,如与正本一样,即领导通过口头修改 而没有笔头修改的, 可以只保存正本和发文稿纸, 不必再保存定稿, 以避免重复。
  2、如何保存正文与附件? 附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材 料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正 文与附件为一件,如果附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件。对于一 些非本单位形成、却是正文的必要补充的文件,例如,具有审批权力的部门,在 审批项目时需要申报单位上报的资格证明、单位情况介绍等复印件,这些材料是 做出审批决定的依据,可以作为审批决定的附件。再如,本单位向计划部门申报 项目的文件,往往带有包括项目说明、论证材料、计划书、相关财务文件等在内 的很多文件,虽然是本单位形成的,档案里已经保存了,但由于比较分散,也可 以作为申报文件的附件,以便于今后利用。
  3、如何保存正文与文件处理单? 文书处理较规范的机关, 文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办 单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件 的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件。
  4、什么是需要复制的文件? 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔 书写的重要文件) ,以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复 印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
  5、怎样保存转发文与被转发文? 转发文与被转发文是一份文件的不同部分, 前者往往包括贯彻意见及执行要 求, 后者则是具体内容, 它们在发挥文件效力方面难以分割, 因此也应作为一件。
  6、怎样保存组织关系介绍信、各种审批表等文件? 组织关系介绍信、各种审批表(离退休审批表、表彰奖励审批表)等内容都相
对完整,各单位可根据本单位情况保存。如果数量少,可以一份作为一件。如果 数量多,可以几份文件作为一件,但要有一定的规律,例如文件产生月份相同的 作为一件,或单位性质相似的作为一件。需要注意的是,如果多份文件作为一件 保存,在填写文件题名时除填写文件名称如组织组织关系介绍信、离退休审批表 外, 必须加注“[]”, 在“[]”内逐个揭示文件所涉及到的人员姓名、 单位名称, 以便计算机能够直接检索。
  7、怎样保存来文与复文? “来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述, 也包括 “去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与 报告等等, 根据检索需要的不同, 如果来文和复文产生在同一年, 可以作为一件。 如果来文与复文产生在不同年度, 也可以分别各作为一件, 《细则》 故 中采用“可 为一件”的表述方式。需要注意的是,来文与复文“为一件”时实体上要装订在 一起,填写文件题名时要把两个文件一起注明。
  8、什么样的文件需要修裱? 归档文件材料由于使用不当,可能产生文件材料被损、局部残缺等现象。这 类文件在装订前需要进行修裱。 修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进 行“修补”或“托裱”,以恢复文件的原有面貌,增加强度,延长寿命。其中, 修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,包括补缺和托补;托 裱是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。 需要往意的是; 《细则》 由于 遵循尽量保持文件原貌的思想,立卷时修裱的一些工作内容已无意义,例如为方 便装订成卷而对装订边狭小的文件加边, 将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他 纸张上等。此外,修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件,无需移交进馆 的档案一般保持原貌即可。
  9、如何判断字迹材料的耐久性? 复制字迹模糊或易褪变的文件档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长 短的重要因素。档案字迹材料发生褪变,如褪色、扩散等而变得模糊不清时,就 会影响档案的利用。 决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转 移固定方式。在环境条件相同时,一般来说,最耐久的是以碳黑为色素成分、以 结膜为转移固定方式的字迹材料,包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以 颜料为色素成分,以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料,包括彩色油墨、蓝黑 墨水、 印泥等; 不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料, 加纯蓝墨水、 红墨水、 复写纸、圆珠笔油、印油等,或者以粘附为转移固定方式的字迹材料,如铅笔。 对字迹模糊或易退变的文件,目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字 迹耐久性差,须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题,如易 粘连等,需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率,复印时墨粉浓 度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。
  10、怎样折叠超大纸? 《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文 用纸幅面规格都有明确规定,即 A4 型。实际工作中,某些特殊形式的文件,如 报表、图样等,纸张幅面大于上述两种规格。由于档案盒尺寸是按照 A4 纸张的 大小设计的,为方便将来文件装盒,就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要 求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字 迹之外。此外文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。
  11、装订时是否必须去除金属装订物?
是否需要去除金属装订物,可以视具体情况灵活掌握。一般来说,由于气候 比较干燥,机关档案室在具备较好库房条件的情况下,对不需要移交进馆的档案 可以不拆钉。此外,对于装打成册不便拆钉的刊物、书籍等,由于金属装订物已 经严密封装在其中,拆订会严重损害原貌,此时可不再拆订重装。但对于需要永 久保存的归档文件来说,必须去除易锈蚀的金属物, ,如订书钉、曲别针、大头 针等,以避免对档案潜在的危害。因为这些金属物其材质以铁、铝等化学性质活 泼的金属为主,容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀,使文件 纸张受到损害。
  12、一件文件如何确定排列顺序? 《细则》规定,不只是单份文件可作为一件,正本与定稿、原件与复制件、 来文与复文等也可作为一件,因此装订前首先必须对它
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