海事文书格式



海事行政处罚文书制作
第一节 海事行政处罚文书的概念和种类 一、概念 海事行政处罚文书指海事管理机构对海事违法行为作出的海事行政处罚决 定过程中所使用的各种格式类文书。 二、种类 根据海事行政处罚程序和海事行政处罚进程的不同, 海事行政处罚文书可以 分为以下几种:
  1、简易程序 简易程序中所使用的主要文书为《海事当场行政处罚决定书》 ,具体格式见 附图。
  2、一般程序 一般程序是最全面、最完整的行政处罚程序,根据行政处罚的过程不同,使 用的主要文书为: 《立案呈批表》《海事违法行为调查报告》《海事违法行为通 、 、 知书》《海事行政处罚决定书》《海事行政处罚文书送达回执》等,具体格式见 、 、 附图。
  3、其他文书 在海事行政处罚的调查取证过程中,根据需要,还将使用《抽样取证凭证》 、 《海事行政处罚证据登记保存清单》等文书,具体格式见附图。 作出海事行政处罚决定后,当事人根据所享有的权利,当向作出行政处罚机 关作出行政处罚听证申请时,海事管理机构还将制作《海事听证会通知书》 ,送 达当事人,具体格式见附图。 第二节 海事行政处罚文书的特点 海事行政处罚文书的特点如下: 一、制作的合法性。根据《行政处罚法》及交通部有关规定,在不同的行政 处罚程序及过程中,制作的文书是不同的,具有严格的程序要求。如《海事当场 行政处罚决定书》只能在简易程序中使用,否则将会造成行政处罚的程序错误。 二、格式的固定性。行政处罚的规范统一是“依法行政”的重要表现之一, “处罚文书”的统一格式也是行政机关在倡导依法行政过程中的具体表现之一, 所以,交通部对各类海事行政处罚文书的格式都作了严格的规范统一,决不允许 各级海事管理机构自行设计。 三、语言的精确性。处罚文书一旦作出,将立即起到法律效力,行政相对人 必须针对“处罚文书”所载明的意见承担相应的法律义务。由于处罚文书格式的 固定性,版面制作就有一定的限制,所以要求行政机关制作行政处罚文书时必须 做到语言精炼、准确,不允许模棱两可,以免产生歧义。 四、使用的实效性。行政处罚是行政机关管理公共安全、维护公共秩序的一
项主要具体行政行为之一,所以,行政处罚文书一旦作出,特别是《行政处罚决 定书》 (包括“当场”类)一经作出并送达行政相对人,它既产生法律效力,除 非经行政机关自行撤销行政处罚决定或经行政复议、 听证以及行政诉讼等程序而 改变行政处罚决定,行政相对人必须根据《行政处罚决定书》的要求承担相应的 法律义务,否则行政机关将依法申请法院强制执行。 第三节 海事行政处罚文书的制作要求 一、海事行政处罚文书的一般制作要求
  1、海事行政处罚文书的案号或者编号由“字号”+“海事罚字”+“年号”+ “顺序号”组成:其中字号用实施海事行政处罚的海事管理机构简称;顺序号用 6 位阿拉伯数字;同一违法案件中有多个当事人的, 《海事违法行为通知书》和 《海事行政处罚决定书》的案号、编号分别用同一案号或者编号后加“-
  1” 、 “-
  2”……区分。
  2、海事行政处罚文书语句应简炼、严谨,用词应准确、规范,书写应清楚、 完整。海事行政处罚文书不得随意涂改,内容填写错误或漏写的,原则上应重新 制作;不能重新制作的,应显见划去的内容。
  3、海事行政处罚文书应逐栏填写,无内容或不需填写的栏目,应在该栏填 上符号“/”或用斜直线划去;如遇不适用的内容,也应将其划去。文书中不应 出现空白栏。
  4、 “案由”的填写格式: “案由”由“当事人”+“简要违法事实”组成(简要违法事实参照违反的 法律、法规或规章的具体条款内容进行简写,要求精炼、准确;当事人有多个违 法行为的,写明主要违法事实后加“等”。 )
  5、执法文书引用有关法律、法规、规章的应使用其全称,并明确至具体的 条、款、项、目;规范性文件不得直接作为依据引用。
  6、违法事实的描述应包括违法行为发生的时间、地点和简明的违法事实, 可以在其后写明所违反的有关法律、法规、规章。
  7、罚款数额和条、款、项、目等涉及的数字用汉字描述。 二、常用行政处罚文书的制作说明 (一)一般行政处罚程序
  1、 《立案呈批表》 本文书为内部使用文书,文书格式没有作统一要求。制作该文书有一定的时 间限制,当海事行政执法人员发现海事违法行为时,必须在发现之日起 7 日内制 作《立案呈批表》 ,同时报海事管理机构负责人审批;当发生海上交通事故时, 必须在海上交通事故调查结束之日起 7 日内制作《立案呈批表》 ,同时报海事管 理机构负责人审批。
  2.询问笔录制作要求 询问笔录是证据之一。在行政处罚中,虽非必然证据,但制作询问笔录规范 与否,将会对行政处罚决定的作出起到非常大的影响。所以在制作“询问笔录” 时,必须做到事实清晰程序合法,具体要求如下: (
  1)应写明询问时间、地点、被询问人情况(包括姓名、性别、年龄、住址
或联系地址、与被调查案件的关系、工作单位和职务以及联系方式等) 。 (
  2)记录时应注明询问人和记录人姓名,同时在记录结束后,应由不同的询 问人和记录人分别签字。 (
  3)记录具体询问内容时,对于询问人所询问被调查人(即被询问人)的问 语应尽量使用规范或专业语言,不得使用口语类词语;对于被讯问人的回答,应 详尽如实地记录主要内容,被询问人如使用口语之类的语言,应如实记下,并在 之后加以注释为“口语” ,如果被询问人使用的口语容易引起误解,应在当场问 清含义,然后记录在案,以免引起误解。 (
  4)询问的内容应尽量围绕所要调查的违法事实。 (
  5)询问结束后应由被询问人签字认可,如被询问人拒绝签字,应在笔录中 载明拒绝签字的情况。由于一份询问笔录只能对一个人作出,所以被询问人签字 中绝不能出现 2 个人及以上的签名。 (
  6)根据《行政处罚法》规定,行政机关在调查时,不得少于 2 名执法人员, 并应出示执法证件表明身份,所以在制作询问笔录时,应有 2 名及以上执法人员 组成,同时应将告知情况记录在案。 (
  7)询问笔录中的改动,应由被询问人签字认可。 (
  8)笔录结束后,应将空白处删去。
  3、海事违法行为调查报告 本文书为内部使用文书。 “当事人的基本情况”栏中:当事人为自然人的, 填写左边一栏(姓名、年龄、性别、职务) ;当事人为船舶或单位的,填写右边 一栏(名称、船籍港/船旗国、船舶吨位/主机功率、船长/法定代表人)“调查 。 事实栏” 应将调查的事实情况和违法依据 (必要时) 写具体, 供各审批人员审查, 版面不够可以另附页。 “证据清单栏”中应将所有的证据名称和种类写明。 “拟处 理意见栏中” ,执法人员应根据调查事实所适用的处罚依据写具体,并签名。各 级审批人员可以在下面的审批意见栏中填注不同的审批意见。
  4、海事违法行为通知书 本文书一式二联,分别为执法机关留存联、当事人留存联。送达本文书需要 使用送达回证。 “违法事实”一栏应简明扼要的写明当事人违法的时间、地点、违法概述以 及违法依据(必要时);“依据”一栏中要写明作出海事行政处罚所引用的具体 法律依据;拟给予的行政处罚若合并执行的,应分别写明有关的处罚决定,再写 明合并后的处罚决定。对于当事人所享有的“陈述申辩权”或“听证权”,应根 据法律规定而向当事人告知,对于“陈述申辩权”,当事人都享有;对于“听证 权”,当对自然人处以一万元以上罚款或者吊销职务证书处罚时,对法人或其他 组织处以十万元处罚时才享有。 当事人填写的项目中列出了当事人对所享有的“陈述申辩权”或“听证权” 的意见,当事人应在适用内容前的小方框内打“√”,并将不适用的内容用一横 直线删除。
  5、海事行政处罚决定书 本文书一式四联,分别为执法机关留存联、当事人留存联、 (内设)法制部 门留存联和代收罚款单位留存联, 如当场收缴罚款的则代收罚款单位留存联由执 法机关财务部门留存。送达本文书应使用送达回证。 “违法事实”“依据”和给予的行政处罚若合并执行的,同《海事违法行为 、 通知书》的有关填写要求。在制作该文书时,应明确告知当事人依法享有行政复
议权的时效和复议机关,根据《行政复议法》,海事管理机构作出海事行政处罚 决定后,当事人可以在 60 日内向作出海事行政处罚决定的上级海事管理机构申 请行政复议。 在制作该文书时, 还应明确告知当事人依法享有行政诉讼权的时效, 当事人如违反水上安全监督行为适用《海上交通安全法》时,则其诉讼时效为 15 日,其他都应根据《行政诉讼法》,享有 3 个月的行政诉讼权。另外还应明 确告知当事人应缴纳罚款的地点。 当事人填写的项目中列出了是否“提出当场缴纳罚款”选择栏,当事人可以 根据需要在相应的小方框内打“√”,并签名。
  6、海事行政处罚文书送达回证 向当事人送达海事行政处罚文书时必须使用本文书。同一案件可以共用一份 送达回证。 “送达文书名称”一栏应填写送达文书的全称和编(案)号。 当事人为自然人的,应要求其或其代理人、家属收到海事行政处罚文书后, 注明收到日期,并签名,对于非当事人本人的,还应注明与当事人的关系;当事 人为法人或其他组织的,应由当事人的法定代表人或单位有关责任部门(如邮件 收发室、办公室等)人员签收,并注明收到日期。 (二)简易行政处罚程序 当场海事行政处罚决定书 本文书必须在适用简易程序进行处罚时使用。本文书一式三联,分别为执法 机关留存联、当事人留存联和代收罚款单位留存联,如当场收缴罚款的则代收罚 款单位留存联由执法机关财务部门留存。 本文书的具体填写要求同“一般程序”中的《海事行政处罚决定书》。 (三)其他文书
  1、 《海事行政处罚证据登记保存清单》 本文书一式二联,分别为执法机关留存联和当事人留存联。送还当事人有关 证据时应在当事人确认收到签字后收回本清单, 并与执法机关留存的一联放在一 起保存。 向当事人送达本文书时, 应使用送达回证。 所收取或保存的证据应列明。
  2、 《抽样取证凭证》 本文书的格式没有作统一要求,制作该文书时需要当事人签署,执法人员需 要 2 名以上签署,所抽取的证据样品必须列明。
  3、听证会通知书 本通知书一式两联,第一联由执法机关留存,第二联交当事人。向当事人送 达本通知书应使用送达回证。 正文第一行“关于 一案” ,填写当事人的姓名/船名/单位名称以及违法 事实的简称。
参考书目: 《国家行政机关公文处理办法》 市档案局书刊发行站 《现代秘书学与现代秘书实务》 华东师范大学出版社 《现代实用秘书写作》 中南工业大学出版社 《形式逻辑》 华东师范大学出版社 《中国公务员制度》 清华大学出版社
附件一: 当场海事行政处罚决定书 第一联(共三联) 号 海事罚字【 】
??? : 【违法事实】你(船/单位) , 【处罚决定】依据 决定给予当事人 的 行政处罚。 当事人被处以罚款的,应在收到本决定书之日起 15 日内,持本决定书到 缴纳罚款,逾期不缴纳罚款的,每日按罚款数额的 3\\%加处罚款。当事人如不 服本处罚决定,可以自收到本处罚决定书之日起 60 日内依法向 申请复议,也可以按照《海上交通安全法》《行政诉讼法》的规定在 、 内直接向法院起诉。逾期不申请复议或者不向法院起诉又不履行本处罚决定 的,本机关将依法采取措施。 执法人员签名: 执法证件编号: 作出海事行政处罚决定的地点: 作出海事行政处罚决定的机关名称: 年 月 日 (印章)
以下由当事人填写: □当事人提出当场缴纳罚款 日
当事人签名:


附件二:
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