国家行政机关公文格式介绍



国家行政机关公文格式介绍
公文的涵义
公文,即公务文书的简称,属于应用文。公 文有广义和狭义之分。广义的公文,是指党政机 关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的 文字材料。狭义的公文,是指党政机关、国家机 关、司法机关处理公务时为行使职权、实施管理 而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材 料(包括电报)。 公文是传达和贯彻党和国家的路线、方针和 政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指 示答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况, 交流经验的重要工具,具有法定效力和规范体式。
党的机关公文与国家行政机关公文比较
党的机关公文 处理依据 中国共产党机关公文处理条例 开型或A4型 开型或 用纸规格 16开型或 型 种类 14种:决议、决定、指示、意 种 决议、决定、指示、 通知、通报、公报、报告、 见、通知、通报、公报、报告、 请示、批复、条例、规定、 请示、批复、条例、规定、函、 会议纪要 A4型 型 13种:命令(令)、决定、 种 命令( 决定、 公告、通告、通知、通报、 公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、 议案、报告、请示、批复、 意见、 意见、函、会议纪要 文件:特急、急件,电报: 文件:特急、急件,电报: 特提、特急、加急、平急, 特提、特急、加急、平急, 标右上角。 标右上角。信函标在武文线 下一行左边。 下一行左边。 右上角。 右上角。信函在武文线下左 边。 汉字 国家行政机关公文 国家行政机关公文处理办法
文件:特急、加急,电报: 文件:特急、加急,电报:特 加急、 紧急程度 急、加急、平急 。
份号下方(首页左上角) 密级位置 份号下方(首页左上角) 无规定, 成文日期 无规定,多用阿拉伯数字
国家行政机关公文写作与处理 的主要法律法规依据

  1.国家行政机关公文处理办法
  2.国家行政机关公文格式(GB/T 9704国家行政机关公文格式( 970419
  99) 19
  99)
  3.国务院公文主题词表
行政公文的种类
公文的种类简称文种。 根据国务院2000年发布的《国家行政机关公文 处理办法》(国发〔20
  00〕23号)规定,公文 公文 种类有13种 种类有 种,主要包括: 命令(令)、决定、公告、通告 通告、通知、通报、 通告 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪 要。 在行政机关,除了上述13种公文 公文之外,经常用 公文 常用文书。常用文书 到的还有常用文书 常用文书 常用文书 常用文书包括:计划类、 总结类、讲话类和信息类的文书等。
公文的结构
公文的结构是指公文的组织结构, 具有规范性和相对确定性。 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、成文 日期、印章、附注、附件、主题词、抄 送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。
公文的格式
公文的格式是指组成公文的各部分 文字符号在载体(纸张等)上排列的规 定。
  1.公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m
  2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 纸张白度为85\\%~90\\%,横向耐折度≥15 次,不透明度≥85\\%,pH值为
  7.
  5~
  9.
  5。

  2.公文用纸幅面及版面尺寸 (
  1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用 国际标准A4型(210mm×297mm)。 (
  2)公文页边与版心尺寸: 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
A4型公文用纸页边及版心尺寸 A4型公文用纸页边及版心尺寸

  3.公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均 为黑色。
  4.排版规格与印制装订要求 (
  1)排版规格:文字符号从上至下、 自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋 字,一般每面排22行,每行排28个字。 (
  2)制版要求:版面干净无底灰, 字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜, 误差不超过1mm。

  3)印刷要求:双面印刷;页码套 正,两面误差不得超过2mm。印品着墨 实、均匀;字面不花、不白、无断划。 (
  4)装订要求:公文应左侧装订, 不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉 锯外订眼距书芯上下各
  1/4处,允许误 差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm 。
公文中各要素标识规则
组成公文的各要素分为眉首、主体、 版记三部分。 (
  1)眉首 1 公文份数序号:用阿拉伯数码顶格 标识在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限:标识秘密等级, 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1行,两字之间空1字
下行、平行公文首页格式
上报公文首页版式
紧急程度:紧急文件有“特急”、“急 件”,紧急电报有“特提”、“特急”、 “加急”、“平急”。标识紧急程度, 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1行,两字之间空1行;如需同时标识秘 密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识 在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识 在版心右上角第2行。
发文机关标识:由发文机关全称或规范化 简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文 可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机 关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为 30mm,命令为20mm)。对于上报的公文,发 文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发 文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最 大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时 应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发 文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文 机关过多,必须保证公文首页显示正文。行政 机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号 。
发文字号:由发文机关代字、年份 和序号组成。发文机关标识下空2行,用 3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用 阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995 不能简写成
  95,2004不能写成
  04),用 六角中括号“〔 〕”括入;序号不编虚位 (即1不编为0
  01),不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心 等宽的红色反线。
签发人:上行文需标识签发人姓名,平行 排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字, 签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标 识签发人姓名。如有多个签发人(会签人), 主办单位签发人姓名置于第1行 ,其他签发人 姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按 发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使 发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并 使红色反线与之的距离为4mm。

  2)主体 公文标题:红色反线下空2行,用2 号小标宋体字(宋体),可分一行或多 行居中排布;回行时,要做到词意完整, 排列对称,间距恰当。标题如果为2行以 上,则呈倒宝塔形排列。 除法规、规章名称加书名号外,一 般不用标点符号。不在标题中出现“综 合报告”、“专题报告”之类的字样。
主送机关:主送机关及其称谓正确, 使用全称或规范化简称。标题下空1行, 左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍 顶格;最后一个主送机关名称后标全角 冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页 不能显示正文时,应将主送机关名称移 至版记中的主题词之下、抄送之上,标 识方法同抄送。
公文正文:主送机关名称下一行,每自然 段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行 (一个阿拉伯数字、年份不能分成两行)。 正文用3号仿宋体。 引用公文先引标题,后引发文字号。
  9.结构层次序数标注正确。第一层为“一、”, 第二层为“(一)”,第三层为“
  1.”,第四层 为“(
  1)”。全文的结构层次序数应统一。
附件:公文如有附件,在正文下一行左空 2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如 “附件:
  1.×××××”);附件名称后不加 标点符号。 附件应与公文正文一起装订,并在附件左 上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识 1 序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如 附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上 角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标 识附件(或带序号)。 如通知的内容主要是印发、转发文件和发 布、转发法规规章,则不用附件的标引。
成文时间:以领导签发的时间为准。 联合行文一般由主办机关首先签署意见, 协办单位依次会签,一般不使用复印件 会签。成文时间以最后签发机关负责人 的签发日期为准。电报,以发出日期为 准。 标法:用汉字将年、月、日标全;零 写为“○”;成文时间一般右空4字,标 识位置见后。
公文生效标识:公文除“会议纪要”和以 电报形式发出的以外,应当加盖印章。行政机 关联合向上行文,为简化手续和提高效率,由 主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,发 文机关都应当加盖印章。 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机 关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字; 加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中 下压成文时间(或下套),印章用红色。
公文末页版式
有两种情况: 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时,应将成文 时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前; 两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采 用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。 两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止 3 出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简 称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章 在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版 心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排 布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印 章之下右空2字标识成文时间。
联合行文末页公文版式
特殊情况说明:当公文排版后所剩 空白处不能容下印章位置时,应采取调 整行距、字距的措施加以解决,务使印 章与正文同处一面,不得采取标识“此 页无正文”的方法解决。 附注: 附注:公文如有附注,用3号仿宋体 字,居左空2字加圆括号标识在成文时间 下一行。如:(此件发至县、团级,传 达到全体党员)。“请示”应当在附注 处注明联系人的姓名和电话。

  3)版记 主题词:公文应当标注主题词。主 主题词 题词应先标类别词,再标类属词,末尾 词为文种。 “主题词”用3号黑体字,居左顶格 3 标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋 体字,词目间空1字。 “主题词”用3号 黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。 词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
抄送:抄送机关指除主送机关外需要执 抄送 行或知晓公文的其他机关,应当使用全 称或者规范化简称、统称。公文如有抄 送,在主题词下一行,左空1字用3号仿 宋体字标识“抄送”,后标全角冒号; 回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最 后一个抄送机关后标句号。如主送机关 移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
版记示意图
印发机关和印发时间:位于抄送机 印发机关和印发时间 关之下(无抄送机关在主题词之下)占1 行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空 1字,印发时间右空1字。印发时间以公 文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。 版记中的反线:版记中各要素之下 版记中的反线 均加一条反线,宽度同版心。
版记的位置:版记应置于公文最后 版记的位置 一页(偶数页),版记的最后一个要素 置于最后一行。 印刷份数:格式没有明文规定,根 印刷份数 据约定俗成,一般是在最后一条反线下 一行,用3号仿宋体字,置于小括号内, 右空1字;或“共印 ×× 份”。可不标。
关于页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识,置 于版心下边缘之下一行,数码左右各放 一条4号一字线,如“-
  1-”、“-2 -”,一字线距离版心下边缘7mm。单 页码居右空1字,双页码居左空1字。两 面误差不超过2mm。空白页和空白页以 后的页不标识页码。
关于公文中的表格 公文如需附表,对横排A4纸型表格, 应将页码放在横表的左侧,单页码
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