归档文件整理规则



归档文件整理规则


档案:指过去和现在的国家机构、社会组织 以及个人从事政治、军事、经济、科学、技 术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。 基层档案工作: 一、档案机构及职责 二、档案的管理 三、档案的利用
一、档案机构及职责 (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有 关方针政策,建立健全本单位的档案工作 规章制度: (二)指导本单位文件、资料的形成、积 累和归档工作; (三)统一管理本单位的档案,并按照规 定向有关档案馆移交档案; (四)监督、指导所属机构的档案工作。
二、文书档案的管理主要包括以下内容: (一)收集:需要明确归档文件材料与不 归档文件材料具体范围,即对文件材料的 归档价值进行鉴定。 (二)整理:依次为装订、分类、排列、 编号、编目、装盒六大环节。 (三)排架:方便利用、销毁。 (四)编写归档文件整理说明。 (五)保管:库房面积、装具;“八防” 设施设备;统计
(六)同时进行档案实体的双轨制处理 (电子文档)、档案的现代化检索工具的 制作(计算机著录) (七)档案移交 三、档案的利用: (一)查阅 (二)深层次开发、编研
归档文件整理规则 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2归档文件的定义 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应 作为文书档案保存的各种纸质文件材料 3归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
归档文件整理的意义:
  3.1 归档文件整理的意义: 一是归档文件编号后,能方便排架管理。二是归 档文件经分类、编号后,能按年度、问题、保管 期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件 划分保管期限后,档案的鉴定、销毁工作更加方 便。四是归档文件装订、装盒后,能防止灰尘及 库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中, 从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分 类、编号后,在利用档案时,档案的存取更加方 便。如果不对零散的归档文件进行整理,档案管 理便无从谈起。

  3.2 整理方式:应选择分散整理,即由文书处 理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样 做的优点是:能发挥文书和业务部门熟悉本职工作 及文件材料办理过程的长处;文书和业务人员易在 整理归档文件过程中找到散失的文件材料。
  3.3 整理时间:最好采用随办随归方式,能够 将年终集中整理归档文件的时间,分散到平时每一 份文件形成的过程中,将一份文件的整理、归档作 为文件形成或承办的一部分。
  3.4 归档文件整理新方法与传统立卷方法相比 工作量、经费的节约:
传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排 列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题 名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案 卷号、编案卷目录等十几个工作环节,装订在形 成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分 类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节, 装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工 作程序和环节。 传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮,新的 归档文件整理方法每400页(归档文件材料有若干 盒时)用一个档案盒,可节省很多装具费用。
所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新 的归档文件整理方法。
  3.5整理原则 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联 系,区分不同价值,便于保管和利用。
  3.6质量要求 ①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修 整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 ②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装 订材料等应符合档案保护要求。 4整理方法及步骤

  4.1装订 ①装订前的处理工作: 装订前的处理工作: A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、 腐蚀,损害归档文件的纸张,影响其寿命。(短期 保存的归档文件不必去掉金属物,黄河以北及西北 内陆地区,因气候干燥,在具备较好库房条件的情 况下,对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。 已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属 物) B修裱破损文件。
C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹 模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。 如热敏纸传真件上的文字,用铅笔、彩色笔 书写或修改的文字。 D折叠超幅面纸张,折叠后应尽量将文件 的首页标题露出,折痕应尽量在文字及图表 之外,折叠后的纸张应容易打开,如采用手 风琴式折叠方式。 ② 装订的单位: 归档文件应按件装订。一般每份文件为一件
正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为 一件。原件与复制件为一件。转发文与被转 发文为一件。请示与批复为一件。内容反映 多个单位的报表、名册、图册等,由于它们 的内容相对完整,按其本来的装订方式,一 册(本)为一件。当请示(包括本单位的请 示、外单位的请示)没有复文时,视其是否 有处理结果,如有处理结果,在发文用纸或 收文纸上注明(或在文件正文左上空白处注 明),将请示作为一件。如没有处理结果,
不必存档。 装订时文件排序: ③装订时文件排序:装订时,正本在前 定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前,被转发文在后请 示与复文作为一件时,复文在前,请示在后 装订的材料、部位及对齐方式: ④装订的材料、部位及对齐方式: 统一要求用不锈钢夹,左侧串开装订,归档 文件左、下侧对齐。
  4.2分类
  4.2分类 全宗是一个国家机构、社会组织或个人
形成的具有有机联系的档案整体。设立全 宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格 当机构发生变化时,就应考虑重新划 分全宗。划分全宗有几种情况:①新成立的 机关②一个机关几块牌子③无人员编制的委 员会④乡、镇、场、办事处设立汇集全宗⑤ 内部机构不建立全宗,距离较远的、专业档 案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派 出性机构,其档案可单设目录管理。
分类是指在一个全宗内,先按门类分开,如文 书档案、基本建设档案、会计档案、照片档 案、实物档案、设备档案、人事档案 …… 再 在各门类内按一定的规律分开,如文书档案 下设的一级类目、二级类目。
  4.
  2.1 分类方法: 归档文件可以采用以下几种分类方法: ①年度?机构?保管期限分类法。这种 方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归 档文件数量较多的立档单位。优点是按这种
分类方法排列档案时,档案柜架不必留空位 ,避免库房的倒架。一般单位可采用此方法 。 ②年度?问题--保管期限分类法。适用 于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确 、没有内设机构或内设机构少、同一机构归 档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必 留空位,避免库房的倒架。不适用机构分类 法的单位,一般可采用此方法。 ③年度?保管期限分类法。这种分类方
法适用于内设机构少、归档文件数量少的小 单位或基层单位。优点是操作方便,便于档 案的管理,缺点是不能集中同一机构或问题 的归档文件目前我市基层单位采用的就是这 三种方法。
  4.
  2.2与这三种方法对应的分类方案如 下: ①与“年度?机构?保管期限分类法” 相对应的分类方案。如:2001年:办公室--永久、长期、短期;业务一科永久、长
短期;业务二科永久、长期、短期。 2002年:办公室…..业务一科…..业务二科 ②与“年度?问题--保管期限分类法” 相对应的分类方案。如:2001年:党群类? 永久、长期、短期;业务类?永久、长期、 短期;行政类?永久、长期、短期。2002年 ? :党群类…业务类…行政类 ③与“年度?保管期限分类法”相对应 的分类方案。如:2001年:永久、长期、短 期2002年:永久、长期、短期;2003年……

  4.
  2.3年度 .
  2.3年度:文件的形成年度。 年度
  4.
  2.4分类机构 .
  2.4分类机构:即单位的内设机构名。 分类机构 “办公室”“业务一科”等
  4.
  2.5问题:
  4.
  2.5问题:即问题的名称。“党群
  2.5问题 类”“业务类”“行政类”等。
  4.
  2.6文件归类的一般规定:
  4.
  2.6文件归类的一般规定: 文件归类的一般规定 ①内容原则.即主要根据归档文件的内容 及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个
内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映 党务工作的归档文件归入党群(党务类)类。 ②一致性和规律性原则。即在一个立档 单位归档方法应一致,即便归错了类,也要 将其他相同文件归到一个类,以便在利用档 案时,查全这类归档文件。 ③综合性文件应归入综合类(按问题分 类的类目)或综合机构类(按机构分类的类 目),专门性文件应归入业务类(业务部门
或业务问题的有关类) ④涉及到两个以上机构或问题的文件, 如有侧重,应将其分入主要问题的类目中; 如无侧重,则归入综合类(按问题分类的类 目)或综合机构类(按机构分类的类目) ⑤优先归入本专业类。如一份文件包含 本专业和其他专业的内容,可将其归入本单 位的本专业有关类目。 ⑥归类时务必明确类目含义。分机构应 按文件内容所属机构的职能归类,不是一律
按文件署名的机构归类。 ⑦整体原则。围绕某一形成的一套文件 材料是一个不可分割的有机整体、归类时应 维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成 一定数量的文件材料,这些文件材料应从整 体原则考虑,统一归入某个类。 ⑧归类的优先顺序。归类的优先顺序 是:有最适合的类就归入该类,无最适合的
类则考虑归入相关类(即靠类归类);无相 关类,则考虑归入“其他”类;无“其他” 类则考虑归入综合类。如同一类归档文件 多,又无专门类时,可考虑增加类目。 类名举例: 一般单位可设:党群类、业务类、行政类 党委综合部门可设:综合类、组建类、群团 类、政法类、宣传类、科教类、农业类、工 交类、财贸类、计统类、劳人类等。
政府综合部门可设:党群工作类、行政综合 类、农林水利类、工业交通类、财粮贸易类、 计统基建类、科教文卫类、劳动人事类、行 政事务类。 发展计划部门可设:党群工作类、行政管理 类、组织人事类、经济综合类、国土资源类、 固定资产类、重点项目类、基本建设类、对 外经济类、财经贸易类、能源管理类、工业 经济类、农村经济类、社会发展类、技术协 作类、农业区划类、交通战备类等。
人寿保险单位可设:党群工作类、行政管 理类、劳动人事类、寿险业务类、纪检监 察类、财务管理类、代理业务类等。 民政部门文书文件材料可设:党群工作类、 行政管理类、劳动人事类、优抚安置类、 救灾救济类、社会福利类、基层政权类、 区划地名类、社会事务类等。 民政业务文件材料(业务档案)可设:国 内公民婚姻登记类、涉外(港澳台)婚姻 登记类、收养登记类、社团登记类、民办
非企业单位登记类、退伍军人类(前六项 为民生档案)地名类、勘界类。 中专、技校、中学等的文书文件材料可设: 党群工作类、行政管理类、教学工作类 (分综合类、教务类、学籍类、教研类、 培训类)等。 石油销售部门可设:党群工作类、行政管 理类、销售业务类、企业管理类等。
工业企业档案分类: 一级类目名称:
  1、党群工作类
  2、行政管理类
  3、经营 管理类
  4、生产技术管理类
  5、产品类
  6、科 学技术研究类
  7、基本建设类
  8、设备仪器类
  9、会计档案类
  10、干部职工档案类 (
  1)、党群工作类下设二级类目有① 党务工作,党务工作包括党委综合性工作、 党员代表大会或党委其他有关会议,党委办 公室其他事务性工作等。②组织工作,组织 工作包括组织建设,整党建党,党员和党员
干部管理,党费管理等。③宣传工作,宣传 工作包括理论教育,各种工作活动宣传,政 治思想工作与精神文明建设等。④统战工作, 统战工作包括
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