归档文件的整理方法和步骤



整理方法及其步骤 整理方法及其步骤
  5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后
  5.2 分类 归档文件可以采用年度??机构(问题)??保管期限或保管期限??年度??机构(问 题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
  5.
  2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。
  5.
  2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
  5.
  2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
  5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并 填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等 选择项(见图 A
  1。图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)
  5.
  4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
  5.
  4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如 19
  78。
  5.
  4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
  5.
  4.4 件号:文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号, 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室编件号
的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“
  1”开始标注。馆编件号 按进馆要求标注。
  5.
  4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
  5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
  5.
  5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目 录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图 A
  2)。
  5.
  5.
  1.1 件号:填写室编件号。
  5.
  5.
  1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  5.
  5.
  1.3 文号:文件的发文字号。
  5.
  5.
  1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔 〕”号。
  5.
  5.
  1.5 日期:文件的形成时间,以 8 位阿拉伯数字标注年月日,如 199909
  09。
  5.
  5.
  1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
  5.
  5.
  1.7 备注:注释文件需说明的情况。
  5.
  5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型(长×宽为 297mm×210mm)。
  5.
  5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名 称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图 A
  3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写 时应使用全称或规范化简称。
  5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
  5.
  6.1 档案盒
  5.
  6.
  1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为 310mm×220mm(长×宽),盒 脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm 等(见图 A4a)。
  5.
  6.
  1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、 起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图 A4b、图 A4c)其中,起止件 号填写盒内第一件文件和最后一件文件号, 中间用“?”号连接; 盒号即档案盒的排列顺序号,
在档案移交进馆时按进馆要求编制。
  5.
  6.
  1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
  5.
  6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(见 图 A
  5)
  5.
  6.
  2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
  5.
  6.
  2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
  5.
  6.
  2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
  5.
  6.
  2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
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