归档文件的整理方法和步骤



整理方法及其步骤 整理方法及其步骤
  5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后
  5.2 分类 归档文件可以采用年度??机构(问题)??保管期限或保管期限??年度??机构(问 题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
  5.
  2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。
  5.
  2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
  5.
  2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
  5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并 填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等 选择项(见图 A
  1。图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)
  5.
  4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
  5.
  4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如 19
  78。
  5.
  4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
  5.
  4.4 件号:文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号, 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室编件号
的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“
  1”开始标注。馆编件号 按进馆要求标注。
  5.
  4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
  5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
  5.
  5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目 录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图 A
  2)。
  5.
  5.
  1.1 件号:填写室编件号。
  5.
  5.
  1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  5.
  5.
  1.3 文号:文件的发文字号。
  5.
  5.
  1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔 〕”号。
  5.
  5.
  1.5 日期:文件的形成时间,以 8 位阿拉伯数字标注年月日,如 199909
  09。
  5.
  5.
  1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
  5.
  5.
  1.7 备注:注释文件需说明的情况。
  5.
  5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型(长×宽为 297mm×210mm)。
  5.
  5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名 称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图 A
  3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写 时应使用全称或规范化简称。
  5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
  5.
  6.1 档案盒
  5.
  6.
  1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为 310mm×220mm(长×宽),盒 脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm 等(见图 A4a)。
  5.
  6.
  1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、 起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图 A4b、图 A4c)其中,起止件 号填写盒内第一件文件和最后一件文件号, 中间用“?”号连接; 盒号即档案盒的排列顺序号,
在档案移交进馆时按进馆要求编制。
  5.
  6.
  1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
  5.
  6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(见 图 A
  5)
  5.
  6.
  2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
  5.
  6.
  2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
  5.
  6.
  2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
  5.
  6.
  2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
  •  
 

相关内容

归档文件的整理方法和步骤

  整理方法及其步骤 整理方法及其步骤 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后 5.2 分类 归档文件可以采用年度??机构(问题)??保管期限或保管期限??年度??机构(问 题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 按机构(问题)分类 将文 ...

纸质档案归档文件整理工作步骤

  纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准 《归档文件 整理规则》和湖南省档案局关于《 〈归档文件整理规则〉实施细则》 的规定, 2001 年 1 月 1 日起, 从 立档单位对应归档的纸质文件以 "件" 为单位进行整理.为了确保归档档案的质量,规范我校归档文件的整 理方法,现确定我校十大类档案均为以"件"为单位进行整理归档. 所谓"件"的概念,即:一个事由(问题)或一个项目的材料可视为 一件. 一,归档 ...

纸质档案归档文件整理工作步骤

  纸质档案归档文件整理工作步骤 某高校纸质档案归档文件整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准 《归档文件整理规则》 和湖南省档案局 关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定,从 2001 年 1 月 1 日起,立档单位对应归档 的纸质文件以"件"为单位进行整理.为了确保归档档案的质量,规范我校归档文件的整理方法, 现确定我校十大类档案均为以"件"为单位进行整理归档.所谓"件"的概念,即:一个事由(问题) 或一个项目 ...

机关文书档案的整理归档方法和要求

  机关文书档案的整理归档方法和要求(2008 年 4 月 2 日) )一、什么是文件材料的归档整理? 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕, 应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编 号、编目、装盒,使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义: 1、办理完毕的; 2、文书材料; 3、基本整理单位是“件”; 4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的 有机联系,区分不同价值,便于保管和 ...

公文处理办法、公文格式、归档文件整理规则

  国家行政机关公文处理办法(国务院 2000 年 8 月 24 日发布,2001 年 1 月 1 日起施行)第一章 总第一条则为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。 第二条 行政机关的公文(包括电报,下同) ,是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要 工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 安全。 第五条 公文处理必须严格执行国 ...

归档文件整理规则

  《归档文件整理规则》 归档文件整理规则》DA/T22?2000解读单位: 四川XXXX发电有限公司 电话:第一部分: 归档文件整理规则》 第一部分:《归档文件整理规则》出台 的背景、 的背景、意义及其特点 第二部分: 归档文件整理规则》 第二部分:《归档文件整理规则》解读 关于企业参照执行〈规则〉 及《关于企业参照执行〈规则〉的意 川档发[2003]15 [2003]15号 见》(川档发[2003]15号)相关文件目录一、《归档文件整理规则》 《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准 DA ...

归档文件整理规则

  归档文件整理规则 中华人民共和国标准 DA/T22?2000 归档文件整理规则 The Arrangement Rule d Filing DocumentS l 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.l 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 2.3 件 归 ...

归档文件整理培训

  昭通市档案干部短期业务培训教材归 档 文 件 整 理方 法 步 骤昭通市 档 案 局 编 2007 年 2 月修订印前言2000 年 12 月 6 日, 国家档案局发布了中华人民共和国行业标准 DA/T22 一 2000 《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。 《规则》从我国机关档案工作的实际出发,适应档案管理现代化的需要,在借鉴 传统立卷方法合理因素的基础上, 对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。 《规 则》的实施,是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索” 为宗 ...

归档文件整理规则

  归档文件整理规则李颖档案:指过去和现在的国家机构、社会组织 以及个人从事政治、军事、经济、科学、技 术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。 基层档案工作: 一、档案机构及职责 二、档案的管理 三、档案的利用一、档案机构及职责 (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有 关方针政策,建立健全本单位的档案工作 规章制度: (二)指导本单位文件、资料的形成、积 累和归档工作; (三)统一管理本单位的档案,并按照规 定向有关档案馆移交档案; (四) ...

归档文件整理规范

  归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。 归档文件的整理单位是“件”。一般情况下一份文件材料就为一件。属于同一事件的文 件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;转发文与被转发文为一件;复制件与原件为一件; 报表、名册、图册、期刊一册为一件; 请示类文件,请示与批复合为一件,报告与批示、来 函与复函合为一件。每件文件排列方法为:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原 件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;请示与复文作为一件时,复文 ...

热门内容

微星员工手册

  前 言为做好企业现代化管理,健全公司组织,树立经营制度, 为做好企业现代化管理,健全公司组织,树立经营制度,提升企 业规范化管理水平,特依据《中华人民共和国劳动法》 、国内内资经 业规范化管理水平,特依据《中华人民共和国劳动法》 国内内资经 、 营企业劳动管理规定及有关法规制定本公司员工规章守则手册, 凡本 营企业劳动管理规定及有关法规制定本公司员工规章守则手册, 公司暨所属员工的人事管理, 公司暨所属员工的人事管理,除法令另有规定外,悉应遵守本手册的 除法令另有规定外, 各项规定。 各项规定。 ...

议户外活动对于幼儿心智的优化力量

  堕整夔童No.10 TIME EDUCATION 0ctober走进大自然,感受生命的真谛??浅议户外活动对于幼儿心智的优化力量王向红摘要:户外活动对于幼儿的教育有着积极的意义,但是如何进行这样的活动能够使得孩子的发展更充分,更能够体现自然生命的 真谛。本文就此展开论述,说明野外活动对于幼儿身心健康的作用,并指出应当完善的问题。 关键词:幼儿教育大自然优化力量 中图分类号:G612 文献标识码:C 文章编号:1672?8181(2009)10?0223?01自然界孕育了人类,给予人类生存和发展所 ...

房地产销售培训资料

  怎样做一个成功的 房地产销售人员━━ 刘杨忠 2011年7月 2011年17′04″超速行销法则的启示 17′04″超速行销法则的启示30分钟 分钟4秒17分钟 分钟30分钟自我准备 30分钟自我准备第一印象4秒内形成 第一印象417分钟内激发客户兴趣 17分钟内激发客户兴趣销售无技巧,功夫在“磨刀” 销售无技巧,功夫在“磨刀”??积累和修炼 积累和修炼成功的房地产销售员是怎样炼成的? 成功的房地产销售员是怎样炼成的?正确的心态+专业的修炼→积极的心态商务礼仪 时间管理 目标管理 财务/法律 … ...

加强监管房地产经纪人

  u 经 验 做 法上海市工商局加强对房地产经纪人的监督管理, 发挥房地产经 纪人在规范房地产交易中的重要作用, 通过年检备案等形式, 对全市 的房地产经纪人进行了彻底的清查。目前存在的问题主要是: 11 无照经营情况严重。加 强 监 管 房 地 产 经 纪 人相当数量的企业法制意识淡薄, 既未经工商局核准, 也未向房地 产管理部门申请备案擅自从事房地产经纪活动。 21 经纪从业人员素质不高。 按照规定, 房地产经纪公司应具有 5 名以上获得房地产经纪资 格证的从业人员。 从备案情况来看, 不具备 ...

工商行政简报第4期

  第4期 四川省绵阳市梓潼县工商局编 2010 年 9 月 26 日加强执法交流 提高依法行政水平2010 年 9 月 9 日至 10 日,梓潼县工商局在圣迪乐会议 中心召开了为期两天的行政执法和行政许可工作培训会议, 县局法制股、经检大队、市管股、登记股、各工商所经检办 案人员、行政许可受、办理人员,共 27 人参加。会议由副 局长陈彤主持,市工商局法制科科长贾全明、县政府法制办 主任梁明、县法院副院长王智君分别就行政执法工作,执法 环境、执法理念的转变和说理式执法文书的推广在会上进行 了讲解。 ...