公文格式



第六章 公文格式
重点与难点: 重点与难点: 公文格式的含义 公文的发文字号 公文的标题 公文的正文
为了使国家行政机关的公文处理工作 不断适应改革开放的新形势, 不断适应改革开放的新形势,由国务院办 公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中 国标准研究中心修订完成的国家标准《 国标准研究中心修订完成的国家标准《国 家行政机关公文格式》 家行政机关公文格式》(GB/T 9704-19
  99) ) 已由国家质量技术监督局于1999年12月27 已由国家质量技术监督局于 年 月 日正式发布,并已于2000年1月1日起实施。 日正式发布,并已于 年 月 日起实施。 2000年8月24日,国务院发布了《国家行政 年 月 日 国务院发布了《 机关公文处理办法》 机关公文处理办法》,并规定从 2001年 1 年 月 l日起施行。 日起施行。
第一节 公文格式概述
一、公文格式的含义 公文的格式,主要是指公文构成要素 公文的格式, 的书面表现形式, 文面格式。 的书面表现形式,即文面格式。 格式与结构同中有异。 格式与结构同中有异。
公文格式在文面上的排列有严格 规定。因此, 规定。因此,公文格式具有很强的规 范性。 范性。这些规范性主要包括对文面的 规格尺寸、文面的区域划分、 规格尺寸、文面的区域划分、公文的 各构成要素的排列次序与编排式样、 各构成要素的排列次序与编排式样、 文字符号的形体及尺寸等等。在公文 文字符号的形体及尺寸等等。 撰写和印制过程中, 撰写和印制过程中,公文格式的各个 组成部分的标注编排均需遵循一定的 规范性要求。 规范性要求。
二、公文格式的内容 中华人民共和国国家标准《国家行政 中华人民共和国国家标准《 机关公文格式》 机关公文格式》(GB/T 9704-19
  99)将组 ) 成公文的各个要素划分为眉首 主体、 眉首、 成公文的各个要素划分为眉首、主体、版 三个部分。在三个部分中,共含有公文 记三个部分。在三个部分中,共含有公文 份数序号、秘密等级和保密期限、 份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程 发文机关标识、发文字号、签发人、 度、发文机关标识、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件、成文时间、 标题、主送机关、正文、附件、成文时间、 公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、 公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、 印发机关和印发时间等项目 等项目。 印发机关和印发时间等项目。
第二节 公文的眉首
公文的眉首部分又称文头部分, 公文的眉首部分又称文头部分,主要 文头部分 标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、 标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人等要素。从文面来看, 发人等要素。从文面来看,公文首页上的 红线叫作“反线” 一般又称“间隔线” 红线叫作“反线”,一般又称“间隔线”, 反线以上部分的内容,就是眉首部分。 反线以上部分的内容,就是眉首部分。
一、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干 份时每份公文的顺序编号。 份时每份公文的顺序编号。如果需要标识 阿拉伯数码顶格标识 公文份数序号,就用阿拉伯数码 公文份数序号,就用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第 1 行。 编制份数序号用阿拉伯数码, 编制份数序号用阿拉伯数码,对编几 位未作硬性规定。一般来说, 位未作硬性规定。一般来说,应根据公文 的份数来决定编几位, 的份数来决定编几位,但是至少应该不少 编为“ 于两位, 于两位,即“
  1”编为“
  01”,如果单编“
  1”, 编为 ,如果单编“ , 会使人不知其意,以为是误印上去的。 会使人不知其意,以为是误印上去的。
二、秘密等级和保密期限 (一)秘密等级 按照有无保密要求的不同, 按照有无保密要求的不同,可将 公文分为无保密要求的普通文件和有 公文分为无保密要求的普通文件和有 普通文件 保密要求的保密文件两类。 保密文件两类 保密要求的保密文件两类。涉及国家 秘密的公文应当按照国家秘密及其密 级具体范围的规定分别标明“绝密” 级具体范围的规定分别标明“绝密”、 机密” 秘密” “机密”和“秘密”。
“绝密”是最重要的国家秘密,泄露 绝密”是最重要的国家秘密, 绝密 会使国家的安全和利益遭受特别严重的 损害; 损害; “机密”是重要的国家秘密,泄露会 机密”是重要的国家秘密, 使国家的安全和利益遭受严重的损害; 使国家的安全和利益遭受严重的损害; 秘密”是一般的国家秘密, “秘密”是一般的国家秘密,泄露会 使国家的安全和利益遭受损害。 使国家的安全和利益遭受损害。 标识秘密等级时, 号黑体字, 标识秘密等级时,用3号黑体字,顶 号黑体字 格标识在版心右上角第1行 格标识在版心右上角第 行,两字之间空 1字。 字
(二)保密期限 保密期限是对公文密级的时效加以规 定的说明。 定的说明。如果公文制发机关能够知道保 密期限, 密期限,可按照国家保密局的要求在密级 程度后标注保密期限, 程度后标注保密期限,在秘密等级和保密 期限间用“ 隔开。 期限间用“★”隔开。 具体标识方法,例如 绝密★ 个月 例如: 个月, 具体标识方法 例如:绝密★3个月,意 味着该公文属于绝密等级,保密的期限为3 味着该公文属于绝密等级,保密的期限为 个月,过期即可解密。 个月,过期即可解密。
三、紧急程度 紧急程度是对公文送达时限的 要求。公文按照紧急程度的不同, 要求。公文按照紧急程度的不同, 可分为紧急公文 普通公文。 紧急公文和 可分为紧急公文和普通公文。 紧 急文件又可分为“特急” 急件” 急文件又可分为“特急”和“急件” 两种。 两种。
紧急程度的标识位置居于版心右 上角顶格第l行 上角顶格第 行。如果需要同时标识秘 密等级与紧急程度, 密等级与紧急程度,秘密等级顶格标 识在版心右上角第1行 识在版心右上角第 行,紧急程度顶格 标识在版心右上角第2行 标识在版心右上角第 行。 凡电报都应按规定在指定的位置, 凡电报都应按规定在指定的位置, 特急” 分别标明“特提” 分别标明“特提”、“特急”、“加 急”、“平急”四种紧急程度。 平急”四种紧急程度。
四、发文机关标识 发文机关标识除明电外,用红色标识, 发文机关标识除明电外,用红色标识, 即人们通常所称的“红头” 又称公文版 即人们通常所称的“红头”,又称公文版 头。发文机关标识由发文机关全称或规范 化简称和“文件”二字组成,例如: 化简称和“文件”二字组成,例如: ××省地方税务局文件 ××省地方税务局文件 联合行文时,主办机关名称排列在前, 联合行文时,主办机关名称排列在前, 文件”二字置于发文机关名称右侧, “文件”二字置于发文机关名称右侧,上 下居中排布。 下居中排布。
五、发文字号 发文字号简称文号, 发文字号简称文号,又称公文编 号,是发文机关同一年度公文排列的 顺序号,由发文机关代字、年份、 顺序号,由发文机关代字、年份、发 文序号组成, 文序号组成,如: 府发〔 ×府发〔20
  06〕12号 〕 号 府发”指发文机关代字, “×府发”指发文机关代字, 指年份, “〔20
  06〕”指年份,“ 12号”指发 〕 指年份 号 文序号。 文序号。
机关代字一般可由两个层次组成。 机关代字一般可由两个层次组成。第 一个层次是发文机关代字, 一个层次是发文机关代字,第二个层次是 发文机关主办文件的部门的代字。 发文机关主办文件的部门的代字。 地税人发〔20
  06〕28号 ×地税人发〔20
  06〕28号 联合行文,只标明主办机关发文字号。 联合行文,只标明主办机关发文字号。 国家发展改革委 财政部 海关总署 国家税务总局 公告 发展改革委〔 发展改革委〔20
  05〕64号 〕 号
六、签发人 上报的公文需标识签发人姓名, 上报的公文需标识签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。 平行排列于发文字号右侧。发文字号 居左空1字,签发人姓名居右空l字; 居左空1 签发人姓名居右空l 签发人用3号仿宋体字, 签发人用3号仿宋体字,签发人后标全 角冒号,冒号后用3 角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发 人姓名。 人姓名。
如果联合上报的公文有多个签发 主办单位签发人姓名置于第1行 人,主办单位签发人姓名置于第 行, 其他签发人从第2行起在与主办单位签 其他签发人从第 行起在与主办单位签 发人姓名对齐处按发文机关顺序依次 顺排,同时, 顺排,同时,使发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行, 签发人姓名同处一行,并下移红色反 线,使红色反线与发文字号继续保持 为4mm。 。
第三节 公文的主体
公文的主体部分又称行文部分, 公文的主体部分又称行文部分, 行文部分 主要标识公文标题 主送机关、 公文标题、 主要标识公文标题、主送机关、正 附件、成文日期、 文、附件、成文日期、发文机关印 附注等要素 等要素。 章、附注等要素。 从文面来看, 从文面来看,主体部分在反线 以下,主题词(不含主题词)以上。 以下,主题词(不含主题词)以上。
一、公文标题 完整的公文标题一般由制发公文机关名 完整的公文标题一般由制发公文机关名 事由和公文种类组成 组成。 称、事由和公文种类组成。它们又称为公文 标题的三要素。另外,通过介词结构“关 标题的三要素。另外,通过介词结构“ 三要素 于……的”将制发公文机关名称、事由和公 的 将制发公文机关名称、 文种类这三要素连接起来成为一个句子。 文种类这三要素连接起来成为一个句子。 例如: 例如: 国务院办公厅 关于成立国家信息化工作领导小组的通知
公文标题有以下四种形式: 公文标题有以下四种形式: 制发公文机关名称、 (一)制发公文机关名称、事由和公 文种类三个要素全部具备的公文标题。 文种类三个要素全部具备的公文标题。例 如: ××市地方税务局 ××市地方税务局 关于开展印花税纳税检查的通知 (二)事由和公文种类两个要素构成 的公文标题。版头本身就有发文机关标识, 的公文标题。版头本身就有发文机关标识, 可以省略发文机关。例如: 可以省略发文机关。例如 2005年全国出口退税工作会议纪要 年全国出口退税工作会议纪要
(三)由制发公文机关名称和公文种类 两个要素构成的公文标题。公告性、 两个要素构成的公文标题。公告性、权威 性公文,可以省略事由。 性公文,可以省略事由。 例如: 例如 中华人民共和国财政部公告 只标明文种的公文标题。 (四)只标明文种的公文标题。主要是 公告性的公文,泛行文。 公告性的公文,泛行文。 例如: 例如 公告
公文标题中除了法规、 公文标题中除了法规、规章或转 发的规范化文件标题名称加书名号之 一般不使用标点符号。例如: 外,一般不使用标点符号。例如
国家税务总局 关于印发《钻石交易增值税征收管理办法》 关于印发《钻石交易增值税征收管理办法》的通知
转发上级机关的公文, 转发上级机关的公文,不能引用上 级机关公文的发文字号代替标题内容, 级机关公文的发文字号代替标题内容, 如其标题过长, 如其标题过长,可以根据主要事由自拟 标题。例如: 标题。例如:
国家税务总局 关于转发《 关于转发《国家发展改革委关于降低增值税防 伪税控系统专用产品价格的通知》 伪税控系统专用产品价格的通知》的通知
联合发文,发文机关比较多, 联合发文,发文机关比较多,应 该遵行主办机关排列在前的基本规定。 该遵行主办机关排列在前的基本规定。 此时,公文标题排列要讲究形式美。 此时,公文标题排列要讲究形式美。 全国税务机关公文处理实施办法》 《全国税务机关公文处理实施办法》 规定,上报的公文和联合行文, 规定,上报的公文和联合行文,一般 不标明发文机关。 例如: 不标明发文机关。 例如
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