公司信贷档案管理制度



小额贷款公司信贷档案管理制度 小额贷款公司信贷档案管理制度
第一章 总则 为加强信贷档案管理,信贷档案做到妥善归档、资料完整,调阅方 便,查找快捷,每笔贷款都有据可查,使信贷档案管理做到制度化、规 范化,从档案管理上完全保证信贷资产的安全性,经小额贷款公司(以 下简称本公司)研究,特制定本制度。 第一条 概念 信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷 后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料, 包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业 务的档案资料范围(见附件
  1) 。 信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的 过程。 第二条 管理部门 在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前, 由风险管理部指定专 (兼) 职信贷档案管理人员负责信贷档案管理,并负责本公司信贷档案的收 集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕 以后,统一移交综合管理部归档。 第三条 分类 根据信贷档案形成特点,可按照信贷资产质量五级分类办法进行档 案分类管理,按季调整其五级分类形态。 第四条 保管期限
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信贷档案的保管期限分贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二 种。各类信贷档案的保管期限如下:
  1、正在执行中的小企业流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档 案材料,应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。
  2、 对贷款本息结清或信贷业务已经执行完毕的信贷档案的保管期限为 3 年(从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算) 。 第二章 操作程序 第五条 整理立卷 每笔信贷业务发生后,经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指 定的档案管理人员移交并办理交接手续,风险部对本公司执行中信贷业 务档案集中管理,贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案材料, 风险管理部在规定的时间内整理,移交到综合管理部档案管理员处。 信贷档案的整理立卷要求如下:
  1、信贷档案以每笔业务为单位组卷,材料多的可组成多个卷。卷内资 料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。
  2、每个案卷,均应编制《信贷档案卷内目录》 (见附件
  2) 。
  3、将案卷按照“信贷项目?客户?信贷业务发生时间”的顺序进行分 类排列。即首先将全部信贷档案按不同的信贷项目分开,然后区分不同 的客户,再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。
  4、按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目: (
  1)合同编号。 (
  2)项目类别。
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  3)客户名称。小企业类客户填写单位全称,个人类客户填写姓名。 立卷完成后,对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行 完毕期间形成的后续归档材料,信贷档案管理员应随时进行补充归档。 信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件,信 贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不 能补齐的,信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。 第六条 移交归档
  1、各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档 案移交清单一并移交风险部档案管理人员,经双方核对无误后,双方在 移交清单上签字,由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份,一份 业务部留存,一份随资料进入档案。
  2、对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信 贷档案管理员应于次月 10 日前,将上月执行完毕的信贷业务档案整理 完毕,移交综合管理部。 第七条 档案资料的使用 办理档案借阅时,应严格按借阅范围查阅、借用并办理借阅手续, 档案管理人员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途,借 阅人签字确认并按要求履行审批手续,保证档案的完整和安全。
  1.公司内部人员借阅信贷档案资料。借阅本人经办的业务资料须经风险 部负责人批准。公司其他人员因工作需要借阅信贷档案的,须借阅人出 具借条,经主管副总批准后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、拆 散原卷册,用完必须及时归还。
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  2.公司外部人员借阅信贷业务档案。本公司保存的各类信贷档案主要是 供本公司内部使用,原则上不对外借阅,若遇特殊情况,如出现经济纠 纷、案件等,法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时,必 须持有协助查询通知书或其它有效法律文书,以及查阅人的工作证明, 并经分管副总批准。查阅时,本公司人员在场陪同,严禁将原件借出。 第八条 清退销毁 对于保管期满的信贷档案,应由综合管理部、风险管理部、信贷业 务部共同组成的鉴定小组进行鉴定,提出存毁意见。对经鉴定需销毁的 信贷档案,应经分管副总签批后方可销毁;对保管期满但仍具有一定查 考利用价值的信贷档案,应视情况继续保管二年以上,确无保存价值时 方可进行销毁。
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附件 1
信贷档案的归档范围 一、基本材料
  1.营业执照或事业、社会团体等机构证明(复印件)
  2.法定代表人身份证明或法人授权委托证明书(原件或复印件) 、签字 样本(原件) ,法人代表更换文件,董事签字样本(原件)
  3.法人(组织机构)代码证(复印件) 、税务登记证明(复印件) 、生 产经营许可证(复印件) 、产品质量认证书(复印件)等
  4.贷款卡(证) (复印件) 、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定 书
  5.公司合同或章程(复印件) 、成立文件
  6.会计事务所出具的验资报告,企业主要资产明细材料
  7.客户近 3 年及近期的财务报告(原件或复印件) ,以及有权部门对年 度财务报表的审查证明、
  8.信贷业务申报书
  9.开户证明(复印件)
  10.有权部门批准成立事业单位机构设置的文件(复印件)
  13.信贷资产风险分类认定工作底稿和客户背景材料
  14.与本公司签定的信贷业务合作协议
  15.企业分立、合并、转制(全套材料) 、更名等文件
  16.企业主要资产的权属证明材料
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  17.建筑安装企业另需材料:承建资格证书(复印件) 、资质等级证书 (复印件) 、建筑安装企业施工安全资质证(复印件)
  18.房地产企业另需材料:资质等级证书(复印件) 、土地使用权证或 土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设 工程开工许可证、商品房(预)销售许可证(如有)
  21.信贷业务申请书及附件(原件) ,有效的商品购销合同
  22.董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明(原件)
  23.第三方提供保证所需文件: (
  1)同意保证意向书(原件) (
  2)董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明(原件) (
  3)保证人基本情况材料,包括:营业执照(复印件) 法定代表人 、 身份证明(原件或复印件) 、签字样本(原件) 法人组织机构代码证 、 (复印件) 贷款证(卡) 、 (复印件) 公司合同或章程(复印件) 客 、 、 户近 3 年及近期财会报告(原件或复印件) 有权部门批准成立事业单 、 位机构设置的文件(复印件) 担保评价报告(原件) 、 、履行保证责任 通知书
  24.抵押或质押方式所需文件: (
  1)同意抵、质押意向书(原件) (
  2)抵押(质)物评估报告(原件) (
  3)评估单位资格证明(复印件) (
  4)抵押物(质物)权利证书,如土地使用权证、房屋产权使用证(复 印件)
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  5)有处分权人同意抵押(质押)的证明文件,包括:董事会同意抵 (质) 押的决议或具有同等效力的证明 (原件) 第三人同意提供抵 、 (质) 押的书面申明(原件) 全体共有人同意抵(质)押的证明(原件) 海 、 、 关同意抵(质)押的声明等(原件) 国有资产管理部门对企业关键设 、 备同意抵押的证明(原件) 、其它有权机构同意抵(质)押的证明(原 件) (
  6)抵(质)押人有关身份证明(原件或复印件) (
  7)抵(质)押物保险单据(原件或复印件) (
  8)抵(质)押登记证明(原件) (
  9)质物不予挂失的登记证明(原件)
  25.信贷业务评价报告(原件)
  26.信贷审批决策文件(原件)
  27.各类信贷合同(原件)
  28.各类保证合同、抵押合同、质押合同(原件)
  29.核定贷款指标通知单(放款通知书)
  30.贷款转存凭证(提款通知单)
  31.信贷业务发放(办理)后至回收期间 (
  1)历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告(原件) (
  2)提前还款申请书 (
  3)调整利率通知书 (
  4)信贷到期通知书 (
  5)提前归还贷款通知书
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  6)催收利息通知书 (
  7)逾期贷款(垫款)催收通知书及回执 (
  8)贷款展期申请书及调查评价报告(原件) (
  9)展期还款协议书及担保文件(原件) (
  10)贷款还款凭证. (
  11)不良资产化解专题报告(原件) (
  12)担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书(原件) (
  13)起诉通知书回执(原件) (
  14)涉及诉讼、仲裁等法律文件(原件) ,包括委托代理协议、起诉 状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财 产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、 财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料 (
  15)还款记录、收回本息结清凭证(复印件) (
  16)其他需要归档的材料
  33.企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对本公司信 贷资产质量影响分析报告
  34.有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资 建议计划(复印件)
  35.设备、材料订货合同清单 二、保证业务另需材料
  1.交存保证金的会计凭证(原件)
  2.出具保函协议书(原件)
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  3.反担保函
  4.垫款通知单
  5.收回并注销的保函(原件)
  6.企业存款帐户对账单(复印件)
  7.其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等
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附件 2 信贷档案卷内目录
申请书编号:
内蒙古精储小额贷款有限责任公司信贷档案目录表
客户名称: 序 号 档案编号 资料内容 年度: 份 数 页 数
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