公司领导召开会议的七点建议



公司领导召开会议的七点建议
成功和失败的公司都开会, 我们国内的企业每天每个月每个礼拜都花很多时间在开会。 其实 开会就是一种沟通,我们来研究一下开会的问题。 一般公司开会有哪些通病?一般公司开会的通病就是事先没有讲清楚, 也没有准备, 进去就 随便讲话, 然后大家也没有兴趣表决, 一举手就都统统起立鼓掌, 开完会以后也没有人去管, 一大堆人坐在里面不知道在开什么, 这些统统都叫做开会的通病。 其实我们的会议还有很多 可以改善的空间,我们准备了几点,跟大家交流一下。 第一点, 第一点,要确定哪些人参加会议 我个人的观点是:参加的人应该分成两种,必须参加与随意参加。所以我们公司发会议通知 的时候上面写了两行,一行是必须参加的人员名单,另一行是随意参加的人员名单。必须参 加的人不到我要追究,随意参加的人我们会把会议记录复印一份给他,他高兴就进去听,他 不高兴就可以不进去, 这是因为有的人只是想听到会议的其中一个部分, 比如说今天会议谈 到一个物流问题,仓储的就过来听听,谈完他就走了,因为下面那个是财务的问题,跟他没 有关系。所以没有必要叫一大堆人都坐在那里。为了解决这个问题,我设计了一下我们公司 的会议桌,坐在我们公司的会议室里面那一圈是必须参加的,后面的一排是随意参加,意思 是坐在后排的人来也可以不来也可以。其实我曾经把后面这个设计成两个 U 字形,后来发 现随意参加的人比必须参加的人还多,我就把后面设计成两个直排,不过形状并不重要,重 要是在会议里面要区别两种人。 所以对随意参加的人我们先把会议议程表发下去, 他一看就 知道对哪种话题有兴趣,那么他就在那个时间进来,讲完他就出去了。 第二点, 第二点,谁主持 我发现很多公司的会议都是总经理主持, 我觉得作为一个总经理和副总经理这种高级主管应 该多听少讲,不要什么会都要自己主持。我把公司开会的时候坐在上面的人分为三种:第一 种人是主席,我把这种人定位为副总;第二种人是导言人,我把这种人定位为经理;第三种 人是观察员,我把这个定位为总经理。这里指的是大会,如果是小会的话,那么经理是观察 员,副总经理是主席,主任和组长是导言人;真正在这里面最重要的人是导言人,后面坐的 是主席,你看外国的电影,外国的法院,那个法官的位置稍微高点就是这个意思。公司导言 人在前面,主席在后面,主席的桌子故意坐高一点,底下有个脚垫,意思就是主席是维持秩 序的人,真正讲话的是导言人。公司的议程如果是四个,就是四个经理有一个负责引言,这 个人才是主持话题的人。 主席是控制秩序的, 至于我自己不是真正的主持人, 我叫做观察员, 其实我是在旁边观察,我可以在旁边插话,但是大部分的时间我沉默,除非会场发生事情, 发生问题大家争执不下, 我才讲话。 作为一个总经理, 我需要冷静地去思考他们所讲的东西, 我要尽量地听, 必要的时候我插一两句关键的话, 这才叫做总经理。 第一我不需要那么劳碌, 第二个我要训练他们讲话,第三他们在替我工作不是我在替他们工作。 第三点, 第三点,谁控制 这个会场谁在控制,三种人在上面各有各的功能,来看看我的答案,主席是控制秩序的,导 言人是控制时间的。这个要讲清楚,比如说今天下午我们公司开会,从两点半开到四点,也 就是九十分钟,那么我就给每一个人四十分钟,四个议程,一共八十分钟,另外十分钟给主 席或者给观察员做结论, 大致上这样分配。 如果你的时间是二十分钟, 而且议程排得很清楚,
中间有一个是物料部门,他二十分钟,跟他有关的仓储人员想要来听,结果物料部门在议程 里面给我排到第二,几点到几点,可是人家进来听了却还在讲财务问题,财务问题是第二个 议程, 那么你叫人家随意参加人家怎么随意参加呢?所以我们公司规定, 控制时间的是导言 人,时间一到就得下去,话没讲完等一下再讲,这个叫做控制时间。这要求导言人对 20 分 钟的议程要掌握得很好,不要讲一些乱七八糟的话,跟你没有关系的事情你不要讲,真的讲 不完就等大家都讲完了再补充。但是我们开会不是这样,一个财务讲掉一个钟头,全部的人 都在等,结果一个半小时的会一开就是三个钟头,我很少看到有人准时把会开完的。观察员 控制会场底下的人,我这个总经理坐在那里,什么东西都跟我有关,什么东西也跟我无关, 因为我沉默。但是出了事情只有我能够摆平,这叫做控制全场。谁应该控制时间,当然是经 理了,因为他是导言人,谁应该控制秩序,当然是主席了,因为他高高在上,那么我呢,是 沉默,但是控制全场,因为我是观察员。 第四点,开会的时候谁先发言 第四点,开会的时候谁先发言 这个很重要。 开会的时候为什么总经理和副总经理尽量不要说话呢?我开会的时候会这样说: “各位,今天是我们今年下半年的秋季战略会议,希望大家踊跃发言” ,说完以后我就坐下 来,就什么声音都没有了,然后主席就站起来说“现在市场部经理发言” ,他就马上站上去 开始导言,这个就叫做当领导的最后说,底下的话先讲,这叫做由下而上。结果市场部经理 讲话的时候, 市场部底下又有很多主任还有很多门店, 你认为谁应该先发言?外野兵团先发 言!看过解放军开会吗?解放军开会是师部旅部先发言,接下来就是军长发言,接下来是军 区司令发言,接下是参谋本部发言,最后是参谋首长做结论,这叫做由外而内。因为野战兵 团师部和旅部是最接近敌人的, 所以最接近敌人的人应该是最了解敌情最了解战场, 他们应 该先发言。 所以解放军开会不是参谋本部讲话以后交给野战师去操作, 是野战兵团把问题统 统反映给参谋本部,由参谋本部下决策。所以开会是由外而内由下而上。但是很多公司不是 这样,是由上而下,由内而外,这样子没有谁会讲话,只有由外而内和由下而上才可以鼓励 意见。 所以开会的时候要多叫你们外地的门市跟各地分公司的经理先发言, 大本营集中的参 谋本部后发言,而且主任、副主任、组长、副组长先发言,总经理、副总经理、厂长、副厂 长最后发言。 不要一讲话就让官大的先发言, 这种会议没有意义, 就叫做宣布政令好了。 第 五点,谁负责、谁追踪 开会的时候会有一个好笑的现象, “各位,我们的会议到这里结 束” ,门一打开,哗,都跑掉了。你知道为什么吗?因为这个会不是我负责的。因此,我开 会的时候有个规定,门打开以前要告诉我今天的会议谁负责结果,谁追踪。没有确定负责和 追踪的人,今天不准散会,非把这个人找出来不可。为什么?因为我要盯,我是总经理,我 该做所有的事情吗?我又不是你们的仆人, 所以最重要的是大家都以为总经理就应该要做全 部的事情。总经理只负责决策,其他的人才是做事的人。但是好笑的是,每次会议都是总经 理召开的,一开完会就都跑掉了,总经理在那里收拾东西。不是这样的,我规定追踪和负责 人的名字要写在会议记录上面,我下次就问这个人,不然就不要开。所以我平时很少召集会 议,我们公司有个简单的规定,谁召集会议谁负责,除非他把负责人找出来。我从来不愿意 把我自己弄得那么惨,我来盯全部的事情,他们在外面唱 KTV 我在加班。这叫做谁负责谁 追踪。这两件事情散会之前如果没有答案,就是召集人的问题。 第六点, 第六点,谁在浪费时间 难怪我们开会一开就要开二三个钟头, 原来是有人在浪费时间。 我们都知道很多公司在开会 的时候写得很好:今天早上开会,
  9:30 会议室集合。但是从来没有人写几点结束,就是写 了也是假的。 你知道问题出在哪里吗?就是会议资料不应该在会场阅读, 资料应该开会前发 放并阅读,一到会场就得直接讨论和表决,开会就是为了马上把结果作出来。 结果发
生了一个有趣的事情,我把我手上的讲义当作资料: “各位,今天我们开会决定广西桂林这 个分公司要不要开。那么,现在大家研究一下,手上是广西桂林的调查报告。 ”你猜会发生 什么事情?每个都在这里看! 今天是开会还是阅读资料?他既然没有看, 他怎么能讲他的意 见呢?我在我们公司规定资料是要先发的,我不准当场发资料。 接下来,我就说: “各 位,资料都看过了吧?”底下一片沉默。 “好,现在就开始第一个议题,我们表决,表决完了 之后,第二个议题,我们开始复议,第三个议题,我们现在决定我们做还是不做。 ”二十分 钟我们的会就开完了。 第七点, 第七点,谁下结论 开会的时候要有第二个要求, 回想一下, 我刚才讲的第一个要求是什么?没有负责和追踪的 人,门不准打开;第二个没有解决的方法门不准打开。所以我们公司有个规定,一个会议如 果没有答案, 连总经理都没有答案, 这个会这个月不准开第二次, 这叫做无能, 统统都无能, 连总经理都无能。 其实我有个想法, 我开会的时候我怎么可能没有答案呢?但是我永远不会 先把我的答案讲出来,我提醒各位一件事情,我们不要低估了我们手下的脑子,其实人和人 一样的聪明,问题是你要逼迫他。但是我又不能让这个会开得没有结果,所以我在开会的前 一天,我把我的答案就收在了我的口袋里,但开会的时候我不会拿出来,第一个我要激励他 们,第二个我要要求他们,第三个我要利用他们。所以我的答案是摆在口袋里面,结果真的 没有答案,我就站起来说了: “各位,我们公司的规定是没有答案不准开门,要开会就要有 结果,那么刚才好像各位都没有什么答案,在没有答案以前,我的答案就是最好的答案,一 直到你们有更好的答案为止, 好吧! 还好, ” 这一招我很少用。 有时候我的纸还没有掏出来, 听他们在讲答案,我就开始流汗了,他们的答案比我的还好,还好我的没有掏出来。所以各 位我给你一个建议,你那个馊主意不要一动就掏出来,底下的人在讲,说这个烂点子也讲得 出来,人家会笑。我们当总经理就是要去盯着他们,去利用他们,不是我们在这里替他想方 法。 现在我给各位最后一句话, 开会的时候不要一动就把总经理的名字写上去。 我发现很多公司 都有个毛病,总认为开会没有总经理就不像会。结果总经理今天没来,因为有一个客人;结 果下次总经理又没有来,因为他要到北京去;再下次总经理又没有来,因为他出国;最后那 个月底他又没有来, 因为他生病在家。 这样子你知道会有什么后果吗?你们公司的会议通知 单一发下去,上面写着个总经理,人家就会说: “他不会来了。 ”所以一开会的时候,就抱着 汽水、瓜子、花生米。哟,没想到老总今天来了。我给各位一个建议,会议通知单上如果写 了你的名字,你就一定要参加。如果不能参加就告诉他们延期,延到今天下午或者延到明天 上午。我们公司的会议通知单上面,如果写着一个余总,他们就知道余总一定会到。你知道 我为什么这样做吗?就表示余总到了, 这个会非常重要。 所以有我的名字挂在上头的会都是 非常重要的, 而且我亲自参加, 他们也非常的认真, 头一天晚上都把报告和资料全部读完了。 还有的总经理,不要上面写着你的名字,进去不到五分钟就又走了: “各位我有事,上面领 导要来。 ”那就不要写你今天当主席嘛!给人家的感觉是你不重视这个会议,所以大家也就 不重视。会议开得如何,其实就是领导,就是一个公司的总经理要负起责任,因为以上我所 讲的这七点,都跟总经理有关。总经理如果有决心要改善这个会议,是不可能不改善的。 (根据余世维先生《有效沟通》演讲内容整理)
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