公司档案管理办法



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公司档案管理办法(暂行) XXX 公司档案管理办法(暂行)
第一章 第一条 总 则
为了加强公司档案业务建设,进一步提高档案管理水平,根
据《中华人民共和国档案法》 ,结合公司的实际,特制订本办法. 第二条 档案是指公司在各项经营管理活动中形成的全部档案的总
和,包括党政工团、劳动工资、教育培训、财务管理、合同管理、设备仪 器、规划设计、工程管理、市场营销等各项业务活动中形成的档案。 第三条 档案工作是公司各项管理的基础工作, 是维护公司经济利益、
合法权益和反映历史面貌的一项工作。 第四条 第五条 档案工作由行政人事部实行集中统一管理。 对外出参观、学习或参加会议、活动带回的文件资料以及其
他属归档范围的物品,必须先交送行政人事部,经行政总监(部门负责人) 签字认可,再由财务部给予核报。 第二章 第六条 档案管理体制
公司成立档案管理工作领导小组,负责领导公司各项档案管
理工作,由行政人事部负责统筹、协调、组织、管理档案工作;配备专职 档案员一人,负责行政人事部档案的日常管理工作和各项具体的档案工作 事务。 第七条 证上岗。 第八条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门应指定专(兼)
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根据档案管理相关规定,档案员应当具备档案专业知识,持
职档案员,负责归档文件材料的收集、整理和按时向行政人事部移交档案 的归档工作。 第三章 第九条 文件材料的形成与归档
凡各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向
行政人事部归档。归档的具体范围、时间和要求按《文书档案归档制度》 的规定执行。 第十条 的岗位职责。 第四章 第十一条 档案的管理 文件材料的形成和积累须纳入各部门的工作计划和有关人员
公司档案分为文书档案、工程档案、会计档案、人事档案、
合同档案、音像档案、设备档案、规划档案、培训档案九个门类。 第十二条 编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录及底图目录等档
案检索工具;按《档案著录规则》进行档案著录工作。 第十三条 档案保管期限分为永久、长期和短期三种。专门档案另有
保管期限。根据档案管理有关规定,编制档案保管期限表。 档案鉴定分两次进行:归档前对文件材料价值进行鉴定;归档后,对 保管期满档案进行价值再鉴定,以确定档案是升高还是降低保管期限或移 出销毁。经再鉴定须销毁的档案要及时销毁。 第十四条 配备专门档案库房,做好防火、防盗、防光、防高温、防
潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。 (一)档案存放应有铁制箱柜,箱柜排列方式要便于查找。 (二)对照片、影片、唱片、录音磁带、录像磁带、刻录盘等特殊载
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体的档案必须配备特制的设备进行管理。 (三)定期对档案库房进行检查、清理、核对工作,做到帐物相符; 对破损档案及时进行修补和复制。
第五章 第十五条
档案管理现代化
档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分,应列入公
司现代化管理的整体计划。 第十六条 逐步采用以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控
装置、通讯设施和办公自动化等现代化的管理手段。 第六章 第十七条 档案管理的责任和奖惩
档案管理工作的各级责任人应明确各自职责,充分履行职
责,使公司的档案管理工作不断向规范化、科学化、现代化方向发展。 第十八条 将专(兼)职档案管理人员的档案管理工作情况列入其年
度考核内,对尽心尽责、工作出色的给予表彰和奖励;对不按规定要求影 响整体档案管理工作的,视其情节给予批评教育,当年不得评为先进,必 要时予以解聘。 第十九条 第二十条 将档案管理工作作为各部门年终考核评比内容之一。 对在档案管理过程中出现的遗失、损失、泄密或重大安全
事故的,按有关规定追究各级责任人责任,并视情节严重程度予以通报批 评、罚款、停职、降职或解聘处分。 第七章 第二十一条 附则
本办法由行政人事部负责修订、解释。
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第二十二条
本办法自发文之日起执行。
附件:
  1、文书档案归档制度
  2、工程档案管理制度
  3、音像档案管理办法?
  4、档案保管制度
  5、档案借阅制度
  6、档案鉴定和销毁制度
  7、档案归档范围及保管期限规定
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文书档案归档制度 一、文件材料的归档范围 文件档案的归档范围是指各部门在各项业务活动中形成的各种有保存 价值的文件材料,主要包括: (一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导 人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 (二)上级机关发来的与本公司有关的决定、批复、决议、指示、命 令、条例、规定、计划等文件材料。? (三)公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。? (四)各部门反映主要职能活动的计划、报告、总结等重要材料。 (五)各部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、 统计报表及简报、刊物、报纸。 (六)公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (七)管理干部任免及员工奖励、处分的文件材料。 (八)职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 (九)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报。 (十)工程环境类文件材料。 (十一)财务类文件、报表、凭证等。 二、归档要求 (一)归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家 要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 (二)归档的文件材料要完整、系统、准确,将每份文件的正件与附 件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文 件,分别立在一起,不得分张,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少 数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。 (三)归档的文件必须是原件。
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(四)保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和 编目编号。不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批 复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在 针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会 议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。 (五)案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。 (六)文件材料的归档必须办理移交手续。 三、归档时间 (一)文书档案在第二年第一季度内归档。 (二)合同档案在合同签订后,立即向行政人事部移交存档。 (三)工程档案形成后,立即将档案目录和实体移交行政人事部,由 行政人事部派专人管理。 (四)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管 三年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交公司行政人事部统一 保管。 (五)各项管理工作形成的文件材料,在第二年第一季度内,要将应 当归档的文件材料组成卷宗,由各职能部门负责人审定后,向行政人事部 归档。 四、归档份数 (一)各类文件材料一般归档一式一份。 (二)重要的和利用频繁的文件材料可归档一式三份或适当增加其归 档份数。 五、不归档文件材料的范围 (一)重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 (二)上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件,下发供参阅、不 办的文件材料。 (三)上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
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(四)未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿,一 般性文件的历次修改稿(重要规定性文件、定稿除外) 、付印文件的各次校 对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外) 。 (五)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 (六)参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文 件材料。 (七)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 (八)下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的 文件材料。 六、公司的行政人事部要对各部门文件材料的形成、积累、整理和归 档工作进行指导、监督和检查。
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工程档案管理制度 第一章 第一条 第二条 总则
为对公司的工程项目所形成的技术文件资料进行管理和控 本制度适用于公司工程建设项目的技术文件资料的接收和发 第二章 职责
制,保证其实用性和有效性,特制定本制度。 放、审核、标识、组卷、整理、归档、移交、保管和借阅的管理。 第三条 性和有效性。 第四条 进行审核。 第五条 工程档案管理员负责工程图纸资料的接收、标识、发放、归 第三章 第六条 工程档案管理范围 细则 档、保管及借阅管理。 工程管理部各专业工程师负责对技术资料及工程图纸等资料 工程管理部负责人确认有关技术文件工程图纸、资料的实用
(一)完整的工程城建档案卷宗应由工程建设综合文件材料、工程施 工文字材料(土建、给排水、电气、采暖、通风、空调、消防、电梯工程)、 竣工图、建筑工程项目音像档案四大类组成,其中工程建设综合文件材料 和音像档案由建设单位组织整理。 (二)综合文件材料内容包括:
  1、江苏省发展与改革委员会关于项目建议书的批复及项目建议书(立 项报告) (原件) ,可行性研究报告的批复及可行性研究报告(原件) ,关于 立项有关会议纪要、领导讲话。
  2、选址意见书(复印件) 、建设用地规划许可证及用地红线图(复印 件) 、界址点成果表。
  3、征地拆迁安置意见、协议、方案等,政府建设用地批准书、划拔建
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设用地文件、国土使用证(复印件)及国有土地使用权出让合同等有关协 议。
  4、环保、消防、卫生、人防、文物、市政、园林、白蚁防治等有关行 政主管部门批准文件或取得的有关协议;政府有关部门对施工图设计文件 的审批意见。
  5、中标通知书、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同(原件) 。
  6、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划表及申报文件(原 件) 。
  7、建设工程规划许可证及总平面、坐标放线交接单;规划设计条件通 知书和申报的规划设计条件(复印件) 。
  8、施工许可证、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等各种缴费 证明。
  9、建设工程质量监督书(质监站) 。
  10、竣工验收报告、竣工验收备案表、环保、消防、卫生、防疫等部 门验收意见书;管线成果表即竣工总平面图(勘察院) 。
  11、工程结算书(原件) ;监理规划、监理细则;工程竣工总结、质量 评价意见报告(原件) 。
  12、环境影响报告书;地质灾害危险性评估意见书。 (三)音像档案内容包括:
  1、建设项目开工前的地形、地貌,原有建筑物的旧貌的摄像资料。典 型的、比较重要的建筑物的像片资料。
  2、基础至±0 阶段:基槽底部、地下室隐蔽前、±0 时要布设摄测量 三维标,进行摄影形成立体像对。
  3、主体封顶阶段:大型的混凝土梁、板、承重柱贴有标尺的摄像片。 有代表性结构标高(层)混凝土施工状况的像片。主体封顶的像片。
  4、竣工阶段:建筑物正面、侧面全景、代表性标志的像片、摄像资料。
  5、质量事故发生部位的位移、沉降、变形及处理的像片、摄像。 (四)归档范围还应包括:
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  1、上级决议、批文、通知。
  2、审批文件。
  3、设计基础文件。
  4、工程地质勘察。 (原件)
  5、水文地质勘察报告。 (原件)
  6、合同文件。
  7、验收文件。
  8、竣工图及设计变更。
  9、监理公司与施工单位的竣工资料。
  10、工程项目及设备招投标、评标、定标文件。
  11、公司内部审批的牵涉到项目工程的各种文件。
  12、公司对外发出的牵涉到项目工程的各种文件。
  13、其他单位发至本公司的牵涉到项目工程的各种文件。
  14、各种有关项目工程的会议纪要、请示报告、调查报告。 第七条 技术资料和图纸的接收 (一)所有技术资料、图纸由工程管理部档案管理员负责接收,接收 时填写接收登记表。 (二)工程管理
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