工程档案管理(福建)



建设工程档案管理
福建省档案局 颜梓森
第一节 建设工程档案概述
一、建设工程相关术语
  1、建设项目:指建筑、安装等形成固定资 产的活动中,按照一个总体设计进行施 工,独立组成的,在经济上统一核算、 行政上有独立组织形式、实行统一管理 的单位。
  2、单位工程:指建设项目中具有独立设计 文件、可独立施工,建成后可以独立发 挥生产能力或工程效益的工程。
规模较大的单位工程,可将其能形成独 立使用协能的部分分为子单位工程。
  3、分部工程:指单位工程中独立组织施工 的工程。单位工程中一般按专业性质和 工程建设部位划分和确定分部工程的。
  4、分项工程:是分部工程的组成部分,由 一个或若干个检验批组成的基本单元工 程。一般按主要工种、材料、施工工艺、 设备类型等划分。
二、建设工程工作程序及其文件材料的形 成
  1、项目建设议(立项阶段)
  2、可行性研究阶段
  3、设计(初步设计)阶段
  4、建设(开工)准备阶段
  5、建设实施阶段
  6、竣工验收阶段
三、建设工程档案的概念 建设工程档案(又称建设项目档案、基 建档案)是指在工程建设过程中形成的 应归档保存的各种形式和载体的文件材 料。 四、建设工程档案的特点 成果的成套性、形成领域的广泛性、内 容的专业性、利用的时效性、管理的动 态性、记录形式的多样性,等等
第二节 工程文件材料管理
一、工程文件、档案管理的措施
  1、将项目档案纳入“项目法人制”、“招 投标制”、“工程合同制”、“工程监 理制”中;
  2、坚持项目档案工作与项目建设同步进行; “四同步”:下达工程计划任务与提出 文件材料归档要求同步;检查计划进度 与检查文件材料形成情况同步;工程竣 工验收与验收工程竣工档案同步;项目 申报评优及项目有关人员晋职评优时, 档案部门同步出具专题归档证明材料同 步。

  3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、 利用制度、图纸更改制度、竣工图编制 办法、项目文件归档范围、文件收发文 登记制度、文件流程控制制度等
  4、采取经济制约措施,实行工程档案质量 保证金制度(仅适用于建设单位与施工、 监理等单位的合同要约,任何国家部门 均不得收取工程档案保证金)
二、各参建单位文件、档案管理的职责
  1、建设单位的职责 建立健全档案管理规章制度;对设计、 施工、监理等单位档案工作进行检查、 指导;做好本单位形成档案的收集、整 理;接收和汇总各参建单位档案;提交 工程档案预验收和专项验收;向有关国 家部门移交档案。
  2、勘察、设计单位 收集、整理勘察、设计基础材料和有 关的设计文件;参与编制竣工图;向建 设单位移交档案。

  3、施工单位 收集、整理所承担工程施工过程中形 成的档案;编制竣工图;向建设单位移 交档案。
  4、监理单位 收集、整理监理工作中形成的文件; 对施工档案特别是竣工图进行审查;向 建设单位移交档案。
  5、科研单位 收集、整理所承担科研课题工作中形 成的文件;向建设单位移交档案。
三、文件的收集 (一)收集范围 建设工程的收集要根据《国家重大建设 项目文件材料归档范围》及行业颁布的 有关归档范围,并结合本项目的实际情 况,制定该项目文件的归档范围。
(二)收集方法
  1、依据标准范围收集
  2、根据工程性质收集
  3、采取有效措施收集 ? “四列入” :将文件材料的形成列入计 划管理,列入施工管理及考核范围,列 入有关领导和技术人员岗位职责,列入 经济责任制建立档案工作机构及网络。 “三参加”:档案人员参加设备开箱、 参加各单位验收和项目总验收、参加项 目技改鉴定; ? 实行文件登记,对文件流程进行控制。

  4、抓住重要环节收集 ? 工程设计档案:主要抓住初步设计完成 阶段、设计结束和总结阶段; ? 工程施工和竣工档案:关键抓住交工和 竣工验收阶段; ? 设备档案:与土建工程连在一起的设备 在工程竣工验收阶段进行收集;自制设 备在设备鉴定时进行收集;外购设备在 设备开箱验收时进行收集; ? 科研档案:抓住年终总结、成果鉴定阶 段。

  5、建立档案管理网络
勘察单位 建 设 单 位 分 管 领 导 档 案 员 领导及档案员
设计单位
领导及档案员
施工单位
领导及档案员
各部门领导及档案员
监理单位
领导及档案员
(三)合理确定文件归档的时间
  1、按工程结束时间归档
  2、按项目建设程序或阶段归档
  3、按单位、分部、分项工程结束时间归 档
  4、按年度归档
  5、随时归档 (四)保证文件归档的质量
  1、对文件齐全、完整的要求 应保证归档文件的齐全、完整,真实反 映工程建设的全过程。
? 对照归档范围,查该归档的文件材料是
否归档完整; ? 各单位(子单位)工程的文件材料是否 归档完整; ? 各工序、阶段的文件材料是否归档完整; ? 从文件的前后联系查是否归档完整,如: 请示与批复,正文与附件,原材料出厂 证明与试验报告、台帐、使用清单,监 理通知与反馈,监理例会、月报是否连 续,图纸是否与图纸目录对应,设备材 料是否与清单对应,现场的口头变更是 否及时补全,等等。

  2、对文件内在质量的要求 ? 归档的文件应为原件,原则上不得出现复 制件; ? 文件内容应真实、准确且填写完整;竣工 图应真实地反映工程建设实际情况; ? 文件中数据不得随意涂改; ? 签字盖章手续完备; ? 字迹清楚,图样清晰,图表整洁。
  3、对文件材质的要求 ? 纸张材料:纸张的强度、厚度及规格应符 合有关要求;
? 书写材料:文件的书写、绘图和签字要
采用耐久性强的书写材料,禁止用易褪 色的书写材料;打印、复印文件及照片 的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度 应符合设备标定质量的要求。 ? 特殊材料:电子、录音、录像文件的材 质及存储格式应符合国家标准要求,并 保证载体的有效性;长期存储的电子文 件应使用不可擦除型光盘。

  4、对文件属性的区分 ? 科技文件与政务文件; ? 科技文件与科技资料。
  5、对文件价值及密级的区分 ? 保管期限:永久、长期、短期 ? 密级:根据国家有关文件密级规定执行
第三节 工程竣工图的编制
一、编制形式
  1、按图施工没有变更的,直接盖竣工图 章,即可作为竣工图;
  2、 一般变更的,在原施工图上修改,盖 竣工图章后,即可作为竣工图;
  3、重大变更的,或图面变更面积超过35 %的,应重新绘制竣工图,盖竣工图章 后,方可作为竣工图。
二、对竣工图进行四方会审 由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣 工图编制的准确情况进行会审,以保证竣工图 能真实地反映工程建设实际状况。 三、盖竣工图章 所有竣工图应由编制单位逐张盖竣工图章, 竣工图章中的内容应填写齐全、清楚,不得代 签; 竣工图章盖在标题栏附近空白处,若正面无 空白处,则盖在对应图纸的背面左上角; 盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。
竣工图章格式: 编制单位 竣 编制人 工 图 编制日期
技术负责人
监理单位名称
监理人
四、竣工图的折叠 折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格; 无论采用哪种折叠方法,折叠后图纸的 标准栏应露在外面;
(参照GB10609?
  89《技术制图、复制图的折叠 方法》)
第四节 工程档案的整理
一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的 多少,来确定档案设置的类目层次。对于大 型项目,要以整个项目为分类对象,在分类 时,首先以工程项目的建设程序和性质来区 分,然后在每个大类里,再按单位工程或专 业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按 各单位工程进行分类。对于小型项目,形成 的档案数量较少,可以不设二、三级类目, 直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次 排列即可。
前期依据性档案
某 项 目 档 案
勘察设计档案 项目管理档案
单位工程01 单位工程02 单位工程03
施工档案 监理档案
竣工验收档案
二、组卷 (一)组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件; 案卷内文件的数量要适度;案卷内文件 的保存价值和密级应基本一致;案卷应 力求整齐美观,便于管理和使用。
(三)组卷方法
  1、按结构组卷;
  2、按单位(单项)工程组卷;
  3、按工序或阶段组卷;
  4、按专业组卷;
  5、按问题组卷;
  6、按名称或文件性质组卷;
  7、按地区组卷;
  8、按时间组卷。
三、卷内文件排列
  1、图样的排列 在形成时编制了图样目录,按已编制的 图样目录顺序进行排列;在形成时没有 编制图样目录,一般按总体和局部关系 排列,即总体性、综合性的图样在前, 局部的居中,细部的排后。
  2、文字材料的排列 (
  1) 按重要程度排列; (
  2)按工序排列;

  3)按地区排列; (
  4)按时间排列; (
  5)按习惯排列。
  3、图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组 成的,其排列一般是文字材料在前,图 样在后。
四、案卷编目
  1、编页号
  2、编卷内目录
卷内目录
序 文件 号 编号 1 102 ? 2001 1879 责任者 福建省第三建筑 工程公司 三明钢铁厂 文件材料题名 单位工程原材料用 料汇总表 “闽光”牌钢筋出 厂合格证 “××”牌水泥出厂 合格证 砖合格证 日期 2001 1223 2001 1201 2001 1130 2001 1005 页号 1 备 注
2
11
3 4
福建顺昌水泥厂 莆田华顺砖厂
26 57? 62
卷 内 目 录
序 号 1 2 文件 编号 榕政 [2002]8号 榕国土 [2002]9号 责任者 文件材料题名 日期 2002 0506 2002 0403 页号 1-4 5-10 备 注
关于某工程土地征 福州市人民 政府 用的批复 关于某工程土地征 福州市国土 资源局 用的请示 …… 关于某工程土地征 某工程指挥 部 用的会议纪要
3 10
2002 0207
30? 33

  3、填写卷内备考表
卷内备考表
互见号:JZ1?
  01(照片) 说明:
  1、本卷有文件材料20件,共100页,附图1张。
  2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印件, 原件见J1?4?04案卷。
立卷人:××× 2002年8月9日 检查人:××× 2002年9月10日

  4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订(图纸可不 装订)二种形式;不装订时,应在每份 文件的右上角加盖档号章,文件要按目 录编排次序排列;
档号 J1?01--01 序号 05

  5、填写案卷封面和脊背 (
  1)案卷题名:案卷题名在结构上 由3个部分组成,字数一般不超过50个字; 案卷题名=项目名称+内容特征+文件 名称 如:某高速公路工程开工报告及施 工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建 施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收 费管理楼竣工图
不规范的案卷题名,如: 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 变更文件 施工文件 竣工图 合同文件
某某工程钢筋、水泥、屋面板、天 沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、 砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性 能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土 壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试 块强度报告和试验报告

  2)立卷单位; (
  3)起止日期; (
  4)保管期限; (
  5)密级; (
  6)档号; (
  7)案卷脊背:填写保管期限、档号和 案卷题名。
案卷封面填写示意表
档 号 ××××× 档案馆号 案卷题名 福泉高速公路福州段乌龙江特大桥 初步设计说明书 立卷单位 福州福泉高速公路有限公司 起止日期 19
  98.12 .
  7∽1999 .1 .12 保管期限 长 期 密 级

  6、编写案卷目录(科技档案分类目录)
科技档案分类目录
类别
序 档 案卷题名 号 号 立卷 单位 起 止 日 期 数量 份 数 页 数 保管 期限 密 级 变更 情况 备 注
第五节 工程档案的验收
一、有关依据文件
  1、福建省人民政府办公厅关于公布省建设 厅29个部门行政审批项目的通知(闽政 [2006]45号):第163项“建设工程档案 的专项验收或签证”(省档案局)
  2、国家档案局、国家发展和委员会“重大 建设项目档案验收办法”(档发[2006]2 号)
  3、福建省档案局、省建委“福建省建设项 目(工程)竣工档案验收细则”(闽档 [1993]60号)(年内将作修改)
二、
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