高级文秘课程



百乔罗管理咨询(上海)有限公司

高级文秘课程
2010 年 11 月 12-14 日 2010 年 11 月 26-28 日 【主办单位】BCG-百乔罗管理咨询有限公司 【收费标准】¥3600/人(包括资料费、午餐及上下午茶点等) 【参加对象】企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等 【培训方式】案例分享、实务分析、互动讨论、视频演示、培训游戏等 【报名电话 【温馨提示】本课程可为企业提供上门内训服务,欢迎来电咨询! 引 言 上海 北京 深圳 2010 年 10 月 29-31 日 12 月 10-12 日
你在公司是领导“身边”的人,看起来似乎冠冕堂皇,您是否也对以下问题感到困惑: 你在公司是领导“身边”的人,看起来似乎冠冕堂皇,您是否也对以下问题感到困惑:
  1、 不明确自己未来职业发展方向是什么?
  2、 想成为领导的得力助手,却不知道如何才能做得优秀?
  3、 看着领导每日的繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知从何下手?
  4、 面对领导,不知道自己在领导心目中的价值是多少?
  5、 领导交办的工作,工作标准不明确?
  6、 工作中总是被动,想主动却缺乏清晰的努力方向?对后勤工作缺乏基本的理论支持?
  7、 辅助领导的工作,很多时候不知道如何去行使权利;碰到“难缠”的下属,不知道如何奠定 自己的“领导”地位?领导催办的工作,对方总是拖延,自己却无力解决?
  8、 与领导工作中积累的各种社会资源,却不知道如何去利用?如何把握和领导的距离,心中没 底?
  9、 对公司的“潜”规则,不知该如何应对?
  10、 对领导交办的文书工作,却不知如何把握其权重? 诸如以上的问题,都是每个行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正确方向从而迅速提 升自身 职业素养,成了行政管理者亟待解决的问题。
课程背景 Course background
在现代企业面临的竞争日益激烈的今天, 企业对行政管理水平要求也越来越高, 同时对行政 管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练, 仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的; 很多时候想为领导做得更多, 却总是
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被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急” ,成为领导不可或缺 的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整 天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自 己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程;为此,我们特别 为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程, 通过三天的集中训练, 全方位提升行 政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;
课 程 收 益
→ → → → → → → → → → 明确各级行政管理人员的职业发展方向 学会编写自己的岗位说明 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识, 学会奠定非领导的“领导“地位 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率 规范文档管理为企业运营发挥重要作用 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象
课程大纲 curriculum introduction
第一部分 职业素养篇 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 秘书/
  1、秘书/助理人员的自我角色定位 ◇ ◇ 初级秘书/助理:事务性文员 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理 ◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理 ??视频:为什么不提拔我? ??现场演示: “用什么方式说话,永远比说什么更重要”
  2、优秀秘书/助理人员的胜任素质 ◇ ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 优秀秘书与一般秘书的差异 ??案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢? 第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色; 第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走, 剖析她的成功路是怎么走的。 二、秘书/助理的职业生涯规划 秘书/
  1、什么是职业生涯规划?
  2、为何要进行个人职业生涯规划? ◇ ◇ ◇ 分析自我,确立人生的方向 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力 ??小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
  3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 掌握 SWOT 分析工具进行自我分析
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运用“5W 提问”法进行自我分析 → What I am? 我是什么样的人? →What I want? 我想要什么? →What I can do? 我能做什么? →What fit I most? 什么是最适合我? →What I can choose?我能够选择什么? ??走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。 ” 分析工具认识自我 运用 SWOT 分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范 秘书/
  1、塑造良好的个人职场形象 ◇ ◇ ◇ 着装的 TOP 原则 “拒绝”着装败笔??着装误区 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 ??案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
  2、基本商务礼仪 ◇ ◇ ◇ 办公室礼仪 接待礼仪 电话礼仪与应对技巧 ??现场演示:如何着装让我更优雅和自信 四、办公室 5S 管理 ◇ ◇ ◇ ◇ 5S 的概念 推行 5S 的重要性 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 长期有效地推动 5S 工作的注意事项和操作方法 ??现场模拟: 算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要, 教会你 5 分钟快速掌握 5S 技巧 第二部分 工作技能篇 一、时间管理及工作统筹技巧 ◇ ◇ 时间管理的误区 时间管理的原则 √目标管理与 80/20 法则 √缓急轻重的优先管理 √个人时间与领导工作时间计划与安排 ◇ ◇ ◇ 时间管理小窍门 办公室接待与电话处理 自我情绪控制与压力管理 ??小组讨论: “你一天的工作是怎么安排的?” 我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到 70 岁,你拥有 25500 天。 每人每天都有 24 小时, 1440 分钟, 86400 秒。 人??倒计时, 人的出生是偶然, 但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩? 二、会务组织与管理
◇ 上级的时间管理与安排 ◇ 上司出差日程管理与工作计划
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◇ ◇
成功组织会议的技巧 组织阶段的工作:
??会前准备 ??会中协助 ??会后整理 ◇ → 会议座次安排的学问 ??练习:小组讨论:如何协助召开公司例会 案例:如何应对会议中的“漏洞”? 三、信息、文档管理与运用 信息、
  1、信息收集 ◇ ◇ ◇ ◇ ◇ ◇ ◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 收集信息工作的三个诀窍 信息的查实及传递 信息的储存与保密 文档分类及储存的工作规范 文档查阅及分装的工作规范 文档销毁及保密的工作规范 ??案例:李秘书的返工引起的深思 四、行政公文写作技巧与处理实务
  1、行政公文写作的基本要求
  2、行政公文的格式
  3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文: → 报告 → 请示 → 批复 → 函 → 决定 → 公告 → 通告 ◇ 事务公文: 事务公文: → 工作计划 → 工作总结 → 会议纪要 ◇ 礼仪文书: 礼仪文书: → 请柬 → 介绍信 → 推荐信 ??案例分享:请示/报告混为一体 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 第三部分 统筹管理篇

  2、文档管理
一、
秘书/ 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 TEL: 第4页 共6页
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??游戏导入: ??游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。 游戏导入
  1、成功沟通的秘诀 ◇ ◇ ◇ ◇ ◇ 学会聆听:不轻易打断对方的话 怎样反问:了解对方的需求 如何肯定:肯定对方??微笑、点头、是是是 表明立场:拒绝的艺术 提出解决方案:提出 2-3 个解决方案 ??案例:如果是你该怎么说? 为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
  2、有效沟通过程及环节 ◇ ◇ 信息发送、接收、反馈 有效发送的技巧 ??现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
  3、认识你的沟通对象 ◇ ◇ ◇ 与上级沟通的原则 与各种性格的领导打交道技巧 跨部门的沟通技巧 ??游戏:究竟是谁的错? 二、行政管理人员办公室事务管理 行政管理人员办公室事务管理 ◇ ◇ ◇ ◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁) 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑) 员工安全和保密工作 公共关系管理 ??案例:如何应对车辆管理的“漏洞”? 三、事物性项目性工作的组织管理 ◇ ◇ ◇ 事务工作有哪些 学会列事务清单 用项目计划管理工作 ??沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施 四、课程分享:我学到了什么? 课程分享:我学到了什么?
全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
讲师介绍 Teacher Introduction
敦平老师 众人行管理培训培训专家 秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师 富士康“通用管理课程” 人力资源系列课程” “人力资源系列课程 富士康“通用管理课程” 人力资源系列课程”特聘讲师 “ 经历与风格 8 年专职教师、2 年咨询顾问、10 年企业行政秘书管理经验,历经多个行业。根据多年的授 课经验,通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考,尤其是与学员的互动,在探索中
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不断完善和改进,逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总 结升华、实务操作练习相结合的培训形式,使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目 一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松,实战性强。 敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者,在企业受大环境影响,许多企业遇到危机,敦 平老师临危授命企业高管,在企业资金短缺,市场份额减少的情况下,用切合企业实际的管理方 式和科学的管理方法, 帮助了多家民企度过难关, 由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较 好的理论功底,课程案例真实、鲜活且有实用性,更加贴近企业实际,赢得学员们的认可。 主打课程: 主打课程: 《企业行政管理系列课程》 《人力资源管理实务系列课程…》 《员工冲突管理与压力舒缓》 《九型人格与管理》 部分培训过的企业 地产业: ;深圳泰富华地产;长城物业;佛山万科物业;贵 地产业:勤诚达国际控股集团(房地产) 阳家喻地产;广东大航地产;汕头宜华地产;成都乐安居地产、物业;福建云顶地产; 重庆华都地产…… 制造业: ;联益达科技有限公司;方正微电子有限公司; 制造业:富士康集团(深圳、北京、天津) 台资德爱电子;比克电池;深圳格瑞普电池;中诺电话;中宇元一数码科技有限公 司…… 其它:深圳公安系统;深圳燃气集团;深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信;上海通用大兴 其它: 汽车集团;广州汇丰鹏汽车 4S 店;中国企业大学(深圳市职业经理) ;贵州家喻装饰、成 都农业银行;深圳职业训练学院;广西北海旅游从业人员培训(酒店宾馆、旅行社)…… 《职业化??成就事业秘书的金钥匙》 《商务公文协作》 《企业内训师培训及培训体系建立》 《优秀员工心态与团队建设》
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