第三章+Word+2003字处理软件



第 3 章 字处理软件 Word 2003
假如你即将毕业, 那么你的毕业论文怎样编辑、 排版, 规定的格式怎样设置?找工作时, 你是否会设计出吸引人、给人印象深刻的自荐书、求职信、个人简历等,这都是要面临的问 题,这些问题可以用字处理软件 Word2003 来解决。 关于Office
  3.1 关于Office 2003 【任务 3-
  1】什么是办公软件? 任务 目前办公软件的应用范围很广,大到社会统计,小到会议记录,数字话的办公,离不开 办公软件的鼎立协助。目前办公软件朝着操作简单化,功能细化等方向发展。讲究大而全的 office 系列和专注与某些功能深化的小软件并驾齐驱。工商行政管理局用的工商综合业务软 件,政府部门用的电子政务,税务用的税务系统,企业用的协同办公软件,这些都叫办公软 件,不再限制是传统的打打字,做做表格之类的软件。 Office2003 是美国微软(Microsoft)公司推出的一套汇萃了带有 Internet 功能的众多智能 型办公自动化软件。它可使您轻松地实现有条不紊、相互协作,并且效果非凡。 Office 2003 包括了满足用户不同需要的如文本处理、电子表格、数据库管理、多媒体演 示文稿、行程安排、网页管理、排版印刷等多个应用软件。 Office 2003 软件产品可按授权类型分为零售版、随机版、大量授权与教育授权等 4 类 版本。按适用对象和功能层次又分为标准版、中小企业版和专业版等几类。 表 3-1 零售专业版 Office 2003 包括的应用程序 软件名称 Word 2003 Excel 2003 PowerPoint 2003 Access 2003 Outlook 2003 软件类别 是Microsoft Office的字处理程序,它适用于制作各种文档,如文件、 信函、传真、报纸、简历等 是Microsoft Office的电子表格程序,利用它可制作各种复杂的电子表 格,完成繁琐的数据计算 是Microsoft Office的演示图形程序,主要用于制作幻灯片,可用于单 独或联机创建演示文稿 是Microsoft Office的数据库管理程序,具有强大的交互性 是Microsoft Office的个人信息管理器和通信程序
【基础篇】 基础篇】

  3.2 认识 Word 2003 【任务 3-
  2】我们平时写文章,对文章排版时使用 Word 20
  03,那你对这个软件的功能是否 任务 了解? Word 2003 能够用于创建各种文档,例如文章、计划、报告、书信、简历等。使用 Word 2003 可以在文档中加入图片、表格、艺术字,对文档内容进行修饰与美化,进行自动的排 版处理、自动更正错误、自动套用格式、自动创建样式、自动生成索引目录等多种功能。 Word 2003 的一个显著特点是:所见即所得。就是说,在计算机屏幕上看到的内容与打 印机打印后的效果是一致的。
  3.
  2.1 Word 2003 的功能特点
  1. 功能强大 其具有强大的编辑功能和图文混排功能; 同时为了适应全球网络化的需要, 它融合了最
先进的 Internet 技术,具有强大的网络功能;中文版的 Word 则针对汉语的特点,还拥有许 多中文处理方面的功能。
  2. 操作简便 (
  1)操作过程中几乎全部应用菜单栏命令和工具栏按钮,简单便捷; (
  2)使用其中的向导和模板功能,可大大减少工作量,提高工作效率; (
  3)详实的帮助文档; (
  4)提供“Office 助手” 。
  3. Word 2003 相对于其前一版本,又新增了一些功能特性: 支持 XML 文档功能 增强的可读性 并排比较文档 支持手写设备 改进的文档保护 文档工作区 信息版权管理 增强的国际功能… …
  4. 使其具有更强大的文档扩展功能、更方便高效的文档视图、更完善的信息共享功能等, 从而其功能特性更为卓越。
  3.
  2.2 启动与退出 Word 2003
  1.启动 (
  1)从 Windows 的【 程序】 项启动。通过逐步选择任务栏中的【 开始】菜单下的【 程 序】中的【Microsoft Office】下的【Microsoft Office Word 20
  03】 实现 (
  2)快捷启动。双击 Windows 桌面上已建立的 Microsoft Word 2003 快捷图标 (
  3)Word 文档启动。在 Windows 的【资源管理器】 中找到目标 Word 文档并双击,将 启动 Word 2003 而打开该文档。
  2.退出 可以选择其主窗口的菜单【文件】菜单中的【退出】命令或按其快捷键实现 最简便快速的就是直接单击 Word 主窗口右上角的叉形【关闭】按钮。 注意:上述方法实现退出 Word 时,如果有文档编辑修改但尚未保存,Word 会弹出一个警 告信息,提醒用户哪一个文档未保存,并询问用户是否要进行保存操作。选择【是】按钮或 按相应快捷键,Word 会先将所提示的文档保存,然后执行退出;选择【否】 ,Word 将不会 存档而直接退出;选择【取消】 ,则重新回到 Word 操作界面。
  3.
  2.3 Word 2003 的窗口 工具栏是以按钮的形式汇集了操作中的常用命令。Word 2003 有十几种不同的工具栏, 默认情况下,软件操作界面中只显示【常用工具栏】和【格式工具栏】 。 实际应用中,可根据需要选择显示或关闭某个工具栏。具体是通过选择菜单中【视图】 菜单中的【工具栏】命令,下一级子菜单中列出了 Word 2003 中所有的工具栏选项,如图
  4.2 所示。在【工具栏】子菜单中,前面打钩的条目为已显示工具栏。单击某一选项可实现 显示或关闭相应工具栏。 视图是用户在进行文档编辑时查看文档内容和结构的屏幕显示。 Word 2003 的文档共有 5 种视图模式。 选择适当的视图便于用户查看文档的结构, 并且可以及时查看文档的编辑结果, 还能快速定位到文档的某一处。 视图模式按钮位于垂直标尺的下方,其由左至右 5 个按钮分别对应【普通视图】【Web 、 版式视图】【页面视图】【大纲视图】和【阅读版式】这五种视图模式,可用于模式间的切 、 、
换,如图 3-1 所示。
图 3-1 Word 2003 窗口
  3.
  2.4 Word 2003 支持创建的文档类型 在 Word 2003 中,可以创建的文档类型有空白文档、XML 文档、网页文档和电子邮件。 其中的空白文档通常是指以.doc 为扩展名的普通 word 文档,本章后面所建文档均是指普通 “.doc”文档。
  3.
  2.5 模板的概念 任何 Microsoft Word 文档都是以模扳为基础而创建的。模板决定文档的基本结构和文档 内的格式化设置。
  1. 模板有共用模板和文档模板两类: ①共用模板包括 Normal 模板(常用模板) ,所含设置适用于所有文档; ②文档模板(例如备忘录、信函和传真模板等) ,所含设置仅适用于以该模板为基础的文 档。 空白文档就是由 Normal 模板创建而来的。 对于信函、 备忘录、 出版物等这些比较常用且严格的文档, 用户可以直接套用 Word 2003 所提供的众多相关模板,如图所示。这些现成的模板中集合了该类文档所要求的各种格式, 从而以加速文档制作的效率。
  2. 模板从使用方式上又分为普通模板和向导模板两种。 ①普通模板为用户在新建文档时直接应用其中的版式(包括结构和格式设置) ,普通模板 文件的扩展名为“.dot” ; ②向导模板则通过提供一系列交互对话框来引导用户逐步设定或输入相关信息而制作出 某类文档,向导模板文件的扩展名为“.wiz” ,如图 3-2 所示。
图 3-2 模板 Word 模板本身也是一篇 Word 文档,可以根据需要随意在 Word 中进行创建、修改、编 辑,形成自定义的模板以便通用,只是在保存模板文件时要注意保存为“.dot”文件并存放 于系统安装目录下的“Templates”文件夹中。

  3.3 创建文档
【任务 3-
  3】自荐书的撰写:小张是一个即将要毕业的大学生,正准备找工作,如何写一份 能打动招聘人员的自荐书,就显得至关重要了。
  3.
  3.1 创建新文档
  1. 在启动 Word 2003 后,系统自动为用户新建一个基于 Normal 模板的名为“文档
  1”的空 白文档。
  2. 如果用户在编辑文档的过程中还需创建一个新的空白文档,只需单击工具栏上的【新建 空白文档】按钮即可,或按快捷键【Ctrl+N】 。
  3. 从菜单栏选择【文件】菜单中的【新建】命令,会在 Word 窗口右侧出现【新建文档】任 务窗格,如图 3-3 所示,单击【空白文档】实现新文档的创建。
图 3-3 新建文档
  3.
  3.2 页面设置
写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是 Word 中的页面设置。
  1. 纸张 选择【文件】菜单中的【页面设置】命令,显示【页面设置】对话框,选择【纸张】选 项卡,如图 3-4 所示。
图 3-4 “纸张”设置选项 图 3-5 “页边距”设置选项 通常纸张大小都用 A4 纸,所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸,只需从【纸张大小】 中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸,如果改用 B5 纸,就有 可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时 看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。
  2. 页边距 在【页面设置】对话框中,单击【页边距】选项卡,输入或选择上下左右四个方向的页 边距,单击【确定】按钮。如果文稿需要装订,就要设置装订线的位置:在【页面设置】对 话框中的【页边距】选项卡里选择装订线的位置,这个装订线的输入框中的数值表示的是装 订线到页边的距离,而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离的了。如图 3-5 所示。
  3. 版式 在【页面设置】对话框中,单击【版式】选项卡,可设置页眉和页脚距边界的位置;可 从【垂直对齐方式】下拉列表框中选择对齐方式等。如图 3-6 所示。
图 3-6 “版式”设置选项 图 3-
  7“文档网格”设置选项
  4. 文档网格 对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,则可以调整一下文字。通常,很多人都采用增 大字号的办法。 其实, 可以在页面设置中调整字与字、 行与行之间的间距, 即使不增大字号, 也能使内容看起来更清晰。 在【页面设置】对话框中选择【文档网格】选项卡,如图所示 3-7 所示。 】 选中【指定行和字符网格】 ,在【字符】设置中,默认为【每行 39 个字符】 ,可以适当减 小,例如改为【每行 37 个字符】 。同样,在【行】设置中,默认为【每页 44 行】 ,可以适当 减小,例如改为【每页 42 行】 。这样,文字的排列就均匀清晰了。
  3.
  3.3
  3.
  3.3 输入文档内容 正文编辑区中有个一闪一闪的小竖线,那是光标,它所在的位置称为插入点,我们输入 的文字将会从那里出现。输入敲回车时,光标移到了下一个新段落。我们平常用笔在纸上写 文章不都是一段一段的吗?在纸上分段很简单,只要另起一行,空两格开始写就行了。但在 Word 中,我们就必须敲一下回车,告诉它该新起一段了。如图 3-8 输入自荐书的内容。
图 3-8 自荐书 注意:
  1. 在 Word 文档中输入文本时,可以使用 Windows 系统提供的英文和各种中文输入法来输 入文字和标点符号。
  2. 插入特殊符号 选择【插入】菜单中【符号】或【特殊符号】命令来选择输入一些其他符号或特殊符号。 在【插入特殊符号】对话框中有六个选项卡,分别列出了六类不同的特殊符号,如图 3-9 所示; 从列表中选择要插入的特殊字符, 单击“确定”按钮, 选中的字符就插入到了文档中。
图 3-9 插入特殊符号
  3. 插入日期和时间 方法一:选择【插入】菜单中的【日期和时间】命令,打开【日期和时间】对话框,使用默 认的格式,在【语言】下拉列表框中选择【中文】,单击【确定】按钮,在文档中就出现了
Windows 系统的中文日期(如图 3-10 所示)。
图 3-10 日期和时间对话框 如果在【语言】下拉列表框中选择【英文】,可以看到左边的列表框中日期和时间的格 式就都变成了英文的了,还是使用它默认的格式,单击【确定】按钮,文档中就插入了一个 这种格式的“英文”日期和时间。 方法二:可以使用组合键快速插入日期和时间。 插入日期:[Alt+Shift+D]键; 插入时间:[Alt+Shift+T]键。
  4. 插入数字 一般的数字当然不需要插入,但使用插入可以插入一些比较特殊的数字:选择【插入】 菜单中的 【数字】 命令,打开【数字】对话框,从 【数字类型】 列表中选择“甲, 已, 丙...” 项,然后在【数字】输入框中输入“
  10”,如图 3-11 所示,单击【确定】按钮,就可以在 文档中插入一个“癸”字。
图 3-11 插入数字对话框
  5. 插入页码 选择【插入】菜单中的【页码】命令,打开【页码】对话框,选择要插入页码的
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