财务相关制度培训



财务相关制度培训
一、加工、销售合同(订单)的管理规定 加工、销售合同(订单) 二、外购商品的管理规定 发货、 三、发货、收款的管理规定 四、样机发放的管理 五、费用报销的相关规定
加工、销售合同(订单) 加工、销售合同(订单)的管理规 定
一、 每一外单业务。均须签订合法、 规范、完整的加工销售合同(订单), 合同(订单)必须清晰载明加工商品名 称、规格、数量、单价、金额、质量标 准、交货期、违约责任、货款结算等;
加工、销售合同(订单) 加工、销售合同(订单)的管理规 定
二、 签订正式合同、订单前必须由包括 有财务人员在内的相关人员评审、签字。 合同签订后,正本合同由部门文员专人 管理,副本或复印件及时传递给财务部 一份,作为财务核算、跟踪、结算的依 据。
加工、销售合同(订单) 加工、销售合同(订单)的管理规 定
三、当合同管理人员变动时,必须办理 书面移交清单。 四、如因各种原因合同需变更的,需填 写合同变更记录,该记录同原合同一样, 重复审批程序后。作为原合同的一种有 效补充 。
外购商品的管理规定
一、商品验收,需有品质部提供的产品合格验 收入库单,验收人员据此单按完工单位、品名、 型号、生产批号、数量、编码一一核对无误后, 及时填制产品验收单验收入库。集团内部样机 采购,原则上由文员凭有总经理签名的口头订 单到集团内部各公司领取话机,其它人员领取 需由文员在送货单签名确认,同理把单据给文 员统一保管。
外购商品的管理规定
二、 退回的话机,根据客户的退货清单清 查相符后及时开具坏机入库单及红字发货 通知单、此两单必须相符,验收人员如发 现数量不符,机型不对或主要零件缺少以 及不属于本公司的产品,验收人应及时通 知业务员和有关退货部位及押运人。
外购商品的管理规定
三、 为让财务部及时了解以上信息,以上 所有单据于次日早上之前交一联于财务部。 四、 对帐相关业务员,于月末负责同供 应商核对当月采购商品数量、金额,交财 务部复核无误签名后再回传供应商,同时 要求供应商开具增值税发票,业务员依据 对帐单申请付款
外购商品的管理规定
第五条、付款 相关业务员于次月20日以后 填写申请付款单(以对帐单为附件), 向 财务部申请付款,财务部核对无误后及时 付款。
发货、 发货、收款的管理规定
一、每次发货前由跟单员出具发货通知单, 由财务部签字后由文员去成品仓发货,然 后由文员开具发货单,由财务人员、相关 业务人员签字后货物放可出厂,金额较高 的商品(手机、无线固话)还需总经理加 签放可放行。
发货、 发货、收款的管理规定
流程图
出 货 通 知 单
口 头 订 单
发 货 通 知 单
发 货
发货、 发货、收款的管理规定
货物发出后,各跟单员及时出具相关单据,并在一 星期内将相关单据整理好,传递给相关人员,信用 证国内收款的,将相关单据会同交单申请表及时 交给财务,国外交单收款的,将相关资料E-MAIL 给香港同事,由于销货发票与装箱单属财务做账 中重要的原始单据,因此,各跟单员在货物发出后 应及时将发票与装箱单打印出由相关业务人员 签字后,传递给财务。
发货、 发货、收款的管理规定
交单后,由业务员负责将款项按发票上金额 全额收回,如客户在货款中直按扣除费用的, 如合同(订单)注明的,由业务员在对方单位 出具的DEBIT/CREDIT ADVICE上签字扣 减货款,如合同末注明的扣款,由业务员写 出付款申请,由总经理签字后财务放做冲减 货款处理。
样机发放的管理
由于业务需求,各业务员、跟单员所需的样机 由本部门文员统一领取。由文员开具口头订单, 申请人签名,财务审核。发放样机时,填制样 机发放单,属免费样机由部门经理签字,计入 本部门期间费用;需收取样机费的,还须当时 人开具发票并跟踪收款,财务负责监督样机款 的收回。收取的样机费,无特殊情况,一率汇 入国内美金账账户。本部门需邮寄的样机,由 财务核对,文员每天统一邮寄。并将运单号备 注在《样机发放单》上。
费用、报销的相关规定

  1. 报销&付款流程:财务审核??黄总批 准??执行董事批准??财务做凭证?? 出纳付款。如属紧急款项,请提前知会财 务抓紧时间安排,以免延误。
费用、报销的相关规定

  2. 除电话费、招待费和快递费填写费用报 销单外,其它的均需填写付款申请单。凡 指定银行付款的均需提供国家认可的正式 发票,未能提供者,由个人承担税金。
费用、报销的相关规定

  3. 凡招待费均需附领导批准的宴请申请单, 饭堂点菜的附汇总表并找领导批示。
费用、报销的相关规定

  4. 凡预付东明公司外部供应商货款,均需 预收客户相应比例的订金,小金额样机款 除外。

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