办公室工作总结??浅谈办公室工作的特殊性与重要性



浅谈办公室工作的特殊性与重要性 浅谈办公室工作的特殊性与重要性
办公室,一个普通的部门,同时也是一个特殊的部门。它担负着 承上启下的任务,是领导与基层间沟通的桥梁,是各个部门间协调的 纽带。实践表明,公司高层的意见是否能得到有力的贯彻实施,公司 的后勤保障是否足够, 职工的文化生活工作是否开展得有声有色…… 如此种种,都取决于办公室工作的好坏,因此办公室主任这个岗位的 责任尤为重大。 办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、 职责和 要求上。 一、地位的特殊与重要 办公室是分析办事机构,是连接领导和基层的桥梁、保持全体任 务正常运转的中枢、搞好协调和效劳的纽带。对办公室主任来说,在 整个公司中,他是“包工头” ;在公司领导背后,他是“秘书” ;在各 个部门中,他是“龙头” 。其业务能力的强弱、办事程度的高低、指 挥安排如何、都将直接影响单位和部门的各项任务,关系指导,影响 全局。 二、职责的特殊与重要 身为办公室主任,首先需要明确的的就是自己的岗位职责。办公 室主任的岗位职责主要包括以下方面:
  1、熟悉党和公司制定的方针政策,当好公司参谋和助手;
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  2、在总经理领导下,主持本室工作、办公室各岗位分工。并制 定工作职责和工作标准、工作制度组织,并督促全室人员完成本室职 责范围内工作任务;
  3、协调、密切各部门间工作关系,
  4、组织收集各部门工作任务,公司为公司主要活动情况决策意 见和建议 ;
  5、公司会议筹备、组织工作会议;
  6、来文、来电、函件批处工作审核,以公司名义起草文、电、 函;
  7、组织起草公司半年、年度工作计划、总结和讲话;
  8、监督公司印章使用;公章、合同专用章、行政介绍信管理和 使用公司各行政公章刻制、启用、回收和销毁工作;
  10、公司发展规划、年度经营计划编制和公司重大决策;
  11、公司公共关系;
  12、组织办公用品供应计划,制定审核物品采购工作,物品进、 出、存库的统计核算工作;
  13、组织全公司员工大会、工作年度总结评比和表彰工作;
  14、公司来宾接待、安排等工作;
  15、公司档案管理工作;
  16、公司交办的其它工作任务。 以上的几点,可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能。其中 第
  1、
  4、10 三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕
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领导决策进行的。主要表现在:第一,在决策形成过程中,在帮助领 导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋 作用。 第二, 在决策实施过程中, 在帮助领导及时了解工作进展情况、 审时度势、 强化控制上发挥参谋作用。 第三, 在决策实施过程结束后, 在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。 第
  2、
  6、
  7、
  8、
  13、
  14、16 点属于承办职能。办公室主任的承办 职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部 门交付的事项, 如工作调研、 信息反馈、 工作总结等, 需要认真对待, 按期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策,办公室主任要带 领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管 理的责任,是第一责任人。三是来自公司内各科室和班组的。公司内 职工需办理有关事项或对公司内的意见建议, 按程序应先和办公室取 得联系,这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之,办公室主 任对所负责的事项要高度负责,认真督办。一丝不苟,一办到底,落 到实处。 第
  12、 点属于管理职能。 15 管理职能主要是针对办公室内部而言, 集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多, 但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登 记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统 一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱 送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构,办公室 主任作为这个机构的负责人,应该说是事无巨细,都要认真操办。如
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会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务 的有关事项。使办公室真正成为公司工作的枢纽。 第
  3、
  5、11 点属于协调职能。办公室主任履行协调职能,主要是 抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调,即指致力于上 下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调一 致的协调工作。所谓横向协调,即指致力于任务分派、任务督办及融 洽和谐各科室的协调工作。 四个职能不光是停留在口头上、理论中,更要实践到工作中去。 具体如下: 当好参谋,既要能谋,又要善谋,努力做到参得准、谋得深、参 到关键处,谋到点子上,力争出大主见,当大参谋。同时,又要摆正 地位,做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下,协调各方面 的重要职责,作为办公室主任既要协调高低,又要协调左右,还要协 调内外。 搞好协调, 要讲究协调艺术, 留意协调手法, 既要有原则性, 又要有灵敏性。协调中,态度要谦虚,任务要细致,对上尊重、对下 支撑、对左右合作,做到帮忙不添乱,解难不增忧,办事不误事。 作为办公室主任既要协调高低,又要协调左右,还要协调内外。 搞好协调,要讲究协调艺术,留意协调手法,既要有原则性,又要有 灵敏性。协调中,态度要谦虚,任务要细致,对上尊重、对下支撑、 对左右合作,做到帮忙不添乱,解难不增忧,办事不误事。 坚持做好岗位责任制,强化目标岗位管理是管理工作的基础。要 牢固这个基础就要体现两个“特征” 、统筹三个“关系” 。两个特征一
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是质量特征, 要把 “质量是命、 安全是天” 的思想深入到每个人中去。 既要保证企业发展的质量,又要保障职工群众得到实惠的质量。二是 公平特征,根据发展情况、工作职能的不同,实行分类考核、同类同 考,提供公平竞争的平台。统筹三个关系,一要统筹企业发展和人才 发展的战略关系。坚持质量、速度、效益的统一,以人为本、统筹兼 顾,实现全面、协调、可持续的发展;二要统筹目标考核和督促检查 的关系。规范考核制度,按照考核规定严格考核。工作中要做到深入 基层,紧抓进度,毫不放松;三是统筹全局发展和重点工作之间的关 系。工作中要把握全局观念,突出重点工作。要以重点工作为突破, 带动全局的发展。 抓好指导决策后的任务落实,是办公室的重要职责,也是办公室 主任的重要义务。盘绕核心任务,搞好督促检查,是推进落实的重要 环节和有效手法。抓好落实,就应做到“看不准不动手,看准了不松 手,干不成不放手” 。经过抓落实,保护指导权威,确保政令畅通。 三、岗位要求的特殊性 特别的岗位需求多重素质和能力,想做好办公室工作,就要做到 “三心”“四勤”“三心”是热心、诚心、静心, 、 。 “四勤”是脑勤、 嘴勤、手勤、腿勤。 脑勤,就是要勤于动脑,善于思考。如何使我们的工作适应形势 发展, 体现时代特征, 更有针对性和实效性; 怎样在工作用中贯彻 “三 个代表”重要思想,怎样为经济建设这个中心服务,怎样才能更好的 实施公司的三五规划; 怎样才能做到贴近实际、 贴近生活、 贴近职工,
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所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。 嘴勤,包括两个方面,一方面要多请示汇报,及时得到领导的指 示、支持和帮助;一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验,宣 传广大职工的动人事迹。 手勤,就是要勤于动手动笔写文章,这是办公室主任的一项基本 功。写出的文章,特别是调研文章要有情况、有观念、有内容、有分 析,建议实在可行且操作性强。工作总结、情况汇报、调研文章、领 导讲话、典型经验等等,都是勤于动手撰写,不能懒惰。 腿勤,就要迈开双腿,不辞辛苦,上跑下跑。上跑就是往上级那 儿跑,即请示工作、汇报情况、征求意见;下跑就是深入职工中搞好 调查研究,了解情况、发现典型、总结经验,掌握第一手材料;从而 为工作发展提供助力。 热心, 就是要有一付热心肠, 满腔热情地服务, 自学自愿地服务, 尽心尽力地服务。当办公室主任,不是为了应付差事,不能抱着敷衍 了事和当一天和尚撞一天钟的无所谓态度,而是要认真负责、积极努 力,以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神,去干好每一项工作。 诚心, 就是要有一颗真诚的心, 真心实意地、 实实在在地干事情, 不弄虚作假,不懈怠,不自满。一方面,我们反映情况、提供资料, 要实事求是,真实可靠,有一是一,有二是二,不能瞎估计,想当然, 含糊其词,似是而非,以免贻误工作。 耐心,就是不怕麻烦,不辞辛苦,谦虚谨慎,不骄不躁。办公 室的工作不仅仅是一对某一个部门或某一些人, 而是要为全体职工服
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务,难免有众口难调的现象出现。因此面对麻烦、处理事情都要耐着 性子,谨慎仔细的处理好每个细节。 通过工作实践,我对办公室工作的特殊性和重要性有了切实的 理解。办公室主任处于“兵头将尾” ,是名副其实的“大管家” 。对一 些一时职责不明、无人担任的任务,要一切从全局出发,主动担任, 拾遗补缺,拆台补位。对指导交办的任务,要认真干、积极干、不折 不扣完成任务。想再找个岗位上做出一番成绩,既要业务素质过硬, 也要心理素质过硬,更要政治素质过硬,要立足本岗,刻苦钻研,使 办公室为公司的工作发挥更大的作用。
二? 一? 年三月二十八日
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