办公室工作规范与技巧培训班



办公室工作规范与技巧培训班
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培训专题内容
第一专题: 第一专题:公文写作基本规则 第二专题: 第二专题:常用公文起草要领 第三专题: 第三专题:办公室建设与管理
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第一专题: 第一专题:公文写作基本规则 一、认识公文写作的特点

公文写作的根本特点:规范性强 公文写作的根本特点: 受领导之命,代机关立言。 以文辅政” 受领导之命,代机关立言。“以文辅政” 目的:为处理公务服务,排斥个性化写作。 目的:为处理公务服务,排斥个性化写作。 内容:真实地反映事实,排斥文学手法。 内容:真实地反映事实,排斥文学手法。 格式:具有规范体式,符合公文格式标准。 格式:具有规范体式,符合公文格式标准。 表达:采用应用文体,恰当运用公文术语。 表达:采用应用文体,恰当运用公文术语。 时限:在领导规定的时间内完成任务。 时限:在领导规定的时间内完成任务。
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二、遵循公文格式规范
依据国家机关公文格式标准(GB/T9704-19
  99) 依据国家机关公文格式标准(GB/T9704眉首:发文机关标识;发文字号; 眉首:发文机关标识;发文字号;密级与保密 期限;缓急时限;签发人标识;份号。 期限;缓急时限;签发人标识;份号。 主体:标题;主送机关;正文;附件; 主体:标题;主送机关;正文;附件;生效标 识;成文日期;附注。 成文日期;附注。 版记:主题词;抄送机关;印发机关;印发日 版记:主题词;抄送机关;印发机关; 期;印数。 印数。
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三、公文写作基本步骤与方法
(一)做好准备工作
思想准备:接受拟稿任务后,拟稿人要明确行 思想准备:接受拟稿任务后, 文目的?主题?文种?公文重点? 文目的?主题?文种?公文重点? 材料准备:围绕主题收集材料。 材料。 材料准备:围绕主题收集材料 方案准备:总体构思,确定篇章形式与表达方 形式与表达方 方案准备:总体构思,确定篇章形式 式,拟制提纲,确定各部分的基本 拟制提纲, 框架。 框架。
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三、公文写作基本步骤与方法
(二)正式起草阶段(操作要领) 正式起草阶段(操作要领)
拟写规范标题; 设计好开头和结尾; 拟写规范标题; 设计好开头和结尾; 安排主体结构; 确定表达方式。 安排主体结构; 确定表达方式。
注意事项: 注意事项:

  1)接受任务后抓紧办理。 接受任务后抓紧办理。 (
  2)根据提纲有条理地写作。 根据提纲有条理地写作。 联合发文做好协商工作。 (
  3)联合发文做好协商工作。 处理好材料和观点的关系。 (
  4)处理好材料和观点的关系。 遵循公文格式规范。 (
  5)遵循公文格式规范。 符合文字表达规范。 (
  6)符合文字表达规范。
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三、公文写作基本步骤与方法
(三)加工修改阶段 作用:保障文稿更加准确、鲜明、简练。 作用:保障文稿更加准确、鲜明、简练。 范围: 范围: 审读内容:主题、观点、材料、数据等。 审读内容:主题、观点、材料、数据等。 推敲文字: 段的讹、 推敲文字:字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法: 方法: 拟稿人读改法; 拟稿人读改法; 请人代改法; 请人代改法; 集体讨论法; 集体讨论法; 冷处理法。 冷处理法。
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四、公文写作的基本要求
(一)目的明确,行文有据,主旨单一。 目的明确,行文有据,主旨单一。
  1、明确“为了……”; 明确“为了……”;
  2、明确“根据……”; 明确“根据……”;
  3、明确“干什么”。如:请示何事?通知何事? 明确“干什么” 请示何事?通知何事?
(二)内容合法、务实、符合领导意图。 内容合法、务实、符合领导意图。
  1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章, 符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章, 这是制定决策和发文的根据。 这是制定决策和发文的根据。
  2、从实际出发,注意针对性、真实性、可行性。 从实际出发,注意针对性、真实性、可行性。
  3、符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后) 符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后) 。(动笔前
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四、公文写作的基本要求
文字表达准确、鲜明、简练、得体。 (三)文字表达准确、鲜明、简练、得体。
准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范) 准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范) 鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要) 鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要) 简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明) 简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明) 得体(文体要求、书面语言、术语规范) 得体(文体要求、书面语言、术语规范)
合理组织语言。 (四)合理组织语言。 表意清晰;合乎事理;搭配合理; 表意清晰;合乎事理;搭配合理; 成分完整;语序得当。 成分完整;语序得当。
组织 修改
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五、把握公文写作的基本规律
(一)提高逻辑思维水平。 提高逻辑思维水平。 常用思维方法如下: 常用思维方法如下: 模式化思维(从不同文种角度思考) 模式化思维(从不同文种角度思考) 对象化思维(从收文机关角度思考) 对象化思维(从收文机关角度思考) 辩证思维(全面、发展、变化地思考) 辩证思维(全面、发展、变化地思考) 散点思维(多角度地思考) 散点思维(多角度地思考) 求同存异思维(思维与领导趋同) 求同存异思维(思维与领导趋同)
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五、把握公文写作的基本规律
(二)找好角色定位与行文角度 总原则:受领导之命,代机关立言。 总原则:受领导之命,代机关立言。
代拟文稿:要认准领导身份和职位特征; 代拟文稿:要认准领导身份和职位特征; 对外发文:要考虑收发文机关的地位特征; 对外发文:要考虑收发文机关的地位特征; 区别文稿应用范围,内外、上下有别。 区别文稿应用范围,内外、上下有别。
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五、把握公文写作的基本规律
(三)符合行文的逻辑(严谨性)要求 符合行文的逻辑(严谨性) 题文相符,首尾呼应,前后贯通 首尾呼应, 横向(并列)结构 横向(并列)


没有严格的顺序要求,重要内容前排。 没有严格的顺序要求,重要内容前排。 纵向(递进) 纵向(递进)结构 务虚到务实 或 务实到务虚 提出问题??分析问题 分析问题??解决问题 提出问题??分析问题??解决问题 为什么??干什么 干什么??怎样干 为什么??干什么??怎样干 纵横结合结构(总结、领导讲话稿) 纵横结合结构(总结、领导讲话稿) 因果结构(查清问题的调查报告) 因果结构(查清问题的调查报告) 总分结构(外在的表达形式) 总分结构(外在的表达形式)
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五、把握公文写作的基本规律
(四)认真处理好三种关系 作人和作文的关系
先作人,后作文。文如其人,人如其文。 先作人,后作文。文如其人,人如其文。

有定法和无定法的关系
文有定法:符合公文法规与约定俗成的规则。 文有定法:符合公文法规与约定俗成的规则。 文无定法:具体问题具体分析, 文无定法:具体问题具体分析,在实践中学习运 用和掌握规则。 用和掌握规则。

文中无我和文中有我的关系
代表机关发言,不能有“ 代表机关发言,不能有“我”的看法。 的看法。 反映个人修养,有时要突出体现“ 的看法。 反映个人修养,有时要突出体现“我”的看法。
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第二专题:常用公文起草规范 第二专题:

请示的起草 报告的起草 通知的起草 怎样编写计划 怎样起草总结 编写会议纪要的要领 领导讲话稿的起草
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请示的起草
(一)应用范围

  1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位 对上级的政策、 情况,需要变通处理的问题,请求上级予以解释、 情况,需要变通处理的问题,请求上级予以解释、 指示与认可。 指示与认可。
  2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。 请求审批或批转本机关制定的重要文件。
  3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预 请求批准人员编制、机构设置、干部任免、 算以及对人员或事故的处理。 算以及对人员或事故的处理。
  4、请求协调解决本机关无法解决的问题。 请求协调解决本机关无法解决的问题。
  5、根据规定必须履行审批手续的事项。 根据规定必须履行审批手续的事项。
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(二)请示的分类

  1.请求指示:
  1.请求指示: 请求指示 解决“我们请求该怎样做”的问题。 解决“我们请求该怎样做”的问题。接 请求批准:
  2.请求批准: 解决“请求批准我们这样做”的问题。 解决“请求批准我们这样做”的问题。接 请求批转:
  3.请求批转: 解决“我们请求有关单位这样做”的问题。 解决“我们请求有关单位这样做”的问题。

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(三)请示正文的写作方法

  1)开头:说明请示的根据、目的,需要时明确 开头:说明请示的根据、目的,
交代请示事项的背景或理由。 交代请示事项的背景或理由。

  2)主体:明确提出请示事项。针对请示事项提 主体:明确提出请示事项。
出本单位的意见、建议或方案。 出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种 可能解决的办法或方案,要提出倾向性意见, 可能解决的办法或方案,要提出倾向性意见,积极帮 助上级机关出谋献策,不能简单上交矛盾。 助上级机关出谋献策,不能简单上交矛盾。

  3)结尾:恰当使用结语。 结尾:
“以上请示妥否,请指示。” 以上请示妥否,请指示。 “以上请示如无不妥,请批准。” 以上请示如无不妥,请批准。 以上请示如无不妥,请批转××执行。 ××执行 “以上请示如无不妥,请批转××执行。”
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(四)起草请示的注意事项

  1、行文之前要与主管领导充分沟通; 行文之前要与主管领导充分沟通; 请示理由要充分,要求和建议要具体;
  2、请示理由要充分,要求和建议要具体; 严格执行一文一事制度;
  3、严格执行一文一事制度; 按照隶属关系逐级行文;
  4、按照隶属关系逐级行文; 请示与报告不能混用。
  5、请示与报告不能混用。
接范文 接病文
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报告的起草
(一)报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况,答复 上级机关的询问。 注意: 注意:报告与请示的联系与区别。接 (二)报告的分类 按照内容划分: 按照内容划分: 综合报告;专题报告。 综合报告;专题报告。 按照目的划分: 按照目的划分: 工作报告;总结报告;情况报告;调查报告; 工作报告;总结报告;情况报告;调查报告; 建议报告;检讨报告。 建议报告;检讨报告。
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(三)工作报告正文的写作方法
开头:对前一段时间的工作状况作概括性说明。 开头:对前一段时间的工作状况作概括性说明。包 括:工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、 工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、 总体效果评价等。 总体效果评价等。 主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩; 重点回顾工作进展情况和主要成绩; 提炼工作中取得的经验和体会; 提炼工作中取得的经验和体会; 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因, 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因, 提出改进意见与办法; 提出改进意见与办法; 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。 结尾: 结尾:使用下列公文术语 特此报告,请审阅。 特此报告,请审阅。 以上报告如有不当,请指正。 以上报告如有不当,请指正。
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(四)注意事项
采用记叙为主的表达方式。 采用记叙为主的表达方式。
按时间顺
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