PPT制作小技巧



进化论
??从PPT制作菜鸟到高手 ??从 制作菜鸟到高手
进化过程
第一步:情境分析 第二步:结构设计 第三步:提炼美化
为什么要做PPT? ? 为什么要做
??认识PPT的作用
真正认识PPT的作用 的作用 真正认识

  1、每天至少有3亿人在看PPT!
  2、PPT是21世纪新的世界语!
  3、白领做PPT的三大理由 白领做PPT的三大理由 白领做PPT 工作需要 领导需要 客户需要 金领 白领 大学生 开会就要PPT! 学会PPT找工作! 用PPT做演讲! 忙得只会看PPT!
老板
PPT的用途 的用途
主流用途: 主流用途: 用于公开演讲、商务沟通、经营分析、页面报告、培训课件等正式工作场合 说服型的PPT
使用目的 听众接受度 时间 沟通要点 设计要求 影响听众信念,促使听众行动 使听众接受、支持某个观点 多被动灌输,戒备心态,接受度低 相对紧张 简明扼要,逻辑清晰 金字塔结构,用图表说话
培训型的PPT
中立立场,向听众传递信息 传递知识,解释、说明复杂事物 多主动充电,空杯心态,接受度高 相对宽松 系统全面,架构完整 内容要详尽,字略多无妨
关于PPT和Word的不同 和 关于 的不同
Word适合作为资料阅读: 有标题、有段落; 有论点,有论据; 有陈述、有案例; 有文字,有图表。 读者可以根据自己的需要, 或快速浏览、或重点精读。
xxx公司方案
封面

  1.前言-…01
  2.正文-…03
  3.案例-…34
  4.建议…-40
目录

  1.标题
  2.标题
************** ************ ************** ************
思考: 思考:PPT能做的,理论上Word都能做,两者菜单80\\\%都相同,那为什
么还要用PPT呢?
关于PPT和Word的不同 和 关于 的不同
PPT提供更丰富的视觉化表达方式
图形
PPT
右脑思维 感性表达 突出关键 立体表达
色彩
V.S.
动画
Word
左脑思维 理性说服 堆积素材 平面表达
从Word到PPT是一种思维模式的转变!
我的PPT为什么做不好? 为什么做不好? 我的 为什么做不好
??认识错误的PPT
绝大多数PPT都是视觉垃圾! 都是视觉垃圾! 绝大多数 都是视觉垃圾
现象 矛盾 本质
使用PPT≠节约会议时间
幻灯片更多帮助那些无能的人
犹如视觉垃圾一样 的PPT的确 “害人不浅”
使PPT≠提高演讲水平
幻灯片让我们大脑更不堪重负 视觉盛宴般的PPT 让每个观众都
使用PPT ≠清楚展示主题
幻灯片从工作手段变成了目的
“受益匪浅”
我的PPT为什么做不好? 为什么做不好? 我的 为什么做不好
模板没有他们多? 图库没有他们丰富? 好的PPT一设计出来就必须是有吸引力的! 想想看,你的PPT做到这一点了吗?
关键在于没有理解PPT的设计思维! 关键在于没有理解PPT的设计思维! PPT的设计思维
视觉垃圾PPT的本质原因是: 视觉垃圾PPT的本质原因是: PPT的本质原因是
  1、对幻灯片用途认识不清晰
  2、没有思路,没有逻辑 没有思路,
  3、对汇报材料不熟悉
  4、缺乏好的表达方式
  5、缺乏基本的美感
新手制作PPT常犯的12个错误 常犯的12个错误 新手制作 常犯的12
Word搬家 堆积图表 图表业余 滥用模板
风格杂乱
低劣图片
滥用美图
用错模板
排版混乱
滥用特效
五颜六色
前景背景颜色 相似
好的PPT“长”什么样? “ 好的 什么样?
??认识好的PPT
好的PPT”长”什么样 长 好的
错误可能有很多种,但 他们都有几个共同点: 杂、乱、繁、过
我们的目标: 齐、整、简、适
好的PPT”长”什么样 长 好的
? 观众的忍耐力是有限的
?
?
不是放的信息越多,观众就越容易记住。 必须尽量让你的PPT看起来简洁
好的PPT设计必然要做到:
逻辑化和视觉化
PPT制作标准流程 制作标准流程
第一步:情景分析 第二步:结构设计 第三步:提炼美化
PPT标准流程 标准流程
情景分析 ? 给谁看? ? 达到什么目的? ? 在何种场合? ? …… 结构设计 ? 观点是什么? ? 用何种逻辑? ? 有说服力吗? ? …… 提炼美化 ? 如何展现素材? ? 怎样图表化好? ? 需要多媒吗? ? ……
PPT制作标准流程 制作标准流程
第一步:情景分析 第二步:结构设计 第三步:提炼美化
情景分析
不了解你的听众,就没法构思逻辑! 不了解你的听众,就没法构思逻辑!

  1、为什么要做这次演示?
  2、你要说服谁?
  3、他们对什么有兴趣?
  4、我最想传递的信息是什么?
  5、我们的价值交换点是?
  6、他熟悉材料吗?
不要脱离应用场合去分析听众! 不要脱离应用场合去分析听众!

  7、他们喜欢怎样的素材形式?
  8、有哪些材料可以利用?
  9、他对话题有抗拒心理吗?
  10、他们原来听过类似的介绍吗?
  11、他们的数量、年龄、性别?
  12、他们的职层、学历、岗位?
听众类型分析
演示场合决定风格,听众类型决定逻辑
应用场合 下级向上级汇报工作 上级对下级宣讲政策 老总对领导介绍公司 顾问对客户咨询交流 销售对客户推介产品 专家对用户讲解技术 讲师对成人传播理念 老师对学生传授知识 关注内容 业绩KPI完成情况 政策变化带来影响 公司形象和实力 问题的解决方案 产品价值和特性 技术特性的沟通 理念顿悟,思维模式 知识的深入浅出 制作要求 符合规范、图表说话 形象直观、清晰易懂 大气美观,多用高质量照片和动画 多用专业的分析模板和流程图 清晰诱人的产品图片 结合业务、提供细节 一目了然、字少精炼 多媒体课件系统应用
简报场景分析
分析内容 项目 人数 会场 设备 时间 占用时间 长度 内容 小型讨论 大会演讲 会场大小、形状 会场座位布局 讲台、课桌、 投影、白板、麦克风 上午、下午 饭前、饭后 在整个活动 中的时间段 合理安排时间
状况与策略
人数多的大会演讲,PPT需要用更大的字体,更抓 眼球的图片,包括更炫目的多媒体手段 人数少的小会场,PPT演示可以考虑结合分发材料 ,增加互动交流页面提高沟通的效果 演示的时间长短、演示的先后顺序、演示的实际 时间对准备幻灯片材料、选择素材和定位风格影 响很大。谁愿意在临近午饭时间听一个人夸夸其 谈他们公司的发展?不如直接讲几个有趣的故事 ,也许听众还能对你有一点印象
PPT制作标准流程 制作标准流程
第一步:情景分析 第二步:结构设计 第三步:提炼美化
结构设计的几种典型大纲

  1)月度工作总结
上一阶段工作 目标完成情况 工作创新点 和闪光点 存在的问题 及对策 投入产出分析 及风险评估 下一阶段 工作目标 实施计划 及经费

  2)立项报告
项目背景 项目价值分析

  3)培训课件
培训主题 培养目标 培训纪律 考核方法 培训内容 课后练习

  4)解决方案
项目背景 问题诊断 解决方案 实施计划

  5)启动大会
项目的价值 和意义 对项目的期望 和要求 项目团队成员 及职责 项目的考核 奖惩方法
结构设计小技巧
在一张白纸上完成大纲,把思路完整写出框架。可按照如下步骤进行: 在一张白纸上完成大纲,把思路完整写出框架。可按照如下步骤进行:
  1、写出你的演示或汇报目标
  2、分析你的听众,找到他们感兴趣的叙述结构
  3、写出支撑演示目标的核心要点
  4、为每个核心要点寻找对听众有说服力的子要点和论据材料
  5、如果想到每个要点好的表达形式,把灵感写在要点边上 大纲完成后…… 大纲完成后……
  1、把大纲转化为PPT的小标题页
  2、为每一个小标题页创建一个PPT页面
  3、把现成素材对应到对应的页面上
  4、构思合适形式去表达页面主题
  5、结合素材和构思设计页面
  6、美化你的页面直到满意
骨灰级的PPT结构 总分总 结构?总分总 骨灰级的 结构
? PPT做成的报告,更像论述文或说明文,即说明一个事实提出观点。 在这个结构中,总分总分别对应的是概述、分论点和总结。 ? 具体来讲,就是开始时开门见山,告诉听众这个PPT是讲什么的,接 着从几个方面进行论述,这几个方面可能是并列的,也可能是递进 的,最后进行一下总结。 要让你的逻辑看得到! 提示:接下来的内容
阐述:具体内容
回忆:已讲的要点
骨灰级的PPT结构 总分总 结构?总分总 骨灰级的 结构
一、第一个总:概述 第一个总: 概述一般只有一页,分条写,每一条都要用简单完整句,最好的效果是 让听众1分钟内把握整个PPT的内容。 二、把你的分论点制作成页标题 把章节信息和本页观点有机结合起来。让章节的信息来统一机构,让页 标题表达观点。 三、第二个总:总结 第二个总: ? 回顾内容(用简单完整句表达概况的的结论) ? 整理逻辑(仅列出结论还不够,还应该把观点之间的联系给听众梳 理出来。不能苛求听众在很短时间内,自己做到这一点) ? 提出最终的结论(最好用一句话总结整个PPT,这个结论一定要明确)
骨灰级的PPT结构 总分总 结构?总分总 骨灰级的 结构
简单完整句其实不简单 PPT的内容,要尽可能多用简单完整句。 误区:在PPT中只用简单词,字数越少,视觉冲击力越强。 实际工作中,很多人是事后通过阅读PPT学习的,这需要PPT里面有 完整的观点,让人能够看得明白,而简单完整句是满足这个要求得最好 表达形式。
骨灰级的PPT结构 总分总 结构?总分总 骨灰级的 结构
完整句可以帮老板节省理解内容的时间
短语 项目背景 项目计划 项目实施 项目进展 项目收尾 完整句 项目得到了集团总公司的大力支持 项目计划制定 项目实施得到了各方面的支持 项目中收获酸甜苦辣 项目圆满完成
骨灰级的PPT结构 总分总 结构?总分总 骨灰级的 结构
简单完整句两个必要条件 ? 句子结构完整 一个句子中,有一个谓语。比如: 项目管理 V.S. 管理项目 ? 观点鲜明 一个句子中,要有形容词或副词来表明态度。比如: 月份销售报表” “8月份销售报表” (没有感情的词组) 月份销售超额完成计划的5 “8月份销售超额完成计划的
  5%” (简单句,让听众一下子抓住了重点。) 月份市场回暖,销售超额完成计划的5 “8月份市场回暖,销售超额完成计划的
  5%” (不仅用数字体现了结果,还指明了一个大的“回暖”趋势,是不是 更一目了然?)
金字塔原理方法
什么是PPT的逻辑?简而言之,就是你希望听众在看PPT是能够先看 什么,后看什么,重点看什么,可以忽略什么。 逻辑化的最核心方法就是“金字塔原理” 逻辑化的最核心方法就是“金字塔原理”!
目的
首先,从目的出发
角度分解
然后,分角度去拆解
如何达到的方法
最后,从各角度去思考
金字塔原理方法
应用金字塔原理后: 应用金字塔原理后:
制作时间减少
文字密度降低
内容更加条理
PPT的逻辑,一个要素是用怎样的逻辑说话,这点提高很难 另一个要素是怎样用图形来展示逻辑最合适,这点提高很快
金字塔原理方法
在幻灯片制作中依据金字塔原理可以有效解决两个问题: 第一,我要表达什么? 第一,我要表达什么? 第二,我表达得怎样? 第二,我表达得怎样? 金字塔原理往往用来回答4 金字塔原理往往用来回答4类问题
情境(关于观点的背景事实) 需要完成某项任务 存在某个问题 存在某个问题 采取了某项行动 冲突(现实引发的疑问或矛盾) 发生了妨碍完成任务的事情 知道解决的方法 有人提出一项解决方案 行动未能奏效 疑问 我们应该怎么办 我们如何执行? 这个方案可行吗 为什么行动失败
金字塔原理方法
把所有的信息都归类分级,你将得到金字塔 中心论点
重要 论点 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据)
重要 论点 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据)
重要 论点 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据) 支撑论点(论据)
金字塔原理方法
不是建好分类就有效 金字塔原理要求分类符合MECE原则(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,相互独立,完全穷尽)。 Mutually Exclusive:各部分之间相互独立,意味着同类的问题是同级的 问题,而且有明确区分、不会交叉覆盖。 Collectively Exhaustive:所有部分
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