08年县档案局培训资料五



08 年县档案局培训资料五
归档文件整理业务基础知识辅导
一、概念

  1、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

  2、归档文件整理
将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒,使之有序化的过程。

  3、件
归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正本与附件为一件,原件与复制件为一 件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
二、归档文件整理的规则实施范围

  1、适应于各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。

  2、适应于企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。

  3、科技、会计等专业(专门)文件和声像、电子等特殊载体的文件,不属于此实施范围。
三、档案门类和档号的编排

  1、新规则的文书档案
①、永 久
②、定 期 30 年、 10 年

  2、老规则的文书档案
①、1 号目录??业务上级
②、2 号目录??本 级

  3、 3 号目录??会计档案
①、3??1 综合类
②、3??2 报表类
③、3??3 帐簿类
④、3??4 凭证类

  4、4 号目录?? 科技档案
①、4??1 基建档案
②、4??2 设备档案

  5、5 号目录 实物声像档案
①、5??1 公章奖杯类
②、5??2 奖状锦旗类
③、5??3 像集类
④、5??4 光盘类
四、归档文件的分类
根据我县的实际情况和我县的试点经验,采用年度、保管期限、机构(问题)的分类方法为最佳。
(一)、年度分类法
年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类,

  1、一份文件有多个时间的,比如有成文日期,有签 发日期、有批准日期、有公布日期,统一以 签发日期为准(落 款日期)

  2、跨年度的文件,总的原则是:跨年度形成的文件,统一放办结年度归档。
①、跨年度的会议文件,放闭幕年
②、跨年度的请示与批复,放批复年
③、跨年度的计划,放第一年
④、跨年度的总结,放最后一年
⑤、跨年度的案件材料,放结案年
⑥、跨年度的法规性文件,放公布年。

  3、几份文件作为一件时,统一以排在前的文件的日期为准。
正本与附件以正本为准,转发文与被转发文以转发文为准,请示与批复以批复文为准。

  4、无落款日期的文件,同样要标明日期,要想办法推准文件日期,不能不写日期。
(二)、分保管期限
按照国家档案局颁发的 8 号令的规定,档案保管期限分为二种,三个期限,即二种是永 久,定 期,三个期限是 永久,30 年,10 年。
永久:凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,
都应定为永久。具体的保管期限要根据本机关的实际情况来制定文书档案保管期限表,我这里只提一下最常见的:

  1、本机关的党组、党委、局务会议、行政工作会议的记录

  2、本机关的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度

  3、本机关召开的重要会议、(党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会)

  4、本机关制发的方针、政策性和法规性文件

  5、本机关的机构寅变、启用、人事任免和奖惩文件

  6、本机关的录用、转正、调资、定级、离退体、抚血工作文件

  7、本机关干职工、党员花名册和统计年报

  8、本机关签定的合同、协议文件

  9、本机关重要的请示、报告、批复文件

  10、上级领导机关或领导对本机关的重要批示

  11、上级机关颁发需本机关贯彻执行的重要文件
定期(30 年)

  1、本机关制发的一般性的文件

  2、半年、季度工作计划、总结、报告

  3、本机关内部科室的工作报告、计划、总结

  4、上级机关发来的需要贯彻执行的文件

  5、下级机关报来的年度计划、总结、统计报表

  6、本机关编印的刊物

  7、本机关的重要典型、汇报材料
定期(10 年)

  1、本机关一般事物性的文件

  2、本机关每月的工作安排

  3、上级发来的有价值的普发性文件

  4、机关之间协商工作的来往文书
(三)、机构分类法
机构分类法,主要是指内部机构的设置,比如,办公室、政工股、监察室、业务股、法制股、宣教股、计财股等 等
机构分类时要注意三点

  1、发文是以哪个机构名义发的文就归入哪个机构中

  2、发文是由几个机构共同办理的,应归入主办机构

  3、以机关名义发的文,但这个文纯属于业务部门的文件,应归入业务部门类中。
(四)、问题分类法
问题分类法,主要是分为综合类、人事劳资类、业务类、计财类、综治类等,适应小机关的分类
问题分类法要注意三点

  1、不要分成文件类和材料类

  2、不要硬套文件名称分类,不能出现通知类、会议记录类、通报类

  3、虽然是以办公室名义发的文,但不是办公室承 办的,而是其他部门承 办的,就应归入那个相关的类中。
总之,上级文件和下级文件较多时,可以继续将上级、下级文件与本级文件分开,按保管期限单独组合在一起, 按级依次排列
乡镇大全宗的分类

  1、综合类:计划、总结、工作汇报、会议记录、领导讲话、年鉴、大事记、目标管理考核、扶贫、安全生产等工 作文件

  2、党务工作类:组织、纪检、宣传、统战工作计划、总结、汇报典型材料等文件

  3、人事劳资类:机构设置、启用、任免、奖惩、招工、招干、转正、定级、离退体、干职工、公务员名册、年报 及工资福利等文件

  4、人大政协类:人大、政协工作计划、总结、提案答复、代表视察、典型材料等文件

  5、群众团体类:工会、团委、妇联、科协工作计划、总结、会议记录、干部任免、奖惩、典型材料、会议材料、 领导讲话等文件

  6、武装政法类:武装、民兵工作、综合治理、普法依法、行政执法、安全保卫、司法调解等有关文件

  7、农林水牧类:农业、林业、水利、畜牧工作文件

  8、工交经贸类:工业、交通、企业、煤冶、电力、电信、盐业工作文件

  9、财税审计类:财政、税务、审计、供销、商业、金融、保险、工商等工作文件

  10、科教卫体类:文化、教育、卫生、体育等工作文件

  11、城土环保类:建设、国土、环保、房产规划工作等文件

  12、民政计生类:民政、计划生育工作文件
乡镇小全宗的分类

  1、党委全宗
①、综合类:工作计划、总结、会议记录、工作汇报、领导讲话、典型材料及党代会材料
②、党务类:党委线的发文,任免、奖惩、表彰、党员名册、党员年报、以及宣传、纪检、统战工作文件

  2、政府全宗
①、综合类:工作计划、总结、会议记录、领导讲话、年鉴、大事记、目标管理考核办法、典型 材料等
②、人事劳资类:机构设置、启用、任免、奖惩、招工、招干、转正、定级、退休、公务员名册、工资福利等
③、农林水牧类:农业、林业、水利、畜牧、扶贫工作文件
④、工交经贸类:工业、交通、供销、商业、煤冶、电信、电力、盐业工作文件
⑤、政法武装类:武装、公安、检察、法院、司法工作文件
⑥、财税审计类:财政、税务、银行、保险、工商工作文件
⑦、科教卫体类:文化、教育、卫生、广 播、体育工作文件、
⑧、城土环保类:建设、国土、环保、房产工作文件
⑨、民政计生类:民政、计划生育工作文件

  3、人大政协全宗
①、综合类:工作计划、总结、会议记录、工作汇报、代表视察、提案答复、任免、奖惩等文件
②、业务类:人大政协会议材料等

  4、妇联全宗
①、综合类:工作计划、总结、会议记录、任免、奖惩、工作汇报、名册、典型材料等文件
②、业务类:妇代会议材料等

  5、共青团全宗
①、综合类:工作计划、总结、会议记录、任免、奖惩、名册、典型材料等
②、业务类:团代会议材料
五、归档文件整理的具体操作程序

  1、分类归档组盒(组毛卷)
将文件材料按永久、定期 30 年、定期限 10 年三大类分开,然后在每类中按内部机构或问题组盒,一般要注意 3 点
①、机构或问题的排列顺序要统一,要有规律性,比如,办公室、政工股、监察室、业务股、法制股、宣教股、 计财股等
②、以机构为单位装盒,要适当考虑厚度,不要装得太满
③、机构与机构的文件不能连盒,该断的要断开。

  2、归档文件的排列,要注意 5 点
①、按时间顺序排列,主要指一个作者、一个问题的文件,比如,会计报表等
②、按问题排列,比如,一个作者、几个问题的文件,先按问题后再按时间排列
③、按重要程度排列,比如,无文号的综合材料,重要活动的排前,其他活动的排后,综合性的排前,业务性的 排后
④、按文号大小排列,同一个机构同一问题内的文件按文号的大小排列,比如,干部任免,按县委任免、政府任 免、人大任免、本机关的任免的秩序排列
⑤、按地域排列,比如,各基层上报的工作计划、总结、报表、名册等可按乡镇、块口、战线排列

  3、编页号,
编页号可以固定文件的位置,便于统计和利用,要注意 6 点
①、编的位置,是文件正面有右上角
②、每一个文件为一个流水号、正本与定稿编一个流水号,转发文与原文编一个流水号
③、反面有字的,页号编在文件的左上角
④、印刷的书本,可以利用原来的编号,但底稿要接着编页号
⑤、手风琴折叠的大纸,只要编一个号
⑥、垫纸粘贴的文件,比如,介绍信需粘贴,每张要编一个页号

  4、归档文件的装订
这个装订是指每个文件的装订,要注意 6 点
①、折钉去金属物,订书针、回形针、大头针、
②、修补,有孔的要进行补缺、磨损的要进行修复
③、对字迹 模糊的文件要进行手工复制
④、对纸张大的要折叠
⑤、装订时还要注意,文件的排列是否正确,比如,正本排前,定稿排后等
⑥、装订的位置,采用左侧装订,要将左边、右边、下边对齐,位置和距离要合理、适中

  5、盖归档章,要注意 4 点
①、 盖的位置,要盖在文件首页的上端的居中位置
②、盖章不能压字
③、盖印的归档章要清昕,不能模糊
④、文件上面到处都写满了字迹,可另贴一张文件处理签,归档章盖 归档章盖在文件处理签上 归档章盖

  6、复查定盒
他是保证文件归档质量的必要措施,其内容是
①、文件材料是否收集齐全
②、年度是否分清了
③、盒内文件是否排列合理
④、归档文件保管期限划分是否准确

  7、编件号,要注意 4 点
①、一个文件为一件,如该盒归档文件中只有 15 个文件,就是 15 件,
  1、
  2、
  3、
  4、
  5、
  6、
  7、
  8、
②、正本与定稿为一件,转发文与被转发文为一件,请示与批复为一件,原件与复印件为一件
③、 同一机构和同一保管期限有 2 盒以上的归档文件时, 他们的件号就可以做一个流水号编, 第一盒是 15 个文件, 件号就是
  1、
  2、
  3、
  4、
  5、??
  15,第二盒有 14 个文件,件号就是
  16、
  17、
  18、19??29
④、一个机构的归档文件不足一盒时,也不能与其他机构连在一起编件号

  8、填写归档章栏目
归档章栏目试样
年 度
室编件号
全宗号
保管期限 机构(问题)
馆编件号
填写归档章栏目,要注意 5 点
①、认真看清栏目需填写的内容
②、填写栏目的书写工具用碳素墨水钢笔填写
③、件号栏,是填写文件的件数
④、年度栏,是填 20
  07,而不能只填 07
⑤、机构栏,用钢笔填写,要求字迹要规范,美观
⑥、保管期限,是填永久

  9、填写归档文件目录(盒内目录)
归档文件目录试样
归档文件目录
责 任 者
文号
题 名
日期
页数
备注
件号
安 化 县 1
安政发 安化县人民政府关于加强森林 防火的紧急通知 〔20
  08〕 3号
2008 5 0509
政 府
①、件号:就是这盒归档文件的顺序号,如这盒有 15 个文件,就有 15 个顺序号
②、责任者:就是文件的作者,要写全称或通用的简称,不要写本局、同上或打点
③、文号:文号填写与往年填的不同了,要由机关代字、年度、顺序号三方面的内容组成,
④、题名
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