07社8《办公室事务管理》实训指导书1



08-09 第二学期《办公室事务与管理》实训指导 第二学期《办公室事务与管理》实训指导 指导教师:陈文文 指导教师: 实训时间:第十六周( 实训时间:第十六周(
  6.8~
  6.
  12) ) 实训班级: 文秘专业) 实训班级:07 社科 8 班(文秘专业) 实训内容及安排: 实训内容及安排: 及安排 训练 序号 实训项目 实训项目 训练目的 课时
使学生熟悉办公室工作内容, 掌握办公室人员的工作方 办公室工作实 法,强化办公室人员职业意识,了解从事办公室工作应 4 训 具备的职业素质和能力。 使学生学会科学地管理时间,有条理地安排领导活动, 办公室时间管 掌握工作日志的制作方法, 熟练运用时间管理的基本原 理实训 则和主要方法。 使学生熟悉日常接待工作地内容和要求, 掌握日常接待 日常接待工作 工作的程序及接待礼仪, 通过接待训练培养塑造良好自 训练 我形象意识,提高与人交往的技能和方法。 使学生熟悉商务旅行安排的程序, 初步掌握领导商务旅 领导商务旅行 行安排的方法,初步具备安排领导商务旅行的基本能 安排训练 力。 发 文 办 理 程 序 使学生熟悉文件的结构和格式, 掌握公文发文办理和收 训练 文办理的程序。 企 业 招 聘 活 动 使学生熟悉信息工作,掌握信息工作地程序;使学生掌 中 信 息 工 作 程 握信息的收集、加工处理、传递、存储、利用和反馈的 序训练 程序及方法。 使学生熟悉办公室信息工作,掌握信息工作地程序;使 办公室信息工 学生掌握信息的收集、加工处理、存储和利用的程序和 作程序训练 方法。
实训一
实训二
4
实训三
4
实训四 实训五 实训六
4 4 6
实训七
4
总计课时:
30
实训一 实训一
办公室工作实训 办公室工作实训
【训练课时】4 课时 【训练目的】通过训练,使学生熟悉办公室工作内容,掌握办公室人员的工作方 法,强化办公室人员职业意识,了解从事办公室工作应具备的职业素质和能力。
1

  1.训练任务 训练任务 训练任务为学生根据教师提供的案例资料进行讨论和分析,拟定妥善的处理 方法。 案例 1 一个大型会议的晚会内容怎么定,方秘书先请示分管办会的黄副主任,黄答 “举办电影晚会” 。黄没有要求方秘书再往上请示,而方秘书自认为在请示一把 手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示 黄所定的意见告诉贾, 贾的批复为“观看戏剧演出” 。这样,一个晚会出现了两种不同安排的领导意见, 该按谁的意见办呢?方秘书左右为难。几个办会秘书研究,最后定为按贾的意见 执行。由方秘书向黄副主任作自我批评,说明拟按贾主任的意见办,请黄谅解, 当时黄副主任对方秘书多头请示很不高兴,但还是同意按贾的意见执行。请你对 方秘书的工作方法做出评价。 案例 2 一天,某公司经理突然收到一封非常无礼的信,是由一位与公司交往较深的 代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫道自己的办公室,让秘书记录自己口述 的回信,并立即打印寄走。 “ 我没有想到会收到你这样的来信,虽然我们之间已有那么长时间 的往来, 但事已至此, 我不得不中止我们之间的一切交易和往来, 并且按照惯例, 我要将这件事公之于众!。 ” 对于经理的命令,秘书可以选择的行为有: A. “是,好的。 ”然后秘书立即回到自己的办公室,将信打印寄走了。 B.对经理说: “经理,这封信不能发,把它撕掉算了! ” “经理,请你冷静一点!给 C.不是回去打印,而是前进一步,提出忠告: 对方一封这样的信,后果会是什么呢?在这件事情上,我们难道就没有该反省的 地方吗?” D.当天快下班时,秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理: “可以将这 封信寄走吗?” 作为秘书,你认为以上哪一种行为最适当? 案例 3 秘书 A 小姐与她男朋友 B 在同一公司工作。B 在广告宣传部工作。他俩准 备在第二年春暖花开的时节结婚。他俩的关系目前在公司内无人知晓,他们准备 年底在公司里公开关系。 这天上午,公司开董事会,讨论人事问题。A 小姐来到会议室给大家送茶。 “最近澳洲分公司的 C 病的很厉害, 那边的经理让公司赶紧派人去接替他。 ” 一位董事说。 “大家看广告宣传部的 B 如何?他还没有结婚。 ”另一位董事提议说。 “我看可以。 ”董事长说。 “那就这么定了吧,这个月底就发调令。 ” “可以,我们在月底之前给 B 办好手续。 ”人事经理回答说。 这天下午,A 小姐和 B 在咖啡店约会。 “A,我想我们明年结婚的时候还是去北海道吧。 ”B 显然在憧憬着美好的 未来。此时此刻,A 小姐到底应不应该把在董事会上听到的消息告诉他呢? 【背景介绍】日本的企业一般都有这样的规定,职工到国外工作,时间短的 3 个月,长的一年,平均半年,这期间不得回家探亲,即使过不习惯国外的生活, 也必须忍耐。A 小姐知道这些,当然十分苦恼,因为不仅明年结婚的计划可能泡
2
汤,而且即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。 案例 4 XX 市人民政府办公室秘书大张,跟随老市长多年了,深得老市长信任。前 不久,大家都在议论大张提拔的事,大张也认为自己是志在必得。就在这节骨眼 儿上,老市长调走了,新上任了一位市长。新调来市长的工作思路和作风,与老 市长完全不同。大张一时不能适应,多次受到批评。一次,新市长要大张写一份 工作总结,由于过去都是在要用的前一天才交稿,没想到新市长第二天就要了, 大张还未动手呢,又挨了一顿批。大张很苦恼,茫然不知所措,心理上也有很大 的失落感。请你为大张想想办法,他该怎么办? 案例 5 某所办公室信息科刘科长采写到一篇较有价值的信息稿,经过一番修改、润 色,费了不少工夫,他兴冲冲地将稿件呈到所长办公桌上。凭经验,他估计这一 炮定能打响,并可获得当年所在系统的优秀信息奖。不料,所长看后批示: “此 稿目前不宜发” 。看到自己的工作成果作废,辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙” ,刘 科长心里有股说不出的滋味。 “这么好的题材!可惜!“不行,得想个办法。 ” ”刘 科长拿定了主意,回到自己办公室,经过一番修改,将原稿换了个标题,内容的 文字也略作改动,然后拿给书记签发,居然顺利通过了。当然,他没有把真相告 诉所长。第二天,刘科长正在为稿件已发儿高兴时,被通知到所长办公室,在那 里他受到了严厉的批评。请说明刘科长被批评的原因。 案例 6 一天,某市工业局秘书的张科长正在办公室批阅文件,这时,本单位一位以 爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来,说要找局长。张科长先热情地招呼他 坐下,然后敲开了局长办公室的门,请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的 业务,不相见谭某,只非常干脆地对张科长说了一句: “告诉他我不在。 ”就又低 头忙他的去了。张科长回到自己的办公室,对谭某说: “领导不在办公室,你先 回去,有什么事我可以代你转告。 ”既然这样,谭某也无话可说,悻悻地离开了 秘书科。 约过了一个多小时,张科长起身去档案室,来到走廊,想不到意外看见局长 与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说: 刚才张科长说你不在办公室! 哪 “ ” “ 里,我一直在啊! ”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来,谭某离开秘书科以后,并未回家,而是极不甘心地在办公室的走廊内 来回走动, 刚巧碰上局长上卫生间, 急忙抢上前去打招呼, 这才有了刚才那一幕。 事后,谭某逢人就散布张科长不地道,品质太差,欺上瞒下,没有资格当秘书科 长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈,后来一想,当领导的这样做也是出于 无奈,当秘书的应注意维护领导的形象,否则将给工作造成不良影响。所以,他 从不对人解释此事,听到议论,也一笑置之。 请你对张科长的行为进行点评。
  2.任务成果及要求 任务成果及要求 (
  1)将案例材料提前一周布置给学生,要求学生运用所学知识对案例进行 分析。 (
  2)要求整理有序后上交,并由组员代表小组在课堂上汇报,要求每个案 例的讲述者不能重复。 (
  3)要求必须是先经小组充分讨论后,再由一名小组成员拟定最终成果并 汇报。小组组长负有组织责任,不可只由一人负责,否则整个小组记为“
  0”分。
3

  3.训练方式 . 以组为单位采用小组分工合作方式完成教师所布置的任务。具体为:3 人为 1 小组,以小组为单位共同完成,组员推荐小组组长,组长负责组织组员集体分 析、讨论案例,最后由一名组员代表小组对讨论结果进行整合并在课堂上向全体 同学讲述,其他组员可补充说明。
  4.实训测评 . (
  1)评价标准。案例实训主要考查学生的知识掌握程度,学生的分析和判 断能力、组织和合作能力,以及表达和表现能力。具体评分标准如表 1 所列。 表 1 办公室人员工作方法训练评分 评价项目 评分要素 分值 得分 分析言之有理,契合知识点 考查学生的知识 文字流畅完整 50 掌握程度 文档格式正确 神态自然 学生表现能力 口齿清楚、语言流利 30 肢体语言合体 具体、周密分解筹备工作 组织、配合能力 最终成果落实到个人 20 组长组织能力,小组配合默契 (
  2)实训评议。根据每小组组员讲述的处理方法和分析,组织全班同学一 起点评,找出每组方案的优缺点。根据讲述成员的表现结合点评的优劣给出小组 成绩。小组成绩为组员个人成绩,小组长或优秀发言人分数可适当上浮。
实训二 实训二
办公室时间管理实训
【训练课时】4 课时 【训练目的】通过训练,使学生学会科学地管理时间,有条理地安排领导活动, 掌握工作日志的制作方法,熟练运用时间管理的基本原则和主要方法。
  1.训练任务 训练任务 学生根据教师提供的实训情景,制作工作计划和工作日志等文件。 实训情景: 实训情景: 李非是一家机械工程公司总经理办公室行政助理, 负责总体安排总经理办公 事务,工作繁忙而琐碎。公司有张总经理,主管业务的丁副总和主管财务的胡副 总。公司这几年发展快速,效益不断攀升,参观者、洽谈者、宴请者、访问者、 拉赞助者、调研者等意想不到的人员接踵而至,各种约会、报告会、庆典等活动 层出不穷。 11 月下旬的一天下午,李非正在参加公司的战略发展研讨会,会上他想起 即将进入 12 月,得赶紧把下月领导层人员的各项活动安排好,并要协助各位领 导参加有关活动。计划表的内容他以前看过,已确定的工作事项有:: 12 月 3 日,上午接待《经理人周刊》记者来访,时间约为 2 小时。 12 月 7 日,张总赴澳大利亚考察,时间 7 天。 12 月 9 日,中国机械建筑网络公司领导一行 5 人来公司参观,时间 1 天。 12 月 17 日,张总与泰国客商商谈,时间 1 天。
4
12 月 20 日,公司主管会议,讨论明年生产经营计划,下午半天。 12 月 24 日,市领导来企业调研。时间 1 天。 12 月 25 日。公司领导与员工座谈,时间半天。 12 月 26 日,公司财务年报会议,上午半天。 12 月 28 日,企业家协会年会,请张总出席,时间 1 天;工业园区管委会明 年工作安排会议,上午半天。 12 月 29 日,公司召开表彰大会,下午半天;晚上,企业联欢慰问活动。 他准备待计划初步安排后向 3 位老总请示并最后确定这份计划。 然后他想起 晚上要给女朋友过生日,心里盘算这件事。这时,他的手机突然振动起来,他悄 悄打开手机, 是条短信, 两个大学同学从外地出差来此, 约他晚上参加校友聚会。 这时主持人宣布,由于这次会议时间紧,请全体与会人员晚上要参加分组讨论。 这段时间,李非的 MBA 学位论文也到了最后期限,想起这些公事和私事,他有 点着急。刚一散会,销售部的一名员工跑进会场,拉着李非就往外走,原来几名 销售人员与运输部门的几个搬运工发生纠纷,现在打起来了。销售经理和在场的 保安制止不了,因此派人来找他。
  2.任务成果及要求 任务成果及要求 (
  1)以行政
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